【忘備録】イベント知識0から始めた即売会 準備〜撤収・反省点まで【サイエンスブックフェスタ】
先日(1月・冬・屋内・科学館内会議室)、サイエンスブックフェスタ(科学の薄い本即売会)に売り子として立ってきました。
私はコミケも行ったことがなくデザフェスにも行ったことがなく……。
とにかく経験があるのは学生時代の学園祭の出展側の運営の知識のみ。
焼きそばを焼いたり、ココアを作ったり、音楽を出し物にしたり。
今回はそんな中でのイベントの忘備録になります。
事前準備
・頒布するものを作る
・当日必要なものを知る
・お支払い方法を考える
頒布するものを作る
こちらは大前提かもしれません。
今回の印刷はアクセアさんだそうです。
この辺も参考になりそう。
名刺や本、アクリルスタンドや缶バッジの取り扱いもあるようです。
当日必要なものを知る
まずイベントの注意事項を読みます。
読んだ後、机のサイズを確認。(コミケの4倍サイズ……!?)
確認した後、X(旧Twitter)などで即売会でやってよかったことなどを調べます。
その流れで、「コミケ 設営完了」と検索をかけます。
その中で目を引いた設営の方法をストックしていきます。
この展示の仕方がいいな(直感)、と思ったことと理屈を合わせていきます。
なぜいいと思ったかを説明できそうであれば都度メモします。
(ふんわり行動経済学を踏襲して後は現地での反応を見ながら配置変更。)
完璧に再現する、という意識より、当日何が必要そうになるか買い出しのためのメモぐらいの気持ちで描きます。
イメージを具体的にすると何が足りないのかが分かりやすくなるというだけなので、机の大きさと物の大きささえ分かれば正直なんでもよかったのですが、イメージの共有も図りたかったため今回はこんな感じに。
お支払い方法を考える
現金のみももちろんアリ。
とはいえ、今のご時世他の支払い方法もあった方が１購入者目線でいえば嬉しい。
ということでpaypayとかクレジットとか導入してみたいな〜と考える。(イベント1週間前)(追伸：paypayは間に合わなかったので最低2週間前には準備した方がよかった。)
買い出し(キャリーケースに入れて持っていったもの)
自分でも後で使いそうな持っていて気分が下がらないもの。
(適当に買った100円の食器が壊れないために特別好きなデザインでもないのに使い続けてしまう性格のため。)
もしくは、収納がしやすそうであること。小さいこと。
もしくは、軽いこと。安定感があること。
家で使っているものを利用できそうであればそちらを使い、物を増やさない。
＜購入したもの＞
使った
・ブックスタンド(見本誌立て)×５
・リングスタンド(プライスカード立て)×６(２個セット×３)
・小ポーチ(リングスタンドを収納する用)×１
・メッセージカード×２袋(10枚入り)
・付箋(種類が複数ある)×１
・敷布×1
・滑り止めマット×１
・木製階段ディスプレイ×１
・ジップロック×10くらい(大小５ずつ)
・トレー(現金受けにしとうと思っていたが、缶バッジ置きになった)×１
・ウェットティッシュ(感染対策・トレーを拭く用)×１
・B４のクリアフォルダー(お品書きに使用した)×１
・A５ブックカバー(見本誌用)×２
・S字フック(ゴミ袋を机に下げたり、展示に使ったり)×３
・squareリーダー(クレジットカード支払い対応用)×１
・コインケース(500×20,100×75)(中身は500×20のみ)×１
・折りたたみコンテナ(机の上にひっくり返して置くor下に置いて在庫管理に使おうと思っていた)×１
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使わなかった
・額縁(大)×１
・A４のクリアフォルダー×２
・領収書(インボイス対応)×１
＜家にあったもの＞
使った
・三日月ショルダーバッグ(ブックスタンドなど小物類全部をこの中に入れた)×１
・深くて大きめの長財布×１
・カメラの三脚(大)(POPスタンド代わり)×１
・大きめのトートバッグ(三脚入れ)×１
・マスキングテープ×１
・布×１
・卓上にぎやかしの物(シマエナガ＋人形メガネ、男女デッサン人形、小さな額縁イラスト×２)
・A４ファイル(頂き物、購入物を綺麗に入れるのに役にたった)×１
・名刺が入るくらいのプレゼントボックス(squareリーダー管理場所)×１
・文具類
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使わなかった
・セロテープ×１
現地に送ってもらったもの
現地で受け取って、現地で返送したので記憶で書いているため実際とは差異が少しありそう、おおよそ記憶にあるものたち
使った
・頒布する本×３種＋全種セット×10
・頒布するグッズ(缶バッジ×５種、ストラップ×２種)
・おまけセット(梱包済み)
・展示用パンフレット×８、クリアファイル×１、単行本×２
・トレーサイズのバスケット(ストラップ入れに)×２
・POPクリップ×２
・ブックスタンド×２
・文具類
・プライスカード×１袋
・ごみ袋
