「メールをしたから安心」とは思わない方がよい

こんにちは。
「難しい」を「易しい」に変える伝え方ナビゲーター 深谷百合子です。

あなたは1日どれくらいのメールを受け取っていますか。

一般社団法人日本ビジネスメール協会が行った「ビジネスメール実態調査2023」によると、ひとりが1日に受信するメールの数は平均49.97通だったそうです。

1日約50通って結構多いですよね。

私もそれくらい受け取っているかな。
迷惑メールも含めるともっと多いかもしれません。

そんなに多く届くメールの中からメールを開いてもらうこと自体が、すでにありがたいことかもしれません。

そんな中、「メールを使ったやりとりって簡単じゃないな」と思ったことがありました。

私は県が主催したワークショップで、あるチームのファシリテーターをしたのですが、ワークショップが終わった後もフォロー役を担っていました。

このワークショップでは、「県への提言シート」をつくって、事務局に提出することになっていました。提言シートを作成するメンバーも決めていました。

ところが、私のフォローしているチームは、「提言シート」の作成はしていたものの、期限がきても担当メンバーから事務局に提出されないままでした。

「どうしたのかな。体調でも崩したのだろうか」と、ひとり気をもんで悶々としていました。

数日経って、このままでは何も解決しないと思い、担当メンバーに電話連絡しました。

結論からいうと、県からの連絡内容を担当メンバーが勘違いして正確に把握しておらず、「事務局に提出しなければならない」ということを認識していなかったことが原因でした。

勘違いしたままだと、そのあとにどんな連絡がきても「勘違いフィルター」を通して解釈されて伝わらなくなってしまっていたのでした。

提出期限がくる前に、いつまでに誰が何をするのか、もう一度リマインドしておけばよかったなというのが今回の私の反省点でした。

おまけにメンバーは、デスクワークしている人ばかりではありませんでした。

日中は現場で働いていて、メールチェックできるのは夕方の限られた時間だけとか、スマホで会社のメールを見られないとか、スマホでファイルを送られても見ることができないとか、そういう事情も配慮しなければならなかったなと思います。

私は自宅でもパソコンで作業できるし、メールもどこでもチェックできるから、ついそれが「当たり前」になっていたなと気づかされました。

メールで連絡したからOKではなく、相手の状況を配慮することも必要ですね。

チャットでファイルを送るときも、PDFや画像にして送るなど、受け取り側の事情を考えるのって大事ですね。

そんな反省をした1日でした。

それでは、また。

---

■ノートを使って思考を整理し、欲しい結果を得る方法はこちら

■ホームページはこちら

■未来のお客様から選ばれる
「想いの伝え方」7日間無料メール講座

◆豪華3大プレゼント！
特典1：あなたの強みが120％伝わる「テーマ発掘シート」
特典2：つい欲しくなる！「人を動かす伝え方3ステップ解説動画」
特典3：思わず本音を話したくなる！「コーチング式インタビューのコツ10選」

◆メール講座の詳細とご登録はこちらからどうぞ！