わたしのゲストハウスのつくり方「チェックイン・宿帳・周辺の案内・自動化、人が案内？」

ゲストハウスなどに宿泊する際に必要なチェックイン。

これまではスタッフが案内するのが一般的でしたが、最近では自動化に対応しているところも増えてきています。

また、宿帳の準備や周辺地図はどうするのかといったところも考えておかなければいけません。

今回は、ゲストハウスのチェックインに関することをお話していきたいと思います。

チェックインのやり方はどうする？

ゲストハウスによって、チェックインのやり方やかける時間は全然違います。

普通に宿帳を書いてもらうだけのところもあれば、お客さんに対してゲストハウス内や周辺の案内を丁寧に行うところもあります。

また、チェックインの際に周辺地図をお渡しするゲストハウスも多いです。
オリジナルのものではないものの、Little Japanでも周辺地図を用意しています。

ただし、最近ではスマホの地図も増えてきたため、今後は周辺地図に力を入れるゲストハウスは減ってくるかもしれません。

自動チェックイン

最近では、自動チェックインのゲストハウスも増えてきています。

iPadやGoogleフォームでも簡単に行えるため、自動チェックインの導入が進んでいるように感じています。

また、以前の記事でもご紹介したBeds24を無人チェックインシステムと組み合わせることで、チェックイン業務の効率化が可能です。

Beds24に取り込まれた予約情報が自動的にチェックインシステムに転送され、そのデータをもとにチェックインができるようになります。

自動チェックインは受付にかかる人件費を削減できる点や人手不足の解消につながる点がメリットです。
他にも、コロナ禍において対面接触の機会を減らし、お客さんに安心感を与えられます。

お客さんへの自動送信

Beds24には、お客さんに対し自動でメールを送れる機能も搭載されています。
自動送信について、以下のような細かい条件を設定することが可能です。

・〇〇という条件に当てはまるお客さんにAというメールを送る
・△△という条件に当てはまるお客さんにBというメールを送る

この機能を使うことで、予約が入った時のサンクスメールや、宿泊1週間前のリマインドメールの管理がしやすくなります。

さらに、送信忘れや誤送信などのリスクを減らし、スタッフの負担を軽減できる点が強みです。

ゲストハウスには宿帳が必要

ホテルや旅館、ゲストハウスといった旅館業には、宿帳(宿泊者名簿)の備え付けが義務付けられています。

宿帳とは、チェックインの際に書いてもらうお客さんの情報のことです。

集団食中毒・感染症やテロ事件への対策を目的としており、3年以上の保存が求められています。ただし、紙だけでなくデータ化による管理でも大丈夫です。

宿帳には記載しなければいけない項目が決められており、旅館業許可を取得する際にも基準を満たした宿帳かどうかをチェックされます。

宿帳に必要な情報は以下の通りです。

• 宿泊者氏名

• 住所

• 職業

• 国籍(日本国外に住む外国人のみ)

• 旅券番号(日本国外に住む外国人のみ)

ゲストハウスを運営する際は、必ず準備しておきましょう。

宿帳の電子化

宿帳はゲストハウスに必ず設置しなければならず、万が一の事件や事故に備えて3年間は保存することが義務付けられています。

しかし、紙の宿帳はかさばる上に管理が大変です。

そこでおすすめなのが、液晶ペンタブレットなどを利用した電子宿帳です。

タブレットなどに手書きしたり、スタッフがキーボードに入力することで、自動的に宿泊者情報が保存されます。

電子宿帳なら管理がかなり楽になる上に、紛失する心配もありません。

部屋の鍵はどうする？

ゲストハウスの運営において、部屋の鍵の管理は意外と大変です。

お客さんの中には、ちゃんと鍵を返してくれない人も少なくありません。
鍵を勝手に持って帰ったり、すぐなくしたりするお客さんも大勢います。

Little Japanでは、部屋の鍵はスマートロックになりました。
スマートロックとは、スマホや暗証番号などでドアの開閉を行うシステムです。

物理的な鍵を使わないため、紛失や持ち帰りのリスクを減らせます。

余談ですが、お客さんには部屋の鍵だけでなく、ゲストハウスの備品も持って帰られてしまうことが多々あります。

以前のLittle Japanでは、宿泊時に1個2,000円程度のクロックスを貸し出していました。
あろうことか、それを返さずに持って帰るお客さんが何人もいたのです。

そもそもゲストハウスの宿泊料金が1泊2,000円〜なのに、同値段の備品を持って帰られては困ってしまいます。

そんなことがあったので、Little Japanの中は土足になったのです。

それでも一部ではクロックスを使用していましたが、コロナ禍の影響で結局すべて片付けました。管理も大変だったので、結果的にはよかったと思っています。

館内案内や印刷物はどうする？

ゲストハウスの施設を紹介するための館内案内。
外で宣伝用に配ったり、泊まってくれたお客さんに渡したりするためのフライヤーやパンフレット、カードのような印刷物。

これらについても、ゲストハウスによって大きな違いがあります。

Little Japanの場合、館内案内はシンプルなものを採用していました。
現在はデザインをリニューアル中のため、また完成したらご紹介したいと思います。

印刷物については、個人的にはあまり効率がいいものではないと考えています。

また、はがきや名刺といったカードは現在配布していません。
ただし、今後再び作成する可能性はあります。

まとめ

今回の記事では、チェックインやその周辺に関することについてご紹介しました。

チェックインの方法はゲストハウスによってさまざまなので、運営スタイルや経営状況に合ったものを選ぶとよいでしょう。

ただし、どのような場合も宿帳は必ず必要です。
宿帳の設置は旅館業法で義務付けられており、違反すると罰則を受けることがあるため注意してください。

次回は、ゲストハウスの経理についてお伝えします。