手をかけて、手間を減らす

なにか始めるときに準備が必要なように、場当たり的に何事もやっていると、当然工数も時間もかかる。そして、整理されていなければ「探す」ところからやらなきゃいけなくなる。ちょっと丁寧に「手をかける」ことが、総じて「手間」を減らしていくわけです。

１、整理整頓という「効率化」の基本

なぜ、掃除をし、整理整頓しなければならないか。それは、単純で「すぐにはじめられるようにする」ということ。乱雑に積み上げられたモノや道具では、必要なものがどこにあり、あるいは在庫としてあるはずのものが減っていてなかったり、そんなことで急いで買いに走る。なんてことがないようにするためです。

日頃から、モノや道具をカテゴリや種類にあわせて整理し、きれいに保管しておく。そのことが「いざ」や「思いついて」のときの初動をスムーズに動かしていくのです。この差は小さいようで大きい。

とくに片付けができない人がやりがちなのは「端に寄せて、積み上げる」という方法をする人。脱いだ服や郵便物などをとりあえず「身近な端っこにおいてどんどん積み上げていく」ということが、長く洗濯を忘れた服や、大事な手紙を見落としたりなくしたり、期限を過ぎたりさせる原因です。

だから、「仮おき」するものこそ、片付けや整理整頓の大切なところ。保管用をしまうのは入れ物にまとめておけばいいのですが、日々、「流れ」を伴うものこそ、ルールや規則を定めて、ステータスが視覚的にわかりやすくするのも効率化の一手です。

よく企業において「未承認」と「承認」というボックスに分けて、稟議の書類を場所で視覚的にわかるようにしたのと同じく、リアルな作業現場であれば、一方向に流れていくようなものの置き方、管理の仕方が望ましく、また、ネットでメールやファイルの管理をするのであれば、フォルダ名や管理する場所が順列になるように替えたりタグを付けたりするなど、工夫できることはたくさんあります。

常に「全部から探す」のではなく、「そのステータスで探す」ようになれば、範囲もグッと小さくなるので、仕事の取り掛かりスピードが早くなるのです。

２、テーブルや机の上は、あなたの頭の中

あなたが作業をする場所、考える場所、何かを作る場所があるとしたら、そこはどんな風に整理されているでしょうか。

必要最低限のものだけが置かれ、作業ができるスペースや余白はあるでしょうか。メモや仮に置く場所は決まっているでしょうか。そうした、必要なものを考えずに決めておくことや、容器あるいは印を付けておくことで、余計なアタマを使わなくて済む。

本当に必要なものだけに集中するなら、余計なことにアタマが回らないようにすることも、大切な管理方法です。

だから、料理をする人のキッチンを見れば、腕や整理上手、頭の良さは一目瞭然。経営者が料理が得意な人が多いというのも、結局の所調理時間というタイムリミットに対し、必要な材料を状況を見極めながら下ごしらえをし、調理し、調味して整える。会社経営に必要な要素を物理的に詰め込んだような状況が「料理」そのものなのです。

だから、料理を作った後のキッチンをみてください。きっと料理完了とともに、きれいに整理整頓され、片付いているはず。一方で、頭の中がいっぱいで溢れてしまう人は、きっとシンクに重ねられた鍋や食器で、煩雑なまな板など混雑ぶりが目に見えるはず。

料理を一緒にすることで、どんな仕事ぶりかを見極めることもできるので、入社試験にキャンプで飯盒をするっていうのは理にかなった審査方法かなとも思ったりします。（もちろん、他人との協力や役割分担など、コミュニケーション力も見ることができるわけですし…）

３，ちょっと手をかけると「手間」を減らせる

例えば、誰かにメールで聞かなければならないとき、こっちの手間を減らす位は、

「◯◯について教えて下さい」

と一文をいれればいいはず。でも待って下さい。相手はこれを見てどうするか。脈絡のない返事をよこすかもしれないし、文章の中に散りばめられて読まないと理解できない返事が来るかもしれない。結局、こちらが「手を抜いた」ことによって「手間」がかかる事態が発生しているのです。

だから、もし相手に聞くことがあるのなら、こちらから必要な情報が効率的に返信できるように「手をかける」ことも大切。

「◯◯について下記の項目について書いて返信ください」

住所：
希望日時：
宛先：
アレルギー：　あり　なし

こんな風にあれば、その横に書き足すだけで、効率的に必要な情報が得られるでしょう。ちょっとした、ほんのちょっとした工夫だけなんです。

返信するっていう手間のかかることをしてもらうのに、少しでいいので「楽そうだな」「簡単だな」と思わせるようなフォーマットであること。そういう工夫が相手の理解度や忙しさによらず、「こちら側の要望を実現する」ためにできること。

返事をくれない相手が悪いんじゃない。期限が遅い相手が悪いんじゃない。どんな相手であろうとも「こちらの要望に叶うように誘導すること」のひと工夫が、自分にとっての利得になっていくのです。

相手が悪い。向こうが悪い

そんなこと言ってたりしませんか？いいんです。悪かろうが怠けようが、ズルしようが、言い訳しようが…。どんな人であろうとも、こちらが求めるような結果を引き出せたらそれでいいのですから。

正しさを求めて自滅する。それに気づいて、しなやかな人間関係で、さっそうと目標に到達するような仕事ぶりを目指したいものです。