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使わなかった
・養生テープ
※差し入れのものは抜いてあります。
当日
セブンでネットプリント
お品書きと どこに何があるか視認性を高くするPOP、お支払い方法のPOPを印刷をしました。
会場着・設営(約1時間)
設営途中
設営に手間取っていた時に出展者の皆様にご協力いただいて時間に間に合わせることができました。
おおよそ設営済み(開始10分前)
右に立っているお品書きを支えるカメラの三脚が好評でした。
開場後
科学館の同じ階にプラネタリウムがあり、地上に上がる動線上に会議室がありました。科学館の方の呼び込みのおかげで、コンスタントに人がドッと波のように来てくださっていました。
机半分を過去作品の閲覧スペースにしたところ、一段高くしたところに置く作品をよく見ていただいていた印象がありました。屈んでみる、というより背筋を伸ばした状態で見ることのできる作品の方が目に留まりやすいのだろうと思います。
お品書きを見ている時間が長い方もちらほらいらっしゃいました。
内容を短いセンテンスでまとめてあることが重要だったように感じます。
冬の少し肌寒い日だったのですが、科学館内はコートを脱いでも暖かいほどでした。自身がかなりの寒がりなのでセーターは着用していました。
外からそのまま会場へ来た方々はダウンやコートを着ておいでになっていました。
撤収(約1時間)
1.机の上の品を段ボールの中の在庫に戻す
2.プライスカードを分解する→ジップロックに入れる
3.リングスタンド(プライスカード立て)をポーチに入れる
4.木製階段ディスプレイ(缶バッジ置き場)を分解、ケースに戻す
5.展示用過去作品をファイルにまとめる
6.折りたたみコンテナをキャリーケースに収納、布も収納
7.マスキングテープのついたPOPを外す→まとめる
8.ブックスタンドや小物を三日月ショルダーバッグに詰める
9.敷布と滑り止めシートを畳む
10.三脚を畳んでトートバッグに戻しキャリーケースに入れる
おおよそ以上の工程。
段ボールにテトリスのように詰める部分で時間がかかってしまいました。
その後、科学館のブックフェスタの担当さんたちにヤマトの着払い伝票とガムテープを貸していただいて発送しました。(今度はキャリーにガムテープを入れようと思います。)
行きは60Lキャリーケースの半分にほとんどを詰め込み、三脚のみもう半分に入れていたはずが、帰りは少し入れ方が変わったようで配分が変わっていました。大きなキャリーケースは普段使わないのですが、急いでしまう時には便利だなと思いました。おそらくコミケなどではもっと小さいキャリーケースの方が幅を取らないのだろうとは思いつつ……。普段リュックで身軽に動き、大きなキャリーケースで移動しないのでもう少しやり方がありそうだと思いました。
反省点
・話しかけてくださった方がいらっしゃたため、もっと名刺を交換しておけばよかった。
やることが多い(値札未完成、挨拶回りができていない…etc.)と気がそぞろになりすぎていた気がします。
・設営や撤収の手際が悪かったので改善の余地があり。
しまう順番(大型のものが下)と展示してある状態がイコールで、一度片付けるために上のものをおろして、小さくして再度上に載せるところが時間を食べていたような。とはいえ量の問題か…どちらにせよテキパキはしていなかったと思います。
・段ボールを開くためのハサミがない。
ハサミを送っていただいたのですが、段ボールを開けるためのハサミがなければならなかった……。
・段ボールをしめるガムテープがない。
同上。
・マグネット持っていけばよかった。
・見本誌に対してPOPをつければよかった。(お品書きだけでなく、上につけるタイプのPOP)
・おまけの現物展示を早い段階からするべきだった。
よかったところ
・出展者の皆様があたたか。
出展者に限らず科学館の皆様もあたたかく、初イベントにドキドキしながらも楽しい時間を過ごすことができました。
お菓子をいただいたり、冊子をいただいたり、名刺をいただいたり。
１日目はドタバタとして挨拶のみとなってしまい、イベント２日目の朝には一部購入もさせていただきましたがまだ心残りがあるほどです。
いただいた本や購入した本を拝読している最中ですが、どの本も面白く胸を躍らせながら楽しんでいます。
・イベント3日前にスマホが壊れたがケースごと新調したらそれが便利だった。
&me ハンドストラップ＋革のショルダーバッグのストラップ
基本的に肩掛けでスマホをポケットに入れて歩き、使うときにハンドストラップで携帯を引っ張り上げることで携帯を探す時間もなく会計アプリを簡単に立ち上げられました。
・squarePOSレジ便利だった。
現金の支払いもクレジットの支払いも全てまとめて記録として残しておけるため、何時に何が売れたなどの時間ごとのグラフなどもあり今後の参考になるかと思います。
事前に商品を登録しておけば、ボタンを押すだけで会計が終わるため次回もあればこれは続けていきたいと思いました。
商品のボタンを押して売上の確認を押して少し進めば、支払い方法が選択できるようになる。
おまけ
大きなキャリーケースで行く科学館への向かい方
