MGRの心得#18 会議の３種の神器
前回の新任マネージャーの心得#17では第五章「生産的な会議を実施する」から「効果的な会議の7つのルールを紹介しました。今回最後の項目「会議のツールと役割を活用する」についての学びを共有します。
第五章：生産的な会議を実施するのコンテンツ
・会議のタイミングを知る
・会議の参加者を決める
・効果的な会議のルールを確立する
・会議のツールと役割を活用する ←今回はここ
会議で有用な3つのツール
今回紹介されたのは3つのツールです。それは「アジェンダ」「パーキングロット」「宿題」です。もう一つの要素は「会議での役割分担」です。それぞれのポイントは以下です。
・アジェンダ
作成者を明確にする。アジェンダの議題ごとに明確な期限を設ける。アジェンダは重要度順に並べる。アジェンダからそれないようにする。
・パーキングロット
会議中にアジェンダから脱線した重要な項目をまとめておくこと。アジェンダを優先し、パーキングロットに棚上げしておくことが大事。
・宿題
次回までに必要なアクションを明確化する。
パーキングロットの秘密の効能
パーキングロットはとても重要だと思います。これは、感情面への配慮という意味でもとても有効だと感じています。ここでは、脱線した「重要な」項目、と書かれていますが、むしろ、重要なことではなかったとしても、発言してくださった方への敬意が必要なケースというのは往々にしてあるものです。しかし、なかなか議論から脱線したところから戻ってこれない。
こんな状況に突入して感情的にもつれてしまう前に、引き戻すガイドラインとして、アジェンダがあり、進行役（ファシリテーター）は、アジェンダをさし、他にも議論すべき内容があること、それは会議の開始前に合意していることを示し、その上で、でもそのトピックに関しては、ちゃんと忘れないようにパーキングロットに残しておきますよ、というファシリテーターのお守りなのです。
再度、また、脱線しそうになった時には、パーキングロットを指差すだけで、「あ、そうだった」となりやすくなるのです。というのは、「ザ・ファシリテーター」シリーズでの大きな学びでした。
会議での役割分担
会議での役割分担：重要な3つの役割は「進行役」「書記」「わざと反対する人」です。
会議で重要な3つの役割
・進行役
・書記
・わざと反対する人
最後のやつがニヤッとしますね。デビルズ・アドボケイト（悪魔の代弁者）と言われる手法ですね。衆愚にならないために、常に多面的な視点を提供するためのディベートなどで用いられる手法と聞いたことがある気がします。
ファシリテーションの本などでは、ファシリテーターが議論の流れをみながら、意識的にこの役割を演じるとか、あらかじめ、そういう役割を意識して議論して欲しいと、分担自体の明確化をはかるといったことが書かれています。良い意味での批判者になるのって難しいですよね。
おすすめ書籍
前回も紹介した本なのですが、「世界一やさしい会議の教科書」という本が、会議の生産性を高めるための実践的なノウハウがめちゃくちゃわかりやすく書かれています。新人が会議で書記役を買って出ながらファシリテーション能力を身につけて成長していく小説仕立てになっています。おすすめです。読み返したくなった〜。
まとめ
今回は、「会議のツールと役割を活用する」についての学びや気づきを共有しました。次回からは第六章「効果的に権威を利用する」に突入します。お楽しみに。
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本コンテンツについて
Linkedin Learningで「新任マネージャの心得」というプログラムでの学びを2021年1月14日から2021年2月6日に、Facebook上で、学びや気付きなどをアウトプットしたものを加筆・修正した全20回シリーズでお届け予定です。
全体はこちらのマガジンにまとめていますので、ご参照ください。
ということで「形のあるアウトプットを出す、を習慣化する」を目標に更新していきます。よろしくお願いします。
しのジャッキーでした。
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