社長のひとりごと（１４）

『一冊の手帳にまとめる』
よく人から言われたことを忘れてしまったり、うっかりミスしたり物事の優先順位がつけられていない人に共通するのが、メモをまとめて管理していないということです。

ノートの切れっぱしなどに何かをメモして、あとから大量の他のメモと一緒に手帳に挟んだり、中にはメモ帳や手帳などその都度記録する媒体を変えて情報収集したりしている人もいます。
手帳は一冊にまとめるか、そうでなければ薄手のスケジュール帳は別にしてもメモ書きはノート一冊のみで使用するのがベストだと思っています。

スケジュール帳は、本で言うところの目次の役割を果たします。
「いつ」、「どこで」、「誰」と「何のために」話したかが明記されていればいいと思います。
そして、ノートにメモをする時にも同じように「いつ」「どこで」「誰と」話したのかをまず記し、それに加えて「話した内容の詳細」や「決定事項」そして「今後の確認事項」をチェックボックスを付けて記載します。

「今後の確認事項」は、確認する期日を決めて再びスケジュール帳に転記をする。
確認できて終了したら、ノートの方の確認チェックボックスにチェックを入れる。
だいたいこういった情報の一元管理ができていると、うっかりミスでの連絡漏れや対応漏れが生じにくくなります。

スケジュール帳を目次として活用して、手帳のノート部分を開けば、ここ一年の必要な情報は常に把握することができます。
走り書きのメモやポストイットを何枚も手帳に挟んでいる人は、それを見ている相手に「この人はちゃんと情報を整理できているんだろうか」と不安を与えているということを意識しておくといいと思います。