社労士と連携していた給与計算を内製化することにした話
こんにちは！はじめまして。
STORES のPX部門ピープル本部労務グループに所属するseyaと申します。
どこかでお会いする機会があったら気軽にせやちゃんと呼んでください。
さて、今月から始まっている STORES アドカレもいよいよ終盤に差し掛かり、若干のプレッシャーを感じているのですが、今日は私がハンドリングしているプロジェクトである「給与計算の内製化」についてちょっとお話出来たらと思います。
なんだかこれだけ聞くと、随分固い記事になりそうですね。笑
ラフな感じで書くつもりなので、ぜひ最後までよろしくお願いします。
給与計算の担当者は誰？
さて、
急な問いかけで恐縮ですが、みなさんが所属する会社の給与計算はどなたが担当されていますか？
もしかしたらあまり意識したことがない部分かもしれませんね。
実際の計算担当者は概ね以下の3パターンに分けられるのではと思っています。
社内完結（内製）しているパターン
社労士もしくは税理士が担当しているパターン
給与計算専門業者に外注しているパターン
当社の状況についてお伝えすると、現状は「2」となります。
集計まで行った勤怠データと当月の変更事項一覧を社労士に渡し、トリプルチェックと計算をかけていただく運用です。
今回お話する「内製化」とは、現状「2」の運用をとっているところ「1」に変えていくプロジェクトを差しています。
内製化検討の背景
メンバー構成について
内製化について話を進める前に一度メンバー構成についてお話しさせてください。
現在労務グループはマネジャー1人、メンバー3人の4人体制となっています。しばらく3人だったのですが、ちょうど1年前に1人、アシスタントとしてジョインしてくれました！（やったー）
給与計算時の具体的な振り分けでいうと、メンバー3人で回しており、集計補助1人、メイン担当1人、ダブルチェック者が1人、といった構成となっています。
検討のきっかけ
現在計算をお願いしている社労士から、今後仮に600名程まで社員数が増加した場合は対応が難しい可能性がある。とご相談頂いたことをきっかけに現状運用の見直しに向けて動き出す事となり、見直しにあたっては、内製化の他、専門業者への外注も視野に入れ検討が進められました。
結果として、タイトルにもある通り内製化することが決められたわけですが、検討当初抱えていた課題点についても後の記載でサラッと触れられたと思います。
現状運用での課題点
データ確定までに時間がかかる
まず第一に課題として挙げられたのが、データの確定までに時間がかかるという点でした。
当社で集計した勤怠データを社労士に渡し、社労士確認後に質疑及び修正をした上でデータが確定となるのですが、差し込みで発生しやすい給与の日割り支給計算などの追加や修正についても最終計算を行う社労士に連携する必要があるため、物理的なラリーを減らすことが難しく、確定までに時間を要してしまっていました。
作業工数がかかる
先に記載した課題点にも関連する内容ですが、給与計算業務をしている日数が非常に多いことも課題でした。
勤怠データの確定に3〜5営業日、集計に1〜2営業日、ダブルチェックに1営業日。
社労士側での確認と勤務データ修正、質疑、確定データ作成に5営業日程度、振込データ作成と承認に1営業日と、合計14営業日ほど給与計算業務を行っており、月の平均営業日数を20日とした場合、半分以上の日数を割いてしまっていることになっています…。
もちろん各日丸々給与計算にかかっているわけではなく、他業務を並行して進める関係上この日数となっているのですが、見直しが必要である点は明らかであると判断できます。
専門業者への外注とする場合、勤怠集計からご担当いただけるケースが多く、当社内の作業工数は月初に3営業日分ほど削減となりますが、データ修正、質疑、当社内でのダブルチェックなど、ラリーの工数については委託をする以上減らないため、根本解決にはならないのではという結論に至りました。
一方内製化する場合は、10営業日以内の完結となる想定で、ラリーの工数も発生しないため月の前半にすべての給与計算業務を集約させることが出来ます。
他業務との並行作業を減らすことで、集中して作業ができる他、月の業務スケジュールも立てやすくなり、メリハリがつくのではと思っています。
大きな課題点としては上記にあげた2点ですが、その他勤怠管理の効率化やコスト面等を考慮し、最終的に内製化をする運びとなりました。
内製化することで目指したいこと
半年ほどの長い検討の末、晴れて（？）内製化することが決まったわけですが、内製化をした上で目指したいこと、今後期待したいことについて3点ほど考えてみました。
労務知識とノウハウの定着
新たな支払制度のスムーズな検討と設定への対応
給与支払日の早期化
一部の内容については、あくまでも期待を込めて…程度の内容なので実際に実現するかどうかについて詳細な検討が必要ですが、こんなことも出来るかもしれないなあ。出来たら良いなあ。ベースで記載させてください。
1. 労務知識とノウハウの定着
メンバー構成でも書いた通り、当社の給与計算は3人体制で回しています。
うち2人は給与の内製経験がありますが、一概に給与計算業務と言っても会社ごとに福利厚生や働き方、手当などの制度が異なるので、そのやり方や詳細な対応については異なるケースが多く、新たな知見を得る機会になるのではと思っています。
アシスタントメンバーについても今回の内製化を機に、まずは税や社保など支給に関わる一般的な知識から学べる体制が取れればと思います。
2. 新たな支払制度のスムーズな検討と設定への対応
STORES では Boost STORES として、日々様々な福利厚生制度の検討がされています。（先日マネジャーの豊川がちょうど記事にしていたのでよかったら読んでみてください）
中には支払いを伴う制度もあり、内製をすることで手当制度などの検討や設定をスムーズに行うことができ、結果として社内展開をスピーディーに進めることができるのではと期待しています。
3. 給与支払日の早期化
当社の給与支払日は現状末日となっていますが、内製化することで、データの確定までの受け渡し工数が大幅に削減されるため、給与支払日の早期化も視野にいれることが出来るのではないかと考えています。
今後について
現在は絶賛内製化に向けて、社労士計算と並行してオペレーション構築やデータ差異が発生しないか確認検証を進めている段階です。
今後の会社規模の変動や優先順位の見直しによっては、一度内製化したものを再度外注するといった可能性も十分にありますが、まずは決められた方針を最適な形で運用できるよう、チーム一丸となって進めていければと思います。
さいごに
今回は「給与計算の内製化」という、ピンポイントな内容についてお話させていただきました。笑
もし労務業務をされている方にこの記事が届いていましたら、ぜひ給与計算に関わらず福利厚生やその他の制度周りについて情報交換の場をいただけるとありがたく、お気軽にご連絡いただけるととても嬉しいです！（オフィス見学とかも双方出来ると楽しそう…！）
業務をすすめる上で「これって他社さんどうしてるんだろう〜」と思うことも非常に多いので、ラフにお話できる機会を作れたらと思っています。
図々しく要望まで書かせていただきましたが、最後までお読みいただきありがとうございました！
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