「タスクマネジメントスキル」を高める上で抑えるべきポイントとは？
スティーブン・R.コヴィー氏の「７つの習慣」の「第三の習慣」に、「重要事項を優先する（最優先事項を優先する）」があります。
「時間管理のマトリックス」と呼ばれてもいます。
「緊急度」と「重要度」に分け、４つの領域で示されます。
①Ａ：緊急かつ重要（緊急度高・重要度高）
②Ｂ：緊急ではないが重要（緊急度低・重要度高）
③Ｃ：緊急だが重要ではない（緊急度高・重要度低）
④Ｄ：緊急でも重要でもない（緊急度低・重要度低）
Ａ～Ｄのマトリックスを自身の活動と照らし合わせて観ると・・・
緊急度の高いことを優先
しているように感じます。
緊急度の高いことを優先してやっていると「やった感」がありますが、次から次へと湧いてくるので「緊急度の高いことに追われる」ことになります。
また、緊急度の高いことは「放っておいても勝手に」やって来ます。
しかし、重要度の高いことは「自分自身でやろうとしなければ」できません。
「緊急度の高いことに追われる」ことが繰り返されると、緊急度の高いことが最優先事項となるように「習慣化」され、
緊急度の高いことを行うことが目的
となりがちです。
緊急度の高いことが最優先事項となるように「習慣化」されることは、
コンフォートゾーン(快適ゾーン・安全領域)
とも共通します。
Ａ～Ｄのマトリックスには関係性があります。
「どこから発生するのか」に着目します。
「Ａ領域」の「締め切り直前のタスク」は・・・
「Ｂ領域」の「計画（目標設定）」が不十分なために起こり得ます。
「Ｃ領域」の「無意味な接待や付き合い」は・・・
「Ｂ領域」の「人間関係」を「計画的に構築」してこなかったために起こり得ます。
Ａ・Ｃ領域へ時間を割くことは避けられませんが、Ｂ領域へ時間を割くことによって減らすことはできます。
※葬祭や災害などはこちらでコントロールできません。
「モグラたたき」のゲームがあります。
Ａ・Ｃ領域は、次々に出てくるモグラです。
出てくるモグラの数を減らす・止めるには、モグラたたきの動力源に手を加える必要があります。
放っておいても、モグラは次々に出てきますが、モグラたたきの動力源に手を加えるには、「自分自身でやろうとしなければ」できません。
ここで大きな問題となるのが「Ｂ領域のための時間をどのように作るか」ということです。
仕事の効率をアップしたり、睡眠時間を削ったとしても、生み出せる時間には限りがあります。
Ｂ領域のための時間を意図的に作る必要がありますが、おおよそ次のとおりとなります。
①Ｄ領域のことをやめる
②Ｃ領域のことを減らす
③Ｂ領域の奥にあるものを意識する
「③Ｂ領域の奥にあるものを意識する」は抽象的なので、具体化すると次のとおりです。
③(1)人生でどのようなことを成し遂げたいかを決める
③(2)周囲や社会にどのようなことで貢献できるかを決める
「Ｂ領域の奥にあるもの」のことを
個人の場合は志
組織の場合は理念
そして・・・
バック・キャスティングで
志・理念からの目標設定
を行い、優先順位付けをすることが大切になります。
