システムや業務ソフトの導入を検討している会社様へ

IT導入補助金を利用し、原価管理ソフトや会計ソフトを導入し、その後補助金の報告を出す段階になって困っている会社様に出会う機会が多い。
導入したはいいけれど、まったく運用が軌道に乗っていない。
もしくは導入している事すら忘れていて、報告期限が近付いて慌てているといったケースすら出くわします。

初回ディスカッション先と面談していても、「システムを入れれば便利になるんじゃないの？そのためのシステムでしょ？」
とよく耳にするが、この話に毎回最初から付き合う気はもうなくなってしまっているので、適当にお茶を濁して避けさせて頂いてます。

本当に悩んでいるなら、相談に乗りたんですが、補助金を使ってあまり負担もかけずに導入しているからか、どうしてもなにか軽いんですよね。
こちらもお茶を濁している理由は、運用を軌道に乗せるために必要なステップが複数存在するため、どうしても説明に時間をとってしまうからというのもあります。

ここでは好きなだけ書くことが出来るので、思い切り持論を展開したいと思います。

一番の問題は、業務を行うには運用ルールと作業手順が必要ですが、パッケージシステム（ソフト）には（自社に合った）運用ルールが記載されていません。
またソフトメーカーや販売代理店も購入するまではいろいろとサポートをアピールしますが、操作説明にとどまっているのが現状だと思います。

パッケージシステムはあらゆる種類の企業に対応するため、受け皿としての機能、汎用性は高いのですが、「こうしてください！」というルールはないため、システムを購入してもそれは手に入りません。そもそもそれは導入前に自社で構築しておく必要があります。

また、パッケージシステムを導入するにあたり、自社で構築したルールをパッケージシステムに対応できるようにアレンジする必要があるのですが、アレンジするためには、
①自社の業務ルール、業務フローを理解し、出来れば可視化する
②パッケージシステムで実現可能な機能を理解する
③パッケージシステム上で実現可能な運用ルールの修正案を出し、決裁する
④新しい運用ルールを社内に周知させる。
また運用開始後も、
⑤定期的にレビューを行い、ルールの微調整、実用性向上を行う
必要があると思っています。

このステップが必要であることを理解して頂けると、冒頭に合ったような「システムを導入さえすれば、業務効率化が図られる」という事がいかに妄想であるかが伝わると思います。

このシステム導入のコンサルも何回か経験させて頂いたことがあるのですが、大変な割にこの価値を感じてもらえなくて、コンサルフィーがあまりもらえないんですよね。涙
特に①が属人的で可視化されていないケースが大半なので、業務フロー図を作成するところから入るのですが、この作業が最も工数がかかります。

ここでは一般的な話をさせて頂きましたが、私が行っているコンサルは基本的に建設業の原価管理ソフト導入支援です。
いくつかのソフトの概要は理解していますが、おおよそ構造は一緒ですので、どのソフトでも導入のご支援はできるかと思います。
ご相談お待ちしております！