命名規則は2つ。フォルダ内でファイルを見つけやすくする、ファイル名の付け方

『プロのPMが現場で実践しているフォルダ管理のコツ』に引き続き、今回はフォルダ内でファイルを探しやすくするネーミングについて紹介します。
使いやすいフォルダ構成にしただけでは管理としては実は不十分で、フォルダ内を整えるためにはファイル名にも気をつけるべきです。

フォルダ構成のポイントが「全体スケジュールから落とし込む」ことなら、ファイル名のポイントは、並べ替えがスムーズに行えて、発見しやすいネーミングにすること。

私は作る資料の種類によって2つの命名規則を使い分けています。今回は、そのルールをご紹介します。

ルール①『資料名_日付』

定型的な成果物など、作るものが決まっている場合は、資料名を先頭にする

上の図は、設計フェーズのフォルダ内のファイル一覧です。

SI系のプロジェクトなどにおいて、設計書などの定型の成果物のように、作るファイルの名称があらかじめ決まっている場合には、資料名を先頭にするといいです。その場合には、資料名を先頭に置くことで、並び変えた時に上の図のように設計書ごとに、きれいに並び変えられるようになります。

ファイルを参照する時には、画面設計書のTOP、画面設計書のユーザー登録…というようにジャンルごとに見たいはずなので、『資料名_日付』とすることで探しやすくなります。

ルール②『日付_資料名』

企画フェーズの資料など、定型的な成果物ではない場合は、日付を先頭にする

上の図は、企画フェーズのフォルダ内のファイル一覧です。

企画時は作るファイルが決まっておらず、様々な資料名のファイルが増え、中身も頻繁に更新されていくことになります。
その場合には、日付を先頭に置くことで、並び変えた時に上の図のように日付ごとにきれいに並べられます。並び変えたのちに、下から辿っていけば参照したいファイルの最新バージョンにたどり着くことができます。また、自然と更新頻度の高いファイルは下の方に並ぶようになるので、ファイルを素早く見つけられるようになります。

ちなみに下の図は、企画フェーズにおいて資料名を先にしてしまったパターンです。

例えば、計画書や企画書は頻繁に更新する資料の一つですが、資料名を先頭にしてソートをかけると、フォルダ内の上や下に散らばってしまって探しにくくなってしまいます。
企画フェーズのような作るファイルが決まっていない場合には、日付を先にしておくことで、更新頻度の高い必要なファイルに素早くたどりつけるようになります。

以上が2つのファイル命名規則でした。

おそらく、②の「日付_資料名」という管理をしている方は多いでしょう。しかしそれは、ファイル名を定めたり並び変えを考慮したりしているのではなく、何となく良さそうだから日付が先になっているだけのように感じます。
実際、私がPMとしてプロジェクトの立て直しに加わってフォルダを見てみると、何となくで管理されていることが非常に多いです。

素早く資料にたどり着けるようにすることは、プロジェクト内の情報流通の円滑化のために、プロジェクトマネージャーとして必ず行うべき整備作業の1つです。

2つのファイル名を使い分けることで、フォルダ管理に加えてフォルダ内のファイルもきれいに整います。ぜひ、これからのフォルダ管理・ファイル管理に取り入れてみてください。