【400人集客！】オンライン新歓企画･運営のいろは➂～前日までの流れ編～

みなさまこんにちは、Seaweed運営の新野です！！

今日は前回の続き！！

実際にどういう風に当日までに動いていったのか！？

その中で重要なのはなんだったのか？？

今日はそんなところをシェアしていこうかと思います～～

１，当日までにやったこと

➀　配布物の作成

初めての試みもあって、皆さんにわかりやすいように運営の資料を作らなければいけません。

下は実際に団体が作成した資料になります。

①宣伝用画像

②参加団体への連絡物(配信の見え方)

③イベント当日のイメージ(Twitter用)

ここで、重要なのは２点あります。

一つ目は参加する側、見る側の課題点に注目して資料を作成すること

です。（当たり前ではありますが）初めての試みで、参加する人が、どのような手順で参加すればいいのか、正直わかりにくいですよね。

そのため、参加する人が、どういった手順で、どんな状態で、どんな方法で見てくれるのか、をイメージして作る必要があります。

ここで個人的なアドバイスになりますが、

運営側の人数が少ないと、この情報に偏りが出てしまったりする可能性が高いです。

やはり、可能なだけ多角面からモノを見る必要があります。

そのため、できるだけ多くの人にフィードバックがもらえるように協力をお願いするといいかもしれません。

また、デザインは分散して担当してくれる人に作ってもらうとして、

文面はいろいろな意見を取り入れた上で発信する相手に合わせて一人の人がまとめて作った方がいいかもです。

文面を別々の担当の人に作ってもらうと、情報のつながりがなくなってしまったり、逆にかぶったりしました。

今回の場合だと、参加団体（サークルや部）担当と、新入生担当の二つのグループに分けて配布物を作成していました！

②リハーサル

やはり初めての開催と言うことで（何回初めてって言うねんｗ）、参加していただく団体の皆様にもいろいろ疑問があるようでした。

「参加はしてみたけどZOOMって何！？」

「画面共有ってどうやってやんの！？」

「どんなかんじで入退室するんやろ・・・」

「顔出しとかってどういう風に切り替えるんだろ」

等々・・・

また、「埼玉大学生有志６人」という以外特に情報がなく、やりとりもすべてオンラインで行っていることも意識しなければ行けません。

なので、一度、資料として流れは配布しているものの、一度やるかやらないかで当日のスムーズさがちがいますよね！！

当日を円滑にしたいならば、是非一度リハーサルを行うのがよいかと思います！

➂前日のZOOMとyoutubeの準備

今回のオンライン新歓は、ZOOMにて収録はしたのですが、その配信にはYoutube liveを使っています（ほぼ無限に視聴者が見られるので、定員を気にする必要がないためです。）

そのため、この両者をくっつける必要があるのですね。

ただ、今回はその結合に関しては当日の１０分前にやったので、前日にやらなければいけない範囲のことをお伝えしていきたいと思います。

それは、配布用のyoutube のURLと、団体用のZOOM参加用URLです！

前日までにこの二つは配布できた方が当日の流れがスムーズになりますね。

（あんまりぎりぎりに配布すると、どうやって配信・参加するんですか？という質問が来ると思います）

こっからはテクニカルな話になるので写真で説明していきますね。

１，まず、youtubeを開く

このような画面が出てきますよね？

そうすると、この（きったない）緑の円で囲まれた所をクリックします！

そうしたら、「ライブ配信を開始」をクリックしてください！

２，LIVEの内容、サムネイルの登録等を行う

そうすると、上のような画面になると思います。

タイトルや、開始日時・サムネイルをいじってみてください。

（ここに登録したのが実際に視聴者の皆様にでるので注意が必要ですよ！）

そして、ここで注意してほしいのが、２つ

１つは、エンコーダ配信を選んでいる、という点

ウェブカメラで配信自体は行っているのですが、エンコーダ配信で行って特に問題は起きなかったです。（前日代表かまだと打ち合わせしましたが、ウェブカメラだと上手くいかなかったんですよね。）

もう一つは、（公開範囲に依りますが）限定公開にする点です。

今回は基本的にクローズでやることにしたので限定公開にしました。youtubeのだれに見られてもいいよーということでしたら、「公開」でも大丈夫かなぁと思います。

３，参加者に共有するURLの取得の仕方

そしたら、上のような画面になりますよね？

そうすると、この（きったない）赤色の円で囲まれている矢印を押してください。

そうすると動画共有用のURL共有が出てきます！！

あとはこれを参加者に配ればYoutube側の設定は完了です。

4,ZOOM側の設定

あとはもう一息ですよ！！

まずは、ZOOMのアプリを立ちあげます！

そうしたら、この「スケジュール」という所を選んでください！

このように、日時をセットしておいてください。

実際には、この時間になっても勝手に始まるようなことはなく、手動での開始になるのですが、URLを配布するためには必要な作業になります。

この画面になったらいあとは簡単です。

「招待をコピー」からURLをコピーして、それを団体側に送ってしまえば終わりですね。

いかがでしょう？

そんなにめんどくさくはないですね。

ここまでを前日にやってしまえば、あとはもう簡単です。

明日は当日の直前準備、オンライン新歓の内容を振り返りたいなぁと思います。

今日はここまで！！

twitterもやってるので是非飛んでみてください～（@OnlineSaidai）

それではバイバイ！！

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