AIを活用すると苦手なビジネスメールが見違えるほど美しくなる
今日は、無料版でも十分に活用できるChatGPTのビジネスメール作成における活用法を書いてみます。
私は以前、医療業界で働いており、実は名刺を持ったことがありません。渡し方も受け取り方もいまだによくわかっていないことがコンプレックスなのですが…。
そんな私でも、最近はフリーランスとしての業務委託契約を増やしていることもあり、ビジネスメールのやりとりをする機会が少しだけ増えました。
今回は、ビジネスメールとは無縁だった私が、「こんな感じでゆるーく使っても、それなりの文章っぽくなるよ！」をお伝えできればと思います。
ところで、どのAIを使っている？
現在、AIツールにはChatGPT、Gemini、Claudeなどさまざまな種類がありますよね。ひと通り触ったことがありますが、わたしはChatGPTをメインで使っています。
特に理由はありません。(笑)
しいて言うなら、「人生で一番最初に触ったのがChatGPTだったし、そのまま馴染んだ気がするから」でしょうか。特にこだわりもないので、そのうち、他のAIにも同じ質問をして比較するのも面白そうだなと思っています。
興味本位でChatGPTの有料版を試したこともありますが、やはり、私レベルでは無料版で十分です。
では、具体的にどう活用しているのか、わたしの実例をご紹介します。
具体例①「ファイルを添付しました」の文末のまとめ方がムズイ
新しい案件へ応募すると、仕事で使っているGmailに連絡が来ることが少なくありません。特に、電子契約に関するやり取りでは、メールは必須なのかなと感じます。
簡単な業務連絡程度のメールでも、慣れていない私は、細かな言い回しをどうすべきか迷い、時間がかかってしまいます。
そんなときに役立つのがChatGPT！
先日は、「サインしたのでファイルを添付しました」をどう表現すれば良いか迷い、ひとまずこんなメールの下書きを作りました。
ご連絡ありがとうございました。
いただいた資料を拝見しました。サインを入れましたので、添付します。
また、先日の面談時、意外なところで医療関連の接点があり、勝手ながら親近感を覚えました。
引き続き、よろしくお願いいたします。
うーん、、、悪くはないけれど、幼稚な印象。ビジネスメールとしては整っていない気がします。ご査収くださいにすべき？いや、なんか堅苦しすぎない？
件名をどうすべきかも迷ってしまい、時間だけが溶けていく…。
そこで、ChatGPTに「整えて」と依頼したところ、以下のように洗練された文章に仕上げてくれました。
私が書いたものより良いのは一目瞭然！
件名に真面目さがありつつ、本文は柔らかい雰囲気でいい！！
コピペして送信！
無事、一件落着です（笑）
具体例②面接の日程変更をお願いされた時の「OKです」の返事がムズイ
またある日、別の会社の方からこんなメールが届きました。
先日は一次面接をご対応いただき、ありがとうございました。
誠に勝手なお願いで恐縮なのですが、 ○月○日12時からご予定いただいていた面接につきまして、 事情により面接官の予定が急遽合わなくなってしまいました。
大変申し訳ございませんが、 面接日程を翌週へ変更させていただくことは可能でしょうか。
「OKです」「大丈夫です」を伝えたいだけなのですが、どちらも表現としてはラフすぎる…一体どうすれば…
また時間が溶けていく…。
そこで、ChatGPTに「丁寧な感じにして」とお願いしたら、「大丈夫です」の言い換え問題は一瞬で解決しました。
「大丈夫です」は「問題ございません」にすれば良いのね！
もちろん知っている言葉だし、口頭では「はい、問題ないです」と使ったこともある。なんにも難しいことではないのに、「ビジネスにおけるメールの返信」という状況になると、脳みそがフリーズしてこんな簡単なワードすら出てきません。
ChatGPT様様！
具体例③前に作った職務経歴書を、応募先に合わせて手直ししたいがポイントを絞るのがムズイ
これは実際の画像を残していないのですが、ビジネスメールだけでなく、書類作成でもChatGPTには大変お世話になっております。
以前、インタビュー案件に応募したときの職務経歴書では、
・病院勤務時代は、コミュニケーション能力が必要とされる部署内で異動も多かったが、どこに行っても他のスタッフとの信頼関係を構築できたこと
・患者さんが抱える疑問や問題点をていねいにヒアリングし、わかりやすく言語化した事例
などを重点的に作成しました。
これを、キャリアアドバイザー案件に応募するため、アピールポイントを手直ししたかったのですが、どこをどうすれば？？？
また時間だけが溶けそう…。
そこで、次のような質問をChatGPTに投げかけました。
あなたは、人事や採用の専門家です。
私は今度、キャリアアドバイザーの業務委託案件に応募します。下記に添付する職務経歴書は、以前、インタビュー案件に応募したときのものです。これをキャリアアドバイザー用に手直ししたいので、採用の専門家目線で、改善ポイントを挙げてください。
すると、
・残すべきエピソードと無くても良いエピソード
・もっと詳しく記載すべきエピソード
・（経験があるなら）新たに加筆すると好印象に繋がりやすいエピソード
などを教えてくれました。
過去の経験を掘り起こし、薬学部の学生から進路相談を受けたことや、フリーランスになるまでの自分自身のキャリアチェンジの経緯など、的を絞って手直しできました。（そして無事、採用もされた！万歳！）
AIを活用して本当にやるべきことに集中すべし
AIを活用することで、時間をかけるべき仕事に集中できるようになります。
私がやるべきことは、「OKです」の言い換えを考えることでもなければ、メールの件名を絞り出すことではないはず。
これらをChatGPTにサポートしてもらうことで、本当に注力すべき業務やアイデア出しに時間を割くことが可能になります。
AIは「楽をするためのツール」ではなく、効率的に成果を上げるためのツール。
ここまで読んでくれた方ならお分かりのように、上手なプロンプトは書けませんが、これからも、自分なりの活用方法を研究しながら上手に付き合っていきたいです。