【400人集客！】オンライン新歓企画･運営のいろは①～イベント概要編～
こんにちは！学生団体Seaweed 代表のかまだです。
本日から、私たちSeaweedが4月下旬に行なった「埼大オンライン新歓2020」を元に、オンラインイベント企画・運営のノウハウをシリーズ化して書いていこうと思います。
今回は記念すべき第1回目ということで、埼大オンライン新歓2020の背景･概要 に焦点を当てていきます。
✓オンライン新歓を計画中の大学生
✓最低限のコストで大規模のイベントをしたい方
✓イベント企画・運営初心者
１つでも当てはまる方はぜひ読んでみてください！
1．埼大オンライン新歓2020とは？
埼大オンライン新歓2020は、主に埼玉大学の新入生を対象に計40団体のサークル・部活がオンラインで活動説明を行なうイベントです。
4月25日・26日の2日間で開催しました。そもそもどうして開催しようと思ったのか。ある企業のイベントを知ったことがきっかけでした。
前代未聞のオンライン合同説明会
— 西崎康平＠ブラックな社長 (@koheinishizaki) February 27, 2020
「#ブラックなエキスポ2021」開催
3月1日 11時〜 日曜日
当日僕のツイートのリプライ欄にツイッターライブのURLを貼り付けていただければ全社員で拡散します。
参加企業募集します。参加費無料。
〈企業参加申し込みフォーム〉https://t.co/CSBUi9hOOQ pic.twitter.com/obKqltxo1R
トゥモローゲート株式会社さんが行なったオンライン企業合同説明会です。約100社の企業が参加する大きなイベントで、学生への反響も大きかったようです。私も要所要所視聴していました。端的に言うと、「これ、サークル・部活バージョンでやっても面白いんじゃね？」と思ったのです。課外活動が制限され新入生をうまく勧誘できない団体と、これからの学校生活に不安を抱えている新入生をつなぐ素敵な機会になると考えました。
結果から言いますと、団体の申込はわずか2日間で定員になり受付終了。新入生の参加申し込みは400名を超え、イベント後アンケートでは参加満足度99％を叩き出すなど、大盛況のうちに終わることができました。
本イベントに参加したあるサークルでは、イベント後に新しく10名以上の新入生がオープンチャットに入ってくれたそうです。また、私が設立・会長をしているサークルも、その日のうちに5名の学生が入会してくれました。
では、実際にどのような形でイベントを行なったのか、枠組みから説明していきます。
2．イベント概要
運営の準備について解説する前に、まずは全体像をおさえておきましょう。文章で説明すると分かりにくいと思いますので、ざっくり図解してみますね。
準備から実施まですべてオンライン完結。Youtube liveとZoomを連携させ、新入生が顔出しをしなくても気軽に参加できる形で行ないました。また質疑応答の時間には、各団体の質問箱に新入生がリアルタイムで質問。それに対して配信の中で答えていくことで、ただの視聴者ではなく、イベント参加者として楽しんでもらう工夫も施しました。
Zoomだけでイベントをしている団体さんも多いようですが、おそらく集客面で苦労しているのではないでしょうか。各団体でZoom部屋を作り、新入生は興味のある団体の部屋に入る、この形でも十分イベントは成り立ちますが、なかなか人は集まりません。
たしかに、オンライン合同説明会用のTwitterアカウントを1つ作ることで、集客総数はかなり伸びます。しかしいくら集客総数が多くても、1団体あたりの集客数に偏りが出てしまうのです。規模が小さく知名度の低い団体ほど不利な状況になります。
しかし、YouTube配信とZoomを連携すれば、この問題も解決します。複数の団体の説明を1つの配信に収めることで、①新入生の負担が少ない ②知名度の低い団体も｢ついでに｣見てもらえる といったメリットがあります。
イベントの大枠は掴めましたか？少し短いですが、今回はここまでにしたいと思います。
次回はイベントの準備について見ていきましょう！