【それ、集まる意味ある？】質の良い会議とは②

前回の記事ではクソみたいな内容しか行われないクソ会議をご紹介させて頂きました、しかし会議という仕組みは組織が意思決定をスピーディーにし、発展していく上で必要不可欠なものです。

では、どのようなものが「質の高い会議」なのか以下にご紹介します。

①会議の目的が明確である。
②様々な要素を考慮する必要があり、オンライン上では意思決定のスピードが落ちる。
③参加人数に合わせた会議スタイルになっている。
④目的に合わせた時間設定がされている。

①は最も重要な事で、ここがしっかりと固まっていれば質の高い会議の8割は完成すると思っています。例としてあげると、テーマが「新しい営業ツール導入について」であれば第一回目の会議の目的は「現状の営業ツールの課題を全て洗い出す」といった具合です。

②”なんでもかんでも集まって会議”は非常に効率が悪いです。上記のテーマに沿うとしたら第一回目の会議の前に「新しい営業ツール導入を検討するに至った経緯」をメールやチャットで事前に共有し、事前に質問を受け付けると当日の会議に無駄な時間を割く必要はなくなります。

③および④については知識や経験が必要になって来るのですが、会議あるあるを例に取って説明すると、
パンフレットのデザインと内容について15人が会議室に集まり、「このデザインはなんかイメージに沿わない」「ここの色ちょっと下品じゃない？」「このサービスの内容も追加した方が、、」「部門の紹介入れてくれないと」といった具合に15人の合意形成なんて絶対取れない会議をデザインしちゃうことが多くあります。（これホントに多いです。）
こういった事態を避ける為には、パンフレットの目的と内容を決定する会議、基本デザイン設計やコンセプトを決定する会議、具体的なデザインについての検討といった具合に参加者と必要時間を見定めて会議をデザインしていく必要があります。

今回は質の良い会議とは何かをご紹介させて頂きました。

次回は地位や役職がない一般社員が会議をどのようにボトムアップで変えていけば良いか、その方法をご紹介させて頂きます。