バックオフィスでBacklogを活用したい話

この記事はBacklog Advent calendar2022の9日目の記事として書かせていただきました。

adventar.org

そもそものきっかけ

前職で複数の企業の労務業務を支援する仕事をしており、その時の運用方法が
・クライアントごとにプロジェクトを作成する
・入社処理、退職処理など種別として登録
・業務フローを課題テンプレート化し、チェックボックスで完了したタスクにチェックを入れて進める
・マニュアルはテンプレート内に記載する
といった形になっていました。
転職後、チームでのタスク管理にについて上長から相談された際、この運用を踏襲することを思いつき提案したところ、採用されていままさに構築しているところです。

なぜBacklogにしたのか

すごく単純にいくつかあるプロジェクト管理ツールの中で、初心者にもとっつきやすいと感じたのがいちばんの大きな理由になります。
（ロジカルな理由でなくあくまでも感性w）

運用方法に関して

前職で運用していたときの悩みが
「マニュアルもテンプレート内に記載すると膨大になってしまい、どこまで終わっているかの把握やオペレーション変更時の反映が難しい」
でした。
なので今回はマニュアル自体はKibelaに切り出し、課題テンプレートにリンクさせることでBacklogは純粋にタスク管理として利用しています。

どのように構築しているのか

具体的には下記のような感じで構築をすすめています。
・バックオフィス業務をファンクション別（経理・労務・総務・法務・情シス）に分け、それぞれでプロジェクトを作成
・各プロジェクトのwikiに共有しておきたい情報（利用しているサービスなど）をまとめる
・各プロジェクトに種別を追加（例えば労務なら年末調整など）し、課題テンプレートを作成してテンプレート内には純粋に作業手順を記載しチェックボックス化する
・詳細な業務マニュアルはKibelaで作成し、課題テンプレートにリンクさせる

今後の課題

１つの課題に対し各ファンクションが関わるような業務（例えば入社対応など労務・総務・情シスなどが関わるもの）をどのようにリンクさせるかというところがまだ詰められておらず、一元管理するためにどのようなプロジェクトの整理にするのが望ましいのか、現在のようにファンクション別のプロジェクトではなく違った整理が必要ではないかなど検討していく点は多いかなと感じています。