在宅勤務と連絡手段

Withコロナによる在宅勤務ももう1年にもなるとだいぶ慣れてきました。

ただ、いまだに迷うことがあるのが、仕事の連絡手段です。

コロナ前であれば、何かあった時はリアルにサッと声をかけ話すことで解決していたものが、在宅になると何で連絡すべきなのかに引っかかることがあります。
「いま電話して大丈夫かな…？」「メールだとわかりづらいかな…？」「チャットにしては長すぎるかな…？」などなど。

そんな各種連絡手段について、自分なりの判断の基準を整理してみました。

１．緊急度

急ぎの件ならまずは迷わず電話をします。
音声で直接話せる電話は、最速で確実に相手に要件を伝えることができます。
もし電話を一度かけて繋がらなかった時には、留守番電話やメール、チャットツールのメッセージも送りますが、既読や返信がなければまた電話をするなど、緊急度の高い用件ではやはり電話が一番てす。

２．重要度

重要な内容の場合はメールを使うことが多いです。
文章や添付資料を使い、できるだけ正確に詳しい情報を伝えたいですし、記録として残す意味でもメールは最適です。
※電話は音声だけで記録が残らない。チャットツールはカキコミが流れて埋もれてしまう。

なお、メールだけだと見落とされてしまうことがあるので、フォローのために電話やチャットツールで“追っかけ”をすることもあります。

３．複雑度

複雑な件を連絡する時も、文章や添付資料で詳しく表現できるメールを使うことが多いです。
ただし、長文メールや複雑な図表など、読んだだけではイマイチ理解しづらいような内容だと、読み手にしっかり伝わるか不安が残ります。
（「こんな長いの読んでいられるか！」と怒り出す人も中には。。）

もしメールを送る前に不安を感じたら、送信直後に電話やweb会議を使って、相手の反応を見ながら補足説明するのがベターです。
また、話をするのが難しい状況の時には、メールの冒頭に「長文で失礼します。もしわかりづらければ直接説明させていただきますので、お申し付けください」のような但し書きを入れるという手も、多少の保険にはなります。

４．擦り合わせの必要性

連絡する用件が簡単には判断できない内容であったり、論点が複数あるような、互いの考えを擦り合わせる必要がある場合は、きちんとした会議の場を設ける方が賢明です。
在宅勤務では基本的にはWEB会議となりますが、特に重要・複雑な件になるとスケジュールを調整してでもリアルに集まることもあります。

５．対象人数

複数の相手に同時に伝えたい場合はメールやチャットツールを使います。
急ぎの件はメールを送ったうえで、送信対象の中でも特に重要な相手(一番上席の人やその件の責任者など)には、送信後すぐに電話で追っかけもします。

６．好み

ちょっと切り口は変わりますが、連絡する内容ではなく、連絡手段の好みで選んでしまうことも実は少なからずあります。

話すのが好きな人は、内容に関わらずすぐに電話をかけがちですし、逆に電話が苦手な人はメールやチャットツールだけで済ませがちです。

また、受け手としても連絡手段の好みがあります。
たとえば「電話をしてくる人とは仕事をしない」と宣言する某起業家がいたかと思えば、逆に「俺はメールは見ないから、メールしたらそれを印刷してデスクに置いておけ」と部下に言い放つ上司の話なんかも聞いたことがあります。

なんだか面倒くさい人な気もしますが…、まあご自身が公言してくれているので、こっちが連絡手段に迷わなくて済むと考えればいいんでしょうか。
その時々の気分で好みの連絡手段が変わるタイプの厄介な人よりはベターですかね。

ITの進歩によって連絡手段の選択肢が広がり、便利になるのはありがたいのですが、迷うことが増えたのも確かです。
少なくとも「自分と相手の選択基準が違うかもしれない」ということは、頭の片隅に置いておいた方がいいですね。