【社内独立のススメ】残業ゼロの仕事術〜仕事管理編〜
「社内独立」という言葉の意味については以前の記事で説明しているのでそちらを見ていただきたい。
まぁ簡単に言えば、「フリーランス思考で会社員をする」という感じだ。
以前の記事で業務効率化の重要性を書いた。
そこで、今回はより細かい実務的な内容を話そう。
ボクが実際にどのようにして自由時間を作っていったかという内容だ。
万人に合うとは言わないが、何かしらのヒントにはなるのではないかと思う。
なお、ボクは事務職なので記事の内容も業務内容に拠ったものが多いことはご了承いただきたい。
◆仕事のチェックリストを作る
仕事はルーチンでやることが決まっているものが多い。
日次の作業、週次の作業、月次の作業とサイクルはまちまちだが、だいたいこれらのどれかになるのがほとんどだ。
なので、まずは自分がルーチンでやる仕事をリスト化する。
※実際にボクが仕事で使用しているものは作業タイミングなどもう少し項目が多い
こんな感じで仕事内容と頻度を縦軸、日付を横軸にしてチェックリストを作るのだ。
そして毎月の初めにプリントして1ヶ月のチェックリストとして使用する。
日次の仕事であれば、終わったら今日の日付の仕事欄にチェックをつける。
今日の仕事欄が全てチェックで埋まったら、残りの時間はルーチン以外の仕事や突発対応、自由時間になるというわけだ。
そして、週次や月次の仕事であれば仕事内容のところにチェックをつけるなどして終わったことがわかるようにする。
こうしてあらかじめリスト化することで仕事の漏れを減らしたり、無駄に考える時間を減らすことができる。
また、リスト化の他のメリットとして全体の仕事量が見えることが挙げられる。
その上で次に書いた各作業の時間把握ができれば、だいたいの自由に使える時間を計算することができる。
この計算は仕事の組み立てをする上でかなり重要だ。
◆各作業の作業時間を概算する
何回か同じ作業をすると、その作業にかかるおおよその時間がわかるようになる。
そうしたら、各作業の概算時間をスケジュールに適用することで作業の終わる時間や1日の残り時間が計算できるようになる。
また、こうして作業時間の概算ができると「仕事の遅れをいつ解消できるか」が読めるようになる。
ボクの場合、休暇明けなどで仕事量が多いときには「明日に回しても良い仕事」は翌日に回す。
その上で、3日後まで遅れが解消できる見込みがない場合のみ残業をすると決めている。
結果として、ここ数年は一切の残業が発生していない。
◆仕事のタイムスケジュール表を作る
基本的に仕事は一つづつ集中して終わらせた方が効率が良い。
なので、時間の決まっている作業などとぶつからないようにこの各作業を組み立てて1日のスケジュールを構成する。
この例で言えば10時から10時半までは自由に使える時間ということになる。
仕事3を先にすれば良いと思うかもしれないが、仕事3は1時間かかるため仕事2より前に始めると途中で中断しなければいけなくなる。
それよりもメール確認や他の細々したことを先にする方が効率が良かったりする。
なお、こういった時間の概算は突発的な作業が入ることを考慮して長めに確保しておくといざという時に困らない。
おおよそ「集中して作業した場合にかかる時間」の1.5〜2倍くらいは見積もっておくのが無難だ。
また、仕事管理に慣れてくるとスケジュールの概算は感覚的にできるようになるので必ずしも例のようにリスト化する必要は無い。
◆仕事で使う資料をパッケージ化する
ボクの場合だが、部署のメンバー全員で使っている部署フォルダがある。
そしてそのフォルダ内に自分名義の「自分専用」のフォルダを作っている。
自分専用フォルダの中はこんな感じだ。
・01、(仕事1)フォルダ
・02、(仕事2)フォルダ
・03、(仕事3)フォルダ
・
・
要するに、各作業ごとにフォルダを作っているのだ。
そして、各フォルダ内にはその作業で使う資料の「ショートカット」を全て入れてある。
このフォルダ内を見ればその作業は完結する様にしているのだ。
ここでなぜショートカットを使うのか。
各作業に使う資料の原本や格納フォルダは部署で共有しているので、自分の都合で勝手に動かすことはできない。
しかし、一つの仕事を進めるためにあっちのフォルダ、こっちのフォルダと行ったり来たりすると時間がかかる。
なので、作業に使う全て資料をショートカットにして一箇所にまとめることで時間の短縮ができるのだ。
また、ショートカット活用のメリットとして他に「後任への引き継ぎ」が挙げられる。
後任に自分の仕事を引き継ぐ際に、
「こっちからこのデータをとって、次はあっちから、、」
と説明するよりも、
「このフォルダ内に必要な資料は全部あります」
と伝えた方が断然わかりやすい。
そして自分専用のフォルダ内がショートカットのみであれば、引き継ぎが終わった後や自分が退職する際にフォルダごと消してしまえるのだ。
元のデータは本来入っているフォルダに格納されているので、誤ってデータを消してしまうこともない。
まぁ、自分で作った資料なんかは自分専用フォルダに格納しているので実際はなかなか一気に消すとはいかないのだが、「作った本人しかわからないフォルダ」というのは後任が処理に困るのだ。
そういったところまで気を回せるようにしたいと思っている。
◆仕事ごとに番号管理をする
先ほどのフォルダ例の際に、フォルダ名に番号が振ってあることに気づいただろうか。
システム管理などでは当たり前に使われているのだが、このようにフォルダ名の頭に番号をつけることでフォルダのソートがしやすくなる。
「01」「02」など0をつけると2桁の数字でもキレイに並ぶのでオススメだ。
ボクの場合は作業頻度と仕事の手をつける順番で並ぶようにしている。
「01〜20」は日次、「21〜25」は週次、「26〜」は月次といった感じだ。
同じ日次の中でも基本的には若い番号から片付けていくようにしている。
新たな仕事が増えた際は番号の振り直しが発生したりするのが手間だが、一度手間をかけてでもちゃんと並べると後が楽になる。
そして、番号管理をすると、
・同じ番号で仕事ごとのマニュアルを作る
・同じ番号で他のシステムツールを管理する
・他の人に資料の場所を説明する際に番号で伝える
などといった使い方ができる。
この「同じ番号で他のシステムツールを管理する」というのは、フォルダ内に格納できない外部ツールを使用している場合のメリットだ。
ボクの場合は社内のデータベースソフトなどがこれに当たる。
そのソフト内にしかフォルダを作れないので、フォルダの番号と名称を同じにする事で分かりやすくしている。
◆効率化は1に整理、2にも整理
今まで挙げた整理術のほか、
・不要なデータやフォルダの削除
・フォルダの整理や統合によるフォルダ数の削減
・紙の書類のデータ化
・慣習で続けている不要な作業の中止
など、考えられる内容は多岐にわたる。
しかしこれらは独断で進められないため、ある程度業務に関する知識と経験、それに関係者からの信頼といったものが必要となる。
ボク自身、こういった整理や削減に取り組めたのは数年経ってからだ。
なので、まずは自分の業務を効率化し、圧縮し、空いた時間で業務全体の把握や更なる効率化を目指すのが先決だろう。
時間に余裕が無いとストレスが溜まるし、パフォーマンスも落ちる。
この記事がそんな仕事に追われる状況を脱するヒントになれば幸いだ。
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