MGRの心得#17 会議の目的をハッキリさせる究極の質問
前回の新任マネージャーの心得#16では第五章「生産的な会議を実施する」から会議の参加者を減らそう、という内容を共有しました。今回は「効果的な会議のルールを確立する」についての学びを共有します。ポイントは「生産的な会議は始まる前で決まる」です。
第五章：生産的な会議を実施するのコンテンツ
・会議のタイミングを知る
・会議の参加者を決める
・効果的な会議のルールを確立する ←今回はここ
・会議のツールと役割を活用する
以下の大きく7つのルールが汎用的なものとして紹介されました。
効果的な会議7つのルール
ルール1：全員が準備をして時間通りに集まる
ルール2：会議目標と議題の範囲の明確化＝アジェンダ作成
ルール3：慎重かつ前向きに臨む
ルール4：他者を遮らない
ルール5：電子機器を不必要に使わない
ルール6：意思決定のルール
・投票に安易に頼らない。投票は勝者と敗者を作る
ルール7：罰則のルール
・時間通り来ない場合は、コーヒー基金に募金といった遊び心のある罰則ルールがあると効果的
ファシリテーションでよく出てくるグランドルールに似ていますね。意思決定のルールについて言えば、複数観点かつメンバーが複数票を投票できるようにして、多面的に評価できるようにすることで、単純に勝者・敗者に別れず、みんなにとってのアイデアとなる工夫が有効だと思います。罰則ルールは、遅れた人は一芸するとか、そういうのもいいかもしれませんね。
会議目標の立て方のコツ
ルール2の会議目標というところで、過去の自分の記事でも何度か紹介していますが、「世界で一番やさしい会議の教科書」の中で、会議の終了条件を決める、という表現をしていてとても印象的でした。
いわく、「会議の目的を確認するのは難しい。だから、”どうなったら会議終了！といえるのか？”と考える方が会議の目的ははっきりする」といった説明をされていました。
会議目標の立て方のコツ：「どうなったら会議終了！」と言えるのかをはっきりする
あまり語られないブレストの秘密
アイデア出しの手法としてブレスト（ブレインストーミング）があります。このブレストのルールというのもよく見聞きします。慶應義塾大学SDM研究科主催「慶應イノベーティブデザインスクール」の資料のp.55からなんかは定番ですね。
ブレストのルール
・他人のアイデアにどんどん乗っかる
・否定しない
・ポジティブの原則
・質より量
あと、あまり語られることがない、ブレストのルールがあるのをご存知でしょうか？それは、「とりあえずブレスト」は意味がない、です。そして、ワイワイしゃべりながらやるブレストはあまりたくさんのアイデアがでないことも最近の研究でわかってきているそうです。例えば、以下の早稲田大学ビジネススクール教授の入山さんの記事を読むとわかります。
実は、ブレストは、アイデアを出す手法というよりも、組織のメンバーのメンタルモデル（考え方）のすり合わせに効果があると言うのです。
ブレストよりもアイデア出しに有効な方法
ブレインライティングという方法とストラクチャードブレインストーミングという手法です。
ブレインライティングは、以下のサイトが参考になりますが、人数分の紙にアイデアを書くマス目を引いておいて、所定の時間で思いつくだけアイデアを黙々と書いたら、隣の人と紙を交換して、またその紙に書いてあるアイデアもみながらアイデアを黙々と書く、というのを繰り返していく手法です。
ストラクチャードブレインストーミングはFORTH Innovation methodという新事業アイデアを創出する体系的な手法の中ででてくる方法です。
しばしアイデアを考える時間をとったあと、メンバーはそれぞれ付箋に黙々とアイデアを書きつけます。次に壁などの前にまずは2人付箋を持って出て、交互にテンポよく付箋の内容を読みあげて壁に貼っていきます。ここではテンポよく、がめちゃくちゃ重要です。
この間、他のメンバーはそれに触発されて新しいアイデアを付箋に書いてOKです。アイデアが貼り終わったら間髪いれず別のメンバーと入れ替わって、同じように、交互にアイデアを読み上げるという方法を取っていきます。これを複数回やることで、アイデアウォールと呼ばれる、数百枚の付箋で壁がいっぱいになります。
まとめ
今回は「効果的な会議のルールを確立する」でした。次回は、「会議のツールと役割を活用する」です。
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