会議ファシリテーションを行う際に大切にしていること(会議の土台づくり編①)
今日から、私たちがお客様に向けて行っている会議ファシリテーション(問題解決会議)のことを書いていきます。記事を読んでいただくことで、私たちが普段どのようなことを考えてファシリテーションをしているのかが、見えてくるはずです。
前回の記事はこちらをご覧ください。↓
今回は、会議の土台づくり編を書いていきます。私たちが行っていることは大きく下記の2つです。
・OARR(オール)を設定・共有する。
・意思決定の方法と決定するまでの過程を明確にする。
OARRを設定・共有する。
では、1つめのOARRを設定・共有するから紹介していきます。私たちの場合、事前にお客様(意思決定者となる方)と打ち合わせを行い、このOARRの設定を行います。
OARR(オール)とは？
ディビット・シベッツ氏(米グローブ・コンサルタンツ)が開発した会議や話し合いの場の生産性を高めるために開発したフレームワークです。下記の4つのことを設定して、みんなで共有しながら進めると良いよね！というもので、それぞれの頭文字をとって、OARRと呼んでいます。
Outcome（アウトカム）：目的・ゴール・得たい成果
Agenda（アジェンダ）：スケジュール
Role（ロール）：役割
Rule(ルール）：約束事
Outcome（アウトカム）：目的・ゴール・得たい成果
Outcomeは、「目的」「ゴール」「得たい成果」のことを指します。
全ての起点は、何を目的に実施しているのか？を明確にすることからはじまります。その会議（もしくはその扱う議題）が終わったときに、どんな状態や成果が手に入っていたら良いのか？を明確にします。
例
・運動会で何をやるのかが決まっている
・3歳児クラスの課題を明確にし、解決策を１つ以上決める。
私が言うには、目的のわからない会議ほど、しんどいものはありません。なのでまずは、何を目的とした会議なのか？を明確にします。
Agenda（アジェンダ）：スケジュール
その目的・ゴール・得たい成果を叶えるためには、どのような話し合いをする必要があるのか、そのためには、どこの議題に対してどれくらいの時間を使って進めていくのかを明確にします。
Role（ロール）：役割
お客様のもとで行うときは、私たちがファシリテーターを担っていますが、会議に参加している方々のそれぞれの役割のことを指します。「ファシリテーター(進行役)」や「議事録係」などを決めておくことで、進行がスムーズに行えます。
Rule(ルール）：約束事
会議を進めていく上でのルール（約束事）です。例えば、下記のような感じです。
他にも、下記のように設定をする場合もあります。
（コミュニケーションに関するルール）
・本音で話す
・全員が１人１回は発言する。
・否定しない。
・誰かが何かを発言したら、「いいね」と言う。
（その他のルール）
・時間通りにはじめて、時間通りに終わる。
・お手洗いはご自由に。
どのような会議の雰囲気にしたいのかで、必要なルールを決めて参加者全員に合意を取ります。そして、もし仮に進行をしている中で、ルールが守られていないと感じたら「このルールを見てください♡」と伝えて軌道修正をしていきます。
大切なことは、常に共有し続けること
OARRは事前に作成しておくことは必須ですが、会議の時間中も見えるようにホワイトボードに書いておいたり、印刷して貼っておくことがおすすめです。いつでもOARRが見えるようになっていると、脱線しても立ち返ることができるし、議論が着地しやすくなります。
次回は
意思決定の方法と決定するまでの過程を明確にする。について紹介します。
実はここがとても大事だと私は考えています。
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