プロジェクトの終わり方を重視できていますか？

みなさんこんにちは、こまっちゃんです。
今日はプロジェクトの終わり方、についてお話しします！
複業人材は、様々な関係者から複数のプロジェクトを同時にお受けしている場合が多いですよね。その場合、プロジェクトを始める時はキックオフ等で盛り上がったものの、いつしか何をいつまでにどの状態でやり遂げることがミッション成功になるのか曖昧になってしまった、、という経験はありませんか？

プロジェクトの始め方と同じくらい、実はとても大事で次に繋がるか否かの命運を分けるが“プロジェクトの終わり方“。
今日はそのコツを大公開しちゃいます！

プロジェクトの終わり方を左右する5つのポイント

大事な観点は5つ。
①プロジェクトの終了時期と理想状態を明確にする。
②プロジェクトのメンバーや関係者に①を共有し、定期的にすり合わせを行いながら進める。
③先が読めないプロジェクトの場合、マイルストーンを設定して、進捗状況を点数等の共通言語で認識合わせをしながら、都度修正しつつ進める。
④複数のメンバーでプロジェクトを進める場合、メンバー間のコミュニケーションや状態のズレに注意し、メンバーの特性に合わせたフォローアップを行う。
⑤求められるアウトプットの変更に応じて、適切に工数やスケジュールを調整する。

では、それぞれ簡単に解説していきますね。
まず1つ目は、

「プロジェクトの終了時期と理想状態を明確にすること。」

そもそも自身の中で理想の終了状態が見えていないと、いつまでにどの状態を目指すかが分かりません。この時、“○月末“と曖昧にせずに“○月○日”と具体的に設定しておくことが大事です。

次に2つ目は、

「自身で描いた理想状態と終了時期を、クラアイントやプロジェクトメンバーと擦り合わせること。」

大抵は“いつまでにどの状態にして欲しい“というクライアントの要望があるかと思いますが、意外と曖昧だったりするもの。自身が具体化したものを相手に正確に伝えることを意識し、少しでも違和感やズレがある場合は、早いうちに擦り合わせておくことをお勧めします。

3つ目は、

「先が読みにくいプロジェクトはアジャイル的な考え方を活用すること。」

いくら具体的にスケジュールを引いても、プロジェクトにはトラブルがつきもの、遅れが発生することを見越していても予定通りに進まないもの。そんな時は、先1ヶ月だけでも見通せる範囲で具体的なスケジュールとアウトプットイメージを共有し、全員が同じ絵を描けるような共通言語で擦り合わせを行い、都度修正を行います。大事なのは、最初に決めたものに縛られないこと。状況に応じて臨機応変に対応できるかが重要です。

4つ目は、

複数メンバーでプロジェクトを遂行する時は、「メンバー間の“ズレ”に気付き修正する役回りをまっとうすること。」

一見終わり方に関係がないように見えますが、決められた時間の中でアウトプットを最大化させるためには、とても大事な要素の1つです。
メンバーによってMTGをしたい人・極力文章で進めたい人など様々です。自身のやり方だけに固執せず、メンバーが進めやすい環境づくりをすることも大事なポイントです。

最後5つ目は、

「クライアントからの要求レベルが変わった場合の対応方法で気をつけること。」

当初は任されていなかった事までいつの間にか要求されている、なんてのはよくあること。その際に、“一度引き受けてしまったし、、”と、あれもこれも丸呑みするのは負の連鎖。自身のサービスクオリティーを保つためにも、“アウトプットの量や質を変えるのであれば、これくらいの工数と費用がかかる”と適切にクライアントと擦り合わせを行いましょう。
プロとして仕事を請け負っているからこそ、互いを大事にする関係を維持したいと願うからこそ、誠実に求めることを恐れない強さも大事ですね。

編集後記

　どう始めるか、ということはよく考えるのに、どう終わるか、に関しては全然気を向けられていなかったなーーと、直近のプロジェクトを振り返って思います。複業を始めて思うのは、「どんな時も自身がイニシアチブを持つこと」の大切さです。曖昧になっているかも？と気づいた時に恐れずに擦り合わせをすることが、また一緒に仕事をしたいと思ってもらうための近道かもしれないですね。