【仕事のメール心得帖】＜ お礼のメールを考える ＞メール対応でお礼を述べる際の留意点とは？

１）印象に残るお礼とは？

茶道では、茶会のあとに「後礼」といって、
亭主方（茶会の主催者）宛てに礼状を送ります。
もてなしに対する礼とどのような点が楽しかったかを伝えることが、
亭主の労をねぎらうことになるからでしょう。

▼　何に対するお礼かをはっきりと
ビジネスの場でも礼状はとても大切です。
感謝のひことを伝えることで相手との距離が縮まったり、
仕事が円滑になったりするのですから、
タイミングよく気持ちを添えて伝えたいものです。

手紙やはがきの礼状もいいものですが、
スピード重視の現代ではメールでお礼ということが日常化してきました。

客先を訪問したり、相手に会ったりしたら、
その日のうちにお礼メールを、というのはすでに鉄則でしょう。
相手に自分の印象が残っているうちに、
メールでさらに印象づけをしておくことができます。

お礼メールを送る際は、ただ単に「ありがとうございます」ではなく、
何に対するお礼かを明記しましょう。

「本日は面談のお時間をいただき、ありがとうございます」
「当社の提案をご採用いただき、ありがとうございます」
といった具合です。

件名にいきなり「ありがとうございます」と書くより、
「本日の面談のお礼」というふうに何のお礼かをまず書き、
感謝の言葉はメール本文で述べる方が感じがよいですね。

２）「ありがとう」を重ねない

「ご連絡、ありがとうございます。
　合わせて○○の資料もご送付いただき、ありがとうございます。

こんなふうに、一度のメールで何度もお礼を述べてしまいそうになること、
ありませんか？

▼　多用は禁物
「ありがとうございます」の言葉は連発するほど感謝の気持ちが薄れ、
儀礼的に映ります。時にはしらじらしささえ感じることも…。

冒頭の文のように「ありがとうございます」を重ねて使うような場合は

　ご連絡、ありがとうございます。
　合わせて○○の資料もご送付いただき、重ねてお礼申しあげます。

あるいは

　ご連絡、ありがとうございます。
　合わせて○○の資料もご送付いただき、大変助かります。

とほかの言葉に言い替え、「ありがとうございます」を繰り返し使わない
よう注意しましょう。