社内SEが関わる大きなプロジェクト・・・問題は人材確保と役割分担

現在、社内で大きなプロジェクトが進行中だ。

担当部署は総務、そしてITが関わるためシステム部門の力必要。

ただこのプロジェクト、いくつか問題を抱えている。

■現在の戦力・・・あきらかに足りない状況

現在このプロジェクト、担当部署の総務で1名、システム部門で1名、計2名で準備を進めている。

※ちなみにシステム部門の1名が私・・・

これからプロジェクトが佳境に入る中、とてもこの2名のみでこなすことはできない。

また、総務の担当者も私も、通常業務は普通にあって、このプロジェクトに掛かりっきりになるわけにもいかない。

このまま何も手を打たずにプロジェクトが進めば、総務の担当者も私も、相当なダメージを受けてしまうのは必死・・・

問題はこの状況でどのようにしてこのプロジェクトを進めるか・・・だ。

■やるこは２つ

総務担当者と話し合った。

どうやって進めるか・・・

結果、早急に行わなくてはならない事項が２つあった。

①人材確保

②役割分断

■①人材確保

総務担当者から話しを聞いてみると、そもそもこのプロジェクト、存在自体が他の総務のメンバー、全く知らなかった。しかも総務部長も含めて・・・

これはまずい・・・

会社上層部が総務担当者に直接話し持ちかけてしまい、総務内で情報共有がされていなかったのだ。そして総務担当者が、そのプロジェクトを1人で抱え込んでしまっていた。

担当部署長を飛び越えて、担当者に話を持ち込む・・・うちの会社の悪いところだ。

そこでまずは、総務部長にプロジェクトの概要を説明し、総務の他のメンバーの力を借りたい旨、2人でお願いした。

結果、総務部長には、そんなことが起こっているのなら自分も含め他の総務メンバーの力もどんどん使って構わないと承諾を得ることができた。

ただ、人材確保問題はまだ解決していない。

肝心のシステム部門の私以外の社内SEメンバーが、それぞれの業務でてんてこまいで、このプロジェクトに関われる時間が極端に少ないことだ。

実際、プロジェクトが始まれば、ITが関わることから、私以外の社内SEメンバーにも、問い合わせが殺到することになるだろう。

そこで、手始めに、総務でこんなプロジェクトが進んでいることを、社内SE全員に情報共有をした。

その上で、プロジェクトの準備、プロジェクト開始後のフォローを、可能な範囲でお願いしたい旨、伝えた。

社内SE同士、普段から仲が良いので、皆、快く承諾してくれた。

■②役割分断

人材確保と並行して行っていたのが、プロジェクトの作業棚卸だ。

総務担当者との話し合いで特に意識したのが、ITリテラシーを基準に考え、

〇ITリテラシーが高くないとできない作業

〇ITリテラシーが低くてもできる作業

この２つを強烈に意識して、作業棚卸を行った。

ITリテラシーが低くてもできる作業は他の総務メンバーに任せてしまおう。

総務担当者とシステム部門はその作業には可能な限り関わらないことにした。

またもうひとつポイントとなるのが、プロジェクト開始後のフォロー体制だ。

このまま何もせずに行くと、総務担当者及びシステム部門に問い合わせが殺到することが予想される。

ただ、総務担当者はプロジェクトのマネジメントをする必要があり、私たちシステム部門も通常業務を抱えている。問い合わせが殺到すると、それらの業務が滞る。

そこで、プロジェクト開始後の受付窓口を総務1名、システム部門1名、合計2名体制で準備することになった。

因みにシステム部門の1名は4月の人事異動で新たに配属されたメンバーで、ITのことを勉強中。今回のプロジェクトで受付窓口を経験させる目的は、ITの基礎を作るための量を確保することだ。

このように、なるべく総務担当者、システム部門の負担を減らす準備をした上で、プロジェクトを進めることになった。

■プロジェクトを進める時に意識すること

プロジェクトを進める時、社内SE視点で考えると、

〇ITリテラシーが必要な業務の区分け

〇プロジェクトを通してのIT人材育成

この２つを常に意識して人材確保、役割分担を行うとよい。

特にプロジェクト系は膨大な作業・フォローを行う必要があるケースが多く、ITスキルを上げるのに必要な、量を稼ぎやすい。

今回のプロジェクト、上手く行くかどうかは分からないが、結果として、個人のスキルアップにつながる成果を出してみたい。