説明のために作った資料は運用付帯資料として渡しておこう
どのフェーズとか関係なく、定例会などで発注者への説明や合意形成のために納品物でない資料を作成する場合があります。
それらの資料をもとに運用設計書を書き、フロー図や手順書を作成したりするのですが、合意した内容が各ドキュメントへ細切れで反映されてしまう場合があります。
せっかくまとまった資料を作成したのに、納品するドキュメントの構成上、どうしても「これは運用設計書で書いて」「ここは運用フロー図へ反映して」「これは手順書へ書く」となってしまう時があります。
細切れになった情報は資料をじっくり読めばわかるのですが、初見ではなかなか全体像が見えてこない資料となります。
そういった時は、定例会で使った資料を運用付帯資料という名目で、運用担当者へお渡しすることがあります。
納品物としてしまうと、契約上の瑕疵担保責任、簡単にいうと間違っていたら修正しないといけない責任が出てきます。
なので、「納品物ではないけれど、あった方が分かりやすいからお渡ししておきます。ただし、これに責任はありません」という前提を置いて資料をお渡しします。
そんなドキュメントは無いほうが良い。すべては納品ドキュメントに書くべき！ というのがべき論なのですが、どうしても説明資料の方が可読性に分がある場合があります。
例えば、以下のような場合です。
・納品物がWord、Excelの指定がある。説明資料はPowerPointで作成されており、図解、時系列がすっきり説明できる。
・特定の機能についてドキュメントを横断して記載してある内容がまとめられており、運用要員交代時などにあると便利。
・説明のために2つの表をひとつにまとめてみたら、思いのほか使い勝手の良い資料となった。
プロジェクトマネージャーの中には、納品物でない資料を発注者に渡すのを嫌がる人もいます。
個人的には発注者とも諸々合意の上であれば、運用担当者のためにはお渡しした方が良いのではないかと考えています。