プロジェクト管理ツールAsanaを愛用してます
テックリクルーターのたかねーです。
最近はもっぱらコンサルタントとして働いていますが、以前はBizDevもどきをやっていました。
自分のタスク管理から会社でのプロジェクト管理まで、管理って十人十色だと思います。
かつツールも様々ある中で、私はAsanaが結構好きです。
もしAsana使おうか悩んでいるとか、プロジェクト管理ツールに興味がある方がいましたら、ぜひ一度この記事を読んでもらえたら嬉しいです。
この記事では
・なぜ色々ある中でなぜAsanaを選んだのか
・どんな使い方をしているのか
・なにがおすすめポイントなのか
・気をつけた方がいいかもしれないポイント
について、書いていきたいと思います。
なぜ色々ある中でAsanaにしたのか
Asanaって大人数である程度の機能を使おうと思うと有料になってしまうんですよね。Trelloなど、他にも無料で使えるプロジェクト管理ツールはあるものの、どうして私が会社にAsanaを導入したかというと、いくつかの理由があります。
その前に、そもそもなぜプロジェクト管理ツールの導入を検討しようと思ったかというと、もともと私は営業職だったので自分のタスクや部下のタスクも単体で管理できていれば問題ありませんでした。
ですがマーケティングチームも管理することになり、いくつかの施策が同時並行で複数人で進んだり、優先度の共通認識を取ったりしないといけないようになり、結構困っていました。
またこの頃ちょうどOKRの導入を進めていたこともあり、これも一緒に運用できるツールを探していました。
一部業務ではtrelloも使っていたんですが、優先度が見えづらいように感じていた（私が使い慣れてなかっただけかもですが）のと、OKRの管理は難しそうだなというのが、trello以外の他のツールを見てみようと思った理由になります。
導入の検討にあたって触ってみたツールはAsanaの他に
・trello
・Jira
・Notion
でしたが、正直隅から隅まで比較しましたというよりは、本当にちょっと触っただけなので、あくまで参考に留めておいてください。
（各ツールを触ってみた感想）
Trello:
タスク管理のみでOKRの管理は難しそう。ラベルがたくさんになってきてごちゃごちゃになってしまう印象。担当のアサインがなんかやりづらい。ガントチャートの機能はあるみたいですが食わず嫌いでした。。
Jira:
ちょっと登録してみた感じ、これはやはりエンジニア向けなのかなという印象。複雑でとっつきにくそうなので、非エンジニアのうちの組織には合わないと判断。
Notion:
顧客との商談メモとかには使っていたのですが、カスタマイズ性が高い反面、プロジェクト管理にも使えるだろうけど使うまでの準備、全体の設計が大変そうだと思った。時間があれば、、という感じ。当時は英語しかなかったので、他のメンバーのことも考えると違うかなとも思った。
というわけで半ば消去法ですが、OKRの管理とプロジェクトの管理ができる面でAsana一択になった感じです。
どんな使い方をしているのか
元々OKRを管理できることを優先度高めに設定してたのですが、実はいまはAsanaでOKRを管理してません。。泣
その理由はただただコストです。OKRを管理しようと思うとBusiness planにしないといけないので、年間払いでも月2,700円/ユーザー（今はいくらかわかりません）となり、難しいということになりました。
確かに高いのでしょうがないのですが、OKRしっかり運用するためには使いたかったな。。ということでOKR運用というよりも、それぞれのプロジェクト管理をメインに使っています。
その使い方はというと、まず最初のステップがチームを作ることです。
私たちの組織が大きく分けて
・コンサルタント（営業）
・ToCマーケティング
・ToBマーケティング
・生産性向上
・新規事業
・インターン、業務委託
で構成されており、ここに横串で管理できるような全体というものも含めて、計7つのチームを作りました。そのチームに関わるメンバーを招待する感じです。
そして各チームの中にプロジェクトというものを作成します。このプロジェクト、どの粒度のもので作るかが結構難しいんですが、例えばToCマーケティングのチームであれば
・アウトバウンド
・インバウンド
・CRM
というように施策のカテゴリで分けたり、一つの施策が大きくなる場合はその施策そのものをプロジェクトにすることもありました。（例えばLINEマーケティング、とか）
あと私はメンバーの進捗管理のサポートもしていたので、メンバー専用のプロジェクト（○○さん、みたいな）を作ってもらったこともあります。
このチーム分けとプロジェクトをどの粒度・大きさで設定するかによって、Asanaを上手に活用できるかどうかが決まると言っても過言ではない、かもしれません。
ちなみに、それぞれのプロジェクトの中には、いくつかセクションを分けることができます。例えばLINEマーケティングのプロジェクトは主にコンテンツのマネジメントがメインですが、これを例にとると
・○○系コンテンツ（作成中）
・○○系コンテンツ（投稿済み）
・議事録
みたいなセクションの分け方をしています。
