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【XP祭り2024】変化を乗り越えろ！インドから来たチームワーク体験ワークショップ参加レポ

いしはら@QA

はじめに

2024年9月30日に開催されたXP祭り2024に現地参加してきました。
そこで、表記ワークショップに参加してきましたので、感想や気になったこと、学びを残しておきたいと思います。

イベント概要：https://confengine.com/conferences/xp2024/proposal/20397

注意事項

本記事では、掲題のワークショップについてネタバレとなる内容を記載いたします。これから当該ワークショップに参加される予定のある方は、ご留意いただいた上で読んでいただけますと幸いです。
（ワークショップ中は心の中だけでニヤニヤして、初見のリアクションをしてください！！）


雰囲気

ワークショップ会場ではインドっぽい音楽が流れ、インドっぽい雰囲気の衣装を纏ったワークショップ主催者さんたちがいらしゃいました。
非日常的な演出に、ワークショップへの期待と初めましてのメンバーと顔を合わせる緊張感でドキドキでした。

１回目のワーク

ワークショップは、参加者を2つのチームに分けて2つのテーブルでそれぞれ議論のお題をもらって始まりました。
私たちのお題は「プロジェクトのメンバーが突然何人か増えた時に起きる問題にどう対策するか」でした。
私たちがお題についてグループワークを始めてしばらくすると、実際にもう一方のチームから連れ去られて来た人がチームに加わりました。

  • 新たに加わった人はチームの状況を一生懸命キャッチアップする

  • 受け入れるチームメンバーはチームの状況を説明する

ということを行いました。
しかしながら、時間制限のタイマーが刻一刻と時を刻む中、限られた内容しか新しいメンバーはキャッチアップすることができないまま議論を再開し、タイムアップを迎えました。

私たちにおきたこと

  • 新しいメンバーは書き出された付箋から情報をキャッチアップしようとしたが、私たちはすべての情報を付箋に書いているわけではなかった。

  • 私たちは付箋に書いていない情報（例えば自己紹介）を、新しいメンバーが加わった際に改めて開示し直す時間は取らなかった。

  • その結果、メンバーによって情報量の格差がある状況で議論が行われた。

もう一方のチームでおきたこと

もう一方のチームでは逆に「プロジェクトのメンバーが突然何人か減った時に起きる問題にどう対策するか」というお題で、実際にチームメンバーが連れされるということが発生していました。

  • お題に対して個々で付箋に意見を書き出し、ある程度記載し終わったタイミングでメンバーがいなくなった。

  • いなくなったメンバーの付箋は記載の意図が分からず困った。

  • メンバーが減った後、残りのメンバー全員の発言量が増え、いなくなったメンバーの穴を埋めるような振る舞いとなった。

話し合っていた対策は活用できたかという問いかけ

ふりかえると、当初話し合っていたものの中には、実際に活用できたものと、できていなかったものがありました。
しかしながら、実際に私たちにチームメンバーが増えるというイベントが発生した時には、そこまで話し合ったことを活用することに意識が向いていなかったように思われ、目が覚めるような心地になりました。

２回目のワーク

私たちの次のお題は、「プロジェクトのメンバーが突然何人か減った時に起きる問題にどう対策するか」でした。
１回目の経験を踏まえ、私たちは下記のことを実践しました。

  • 既存のメンバーで自己紹介を改めて行い、情報格差をなくす。

  • 話し合った内容を付箋に記載し、見やすく配置する。

  • それぞれがいなくなった時のことを想定し、対策を話し合う。

一通り話し合ったところで、メンバーが１人連れて行かれました。
まずは、どんな問題が起きたかを確認しましたが、事前に問題を予想して対策をしていた為に特に問題がないように思われました。

問題はおきなかった？

今度はわかりやすい問題は起きませんでした。しかし、問題が見えないということが非常に不安に感じました。
一方で、１回目の問題を意識した話し合いをした結果、メンバーが連れ去られた後に目に見える問題が起きなかったことによって目標が達成されたように感じました。
その後の話し合いでは、時間がまだ残っていたこともあり、チームメンバーの各現場での経験から対策案を出し始めましたが、私にとっては既に目標が達成されたはずだったので、目標が何か別のものに変わってしまったように感じられてしまい、話し合いについて行けなくなりました。

目標は途中で変わったのか？

最初に、メンバーが突然増減することによって起きる問題の対策を話し合うことによって、チームのパフォーマンスを下げないことが目標と設定していました。
しかし、どういう状態がパフォーマンスが高いのか、低いのかという解像度が低い状態でした。
私が勝手に具体的な目標を想像している状態だったので、チームが進む方向と乖離が起きる可能性があり、実際にそれが発生したということが、今回目標迷子になったことでわかりました。

もう一方のチームでは

１回目のワークでは急なメンバーの喪失によって混乱が大きい印象でしたが、２回目のワークでは対照的に余裕があり、２回目という前提知識がある以上に人が増えるよりも人が減る方がチームにとって負担が大きいということを実感しました。

  • 人が増えた時は、キャッチアップする／してもらうというわかりやすいミッションが発生してネクストアクションがとりやすかった。

  • 人が減った時は、チームから何が失われたのかが見えず、わかりやすいネクストアクションもなく不安が大きかった。

学び

  • 常にチームの情報を見える化（見やすさも含む）することは、チームメンバーが減る時も、増える時にも役立つ。

  • 具体的な目標を設定し、チームメンバーに見えるようにしておくことによって、新しいメンバーがすぐに同じ方向を向けるようになるだけでなく、何らかの不測の事態が発生した時にメンバーが迷子にならずに済む。

  • チームメンバーが入れ替わったり、チームの状況が変わった際には、一度立ち止まってチームの現在地や目標の再確認が必要。（時間や約束に追われていると、この立ち止まることが本当に難しい！！）

  • わかりやすい属人化は対策しやすいが、些細なことでも自分がいなくなったら／この人がいなくなったらという想像を働かせる癖づけをして、ナレッジの作成など情報の見える化習慣を付けると良さそう。

one by one

今回のワークショップでは、チームをリチーミングする際の手法の１つ「one by one」を体験しました。
これは、１人ずつメンバーを移動させることによって既存の文化を維持することに効果的な手法とのことで、実際に今回のワークショップでメンバーの増減があった際に何もかもやり直さないといけないというようなレベルの大混乱は起きず納得でした。

ふりかえり

今回のワークショップを通して、思っていた以上に自分がチームメンバーの増減に慣れていないと感じました。
近々私のチームにもメンバーが増えるので、今回の学びを生かしてワークショップを提供してくださったとおるちゃん（toru takeuchi）、さてぃさん（@yamasatimi）、Piroさん（@piro12vortis）に報告ができたらいいなと思いました！


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