「データを探す時間」を減らす！複数のExcelをまとめて検索するマクロ作成【ChatGPTで業務効率化#3】

仕事をしていて、「この時間、なるべく削減したい！」と強く思うのが、「探しもの」にかかる時間である。

今回は、過去の支払データを探す時間を減らすため、複数年分の支払データファイルから指定した語を含むデータのみを抽出し一つのリストにまとめるツールを作ったお話。

「記憶」と「経験」

私は経理・調達部門の担当なので、過去の支払データを参照しながら業務を進めることが多い。自分や同僚が過去に処理した案件であれば、「いついつ頃にこんな案件があったような…」と、記憶と経験を頼りに、ある程度の時期や契約相手先、品名などを絞り込んで検索し、必要なデータにたどり着ける。

しかし、そうでない案件は、自分はおろか部署内の誰も知らないこともある。すると、過去の膨大なデータの海を相手に、「この項目にこの条件を入れて検索したら引っ掛かるかな…」というのをいくつか試しながら探すことになり、時間がかかる。

年度別にバラバラのファイル

私の職場で使っている業務システムは検索機能がいまひとつで、過去のデータを参照したいときはシステムから出力したCSVファイルを使っている。しかもこれがなんと年度別にしか出力できないのである。

つまり、いつ買ったかわからないもののデータを探したいときは、まず今年のファイルを見て、そこになければ去年のを見て、そこにもなければ一昨年のを見て…と、数年分のファイルをひとつひとつ開いては検索して…を繰り返すことになる。

「データを結合してひとつのファイルにまとめておけばいいんじゃない？」という意見もあるかもしれないが、個々のファイルのデータ量が多いし、システムの改修前後でファイルの作りが微妙に違う箇所もあるので、ややこしい。

集計・分析もしたい

データが年度別に分かれていると、集計や分析もやりにくい。例えば「この機器に関する購入・修理費用の過去5年分のデータをまとめて分析して」という依頼があったら、5年分のファイルをひとつひとつ開いて抽出してデータを別のファイルに貼り付けて集計して…としなければならない。

マクロでまとめて検索・一覧化

そこで、複数年度のExcelやCSVファイルをマクロで検索し、条件に一致したデータのみを新しいシートに転記するツールを作ることにした。イメージは以下のとおり。

・作業用ブックにマクロ実行ボタンとデータの転記用シートを設置。転記用シートの1行目はリストのタイトル行になっており、「支払日」「品名」「金額」などの項目名が記載されている

・検索したいブック（複数年分の支払データファイル）を作業用ブックと同じフォルダに置く

・作業用ブックからマクロを実行すると、メッセージボックスが2回出てきて、検索ワードを2つまで入力できる

・検索ワード入力が完了すると、同じフォルダ内にある複数年分の支払データファイルから検索ワードを含む行のみを抽出し、作業用ブックの転記用シートに貼り付ける。このとき、転記元と転記先のそれぞれのリストのタイトル行の項目が一致する列に転記するようにする
（例えば、転記元のA列に品名が入っており、転記先はB列に品名を入れることになっている場合、転記元のA列の値を転記先のB列に入れる）

・データを支払処理日順に並び替える

・新しいブックに転記用シートをコピーし、名前をつけてデスクトップに保存する。

（GPTに出すリクエスト文の例と完成コードは、有料部分に記載します。）