それぞれカテゴリ分けしてタスクを整理できるような感じです。（議事録はまた後ほど出てきます）
ドラッグで動かすこともできるのでとっても簡単です。
ここまでできたら、あとは具体的なタスクを入力します。
そこに担当者をアサインしたり、期日を設けたり、優先度をつけたりします。これはエクセルの表以上に簡単なのでかなり助かってます。
あとは各タスクに説明文が付けられたり、動画や画像を貼り付けたり、各タスクの中でチャットができるので、これも便利。
エクセルだと画像の貼り付けが難しかったり、コメントも書けるけど見づらかったりしますよね。
slackも流れてしまうので何について話しているのか、いちいち説明が必要ですがそういう手間は省けます。まぁここに関してはtrelloと一緒かもしれないです。
私はエクセル的な感じで表で使うのが結構好きですが、物によってはカンバンでやることもあります。これもワンクリックで切り替えられるのが神。
また期日を設けることによって、ガントチャートもワンクリックでできちゃいます。昔エクセルでガントチャート作ってたのがアホらしくなりました。
表のリストもカンバンもガントチャートも、好きなように簡単に選べるので、カンバンにそんなに慣れてなかったり、ここはカンバンじゃない方が見やすいっていうプロジェクトにも対応できるのが良いなと思っています。
なにがおすすめポイントなのか
ここまで読んで頂いてもおすすめポイントがいくつか伝わったんではないかなと思います。改めての項目もありますが、整理したいなと思います。
①チーム、プロジェクト、セクションという風に構造化できる
基本3構造になっているので、これらをうまく活用すると格段に整理ができるのでおすすめ。最初はうまく設定できませんでしたが、使っているうちに使いやすい形に落ち着くかなと思います。
②エクセル並みのカスタマイズ性を持ちながら、カンバンとガントチャートも一瞬で切り替え可能
自由に列を追加できるので、優先度とかカテゴリとか選択式で分けられるのがエクセル以上に使いやすいと思ってます。そのカスタマイズ性がありながら、たったワンクリックでカンバンにもできるしガントチャートにもできるので、これってやばくない？って思ってます。
③モバイルアプリでも最低限、というか十分使える
私は結構思い付いた時にスマホでメモすることが多く、iPhoneのメモでも良いんですが、Asanaにそのまま書くことできないの？って思ってやってみたら全然できました。新しいタスク追加したり、タスクに説明を加えるくらいなら全然余裕なので、これはかなり助かってます。
④議事録保管場所として使える
最後に、これは個人的には結構使えるなと思うのが、議事録をAsana上で書いて保管していることです。
そもそも前は議事録の文化がなくて、先週何話したっけ？みたいな非効率的な会議をしていました。前の会社ではその場でメールに書いて関係者に送ってましたが、それもどっかにいっちゃったりするんですよね。
でもAsanaなら議事録というセクションを作っておいて、日付とか会議のタイトル入れればそれでOKですし、後々会議に関するチャットもそこでできるし、会議の時に出たタスクを一つ戻ったページに書き込めば良いだけだったりします。
あ、これは私が思い付いたわけではなく、議事録用のテンプレートプロジェクトがあったりもします。
もしかしたら気をつけた方がいいかもしれないポイント
Asanaの回し者かっていうくらい、複数人で複数のプロジェクトを管理する時にはおすすめしたいこのAsanaですが、注意しないといけないポイントもいくつかあるかなと思っています。
①ユーザー数によって課金されるので、気がついたら料金が膨れ上がる
一番簡単な機能だけでOKかつ15人までなら無料なのですが（前はそうでした）、ある程度組織全体で使うとなると、15人という人数だと足りないかもしれません。使いたい機能によりプランも考える必要はあるかなと思います。
②ルールを決めないと人によってバラバラ
個人で使う分には好きに使って問題ないですが、チームで使う場合、ある程度ルールを決めておかないとうまく運用できないことがあるかと感じました。
これはAsanaに限った話ではないですが、ある程度基本的なルールはあってもいいかもしれません。
③触らない人は触らないので、教育が必要
これもAsanaに限った話ではなく、かつもしかしたら最も注意しないといけない点かもしれませんが、こういった新しいツールを導入するとどうしても触ろうとしないメンバーが出てくるかと思います。
新しく使い方を学ばないといけないですし、そもそも自分は困ってないから使う必要ないでしょ、と考えられるのはそれは一定仕方のないことなのかと思います。
なので、そこは割り切って、きちんと必要性を訴えたり、使い方を丁寧にサポートすることが必要だと思います。（なお偉そうに言っていますが実際あまりできていません。）
以上、まるでAsanaの回し者でしたが、個人的には結構おすすめです。
こんな使い方もあるよ！というのがあればぜひ教えてください。
ここまで読んで頂き、ありがとうございました！
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