まだExcelに課金してるんですか？【完全無料】のGoogleスプレッドシートの魅力詰め込みました

今回はGoogleスプレッドシートの魅力、Excelとの違い、Excelよりオススメできる理由について書いていこうと思います
Excelに無くてスプレッドシートにある超便利な関数も紹介しています
これだけでもスプレッドシートに乗り換える価値のある関数です
逆にスプレッドシートのデメリットにも少し触れておきます
毎日Excelと格闘している方は最後までご覧ください

1．価格

初めに価格に関してですが

Excelはご存知の通り有料です
しかも
数年に一度はバージョンが変わるので
その都度新規購入が必要になります
バージョンアップデートもしてくれる
オフィス365もありますが
サブスクなので知らずしらず結構お金がかかります

対して

Googleスプレッドシートは
Googleアカウントを取得すれば誰でも無料で利用できます

しかもGoogleAppsScript(GAS)を利用すれば
ExcelのVBAマクロの様なプログラミングも可能です

さらにGoogleドライブというクラウドストレージも15GBまで利用でき、基本的にはそのドライブ内に保存されますので、いつでもどこでもネット環境さえあればファイルを開くことができます

詳しくは後ほど【3．Web共有・同時編集】の項で書いていきますがチームでの共有も可能です

余談ですが、
クラウドストレージ15GBを多いと感じるか少ないと感じるかは使い方によって人それぞれです
参考までに僕の場合、仕事用なので写真や動画はほぼ入れず
各現場のPDF図面やスプレッドシートのファイルなどで
不要になったら消していくので
MAX 7GB程度しか埋まったことはありません

2．デメリット

先にデメリットを紹介しておきます
デメリットと言っても
僕がExcelから乗り換えてイマイチだと感じた部分なので
人によっては「それ要らないからどうでもいいや」
と思える部分かもしれません

それではデメリットを3つ

・印刷範囲が指定できない

まずは印刷についてですが
僕は複雑な式になる場合は枠外に捨て計算をして
その結果を利用した式を作ったりします
Excelだと印刷範囲指定できるので
枠外に何を書いてあっても印刷時に影響はないのですが
スプレッドシートは
印刷範囲指定ができないので毎回印刷時に調整が必要になります
とはいえ
実際範囲指定をしないとできない印刷を
どれくらいの頻度でするか？
そもそも、紙に印刷する必要があるか？
の問題になるので
実はそこまで不便ではないと感じています

ちなみに
GASによるプログラミングで
PDF出力なら範囲指定することができるので
僕はPDF化してメールで渡しています

・INDIRECT(インディレクト)関数が使えない

僕がぶち当たった
スプレッドシートで使えない関数が一つあるので紹介しておくと
INDIRECT（インディレクト）関数です

どんな関数かというと動的プルダウンリストを作る関数です

よくわからないという人のために説明すると

例えば
A1セルに国名
A2セルに都市名を入力する場合
A1セルで「日本」を選ぶと
A2セルでは「東京」や「大阪」といった
日本の都市が選択リストに出てくるが
A1セルで「アメリカ」を選んだ場合は
A2で「ニューヨーク」や「ロサンゼルス」など
アメリカの都市が選択リストに出てくる

と言った感じで
A1の値によってA2の選択肢を変える為の関数です
Excelではデータ入力規則に
INDIRECT（インディレクト）関数を入れれば簡単にできたのですが
スプレッドシートではできません
GASで作る事もできるのですが
入力に対して処理が追いつかないので使い物になりません

・ 図形挿入

主観ですが
図形の挿入に関してはちょっと使いにくいなぁと思っています
ひんぱんに使う方は注意が必要です

とはいえ、スプレッドシート自体
以前は使いにくかったイメージでしたが
今は使いにくいとは感じませんし、機能的にも充実してます

つまりアップデートを重ねて改善されて来た結果だと思うので
今は使いづらくてもいつかは改善されると思われます

Excelだとバージョンアップにお金がかかりますが
Googleスプレッドシートは無料で行えるので
主要機能さえ使えれば良いという方は
これを機に乗り換えてみてはどうですか？

ちなみにExcel形式に変換も可能なので
スプレッドシートで作ってExcelに変換して渡すもアリです

3．Web共有・同時編集

さてスプレッドシートを利用する
最大のメリットと言っても過言ではない
「Web共有・同時編集」について書いていきます

先にも述べましたが
スプレッドシートは基本的にGoogleドライブに保存されます
そして共有の設定さえすれば
Googleアカウントを持っている誰とでも共有できます

やり方は簡単

共有したい相手の「G Mailアドレス」を登録するだけ
後は権限を
「閲覧者」「閲覧者(コメント可)」「編集者」
の中から選べば共有可能です

この、権限を選べるというところがまた良いですよね

権限を編集者にしておけば
同じファイルを同時に開いていても編集可能です
これってかなり便利で
以前Excel使ってた時は同時に開くこともできないので
他の誰かが開いていたらこっちは待つしか無く
やりたい時にできないストレスに見舞われていました

4．Query(クエリ)関数

僕が1番使っていると言っても良い関数がQuery(クエリ)関数です

簡単に言うと

VLOOCKUPを一行で書ける

と思っていただければ良いです

他シートの表を引っ張って来て
「抽出」「並べ替え」が可能です

Query(クエリ)関数についての詳しい使い方は
長くなるのでここでは書きませんが
知りたい方は普通にググれば出てきます
もし要望があれば別記事にまとめます

5．ArrayFormula(アレイフォーミュラ)関数

僕が「これは革命だぁー」
と思った関数がArrayFormula(アレイフォーミュラ)です

簡単に言うと
一行目に式を入れると
コピペ無しでその列はずっと同じ計算をしてくれる関数です

よくわからないと思うので少し解説すると

C列にA列とB列の和を出したい時

C1セルに「=A1+B1」と入力して
C列の対象セル範囲、仮にC10までとすると
C1の式をC10までコピペする必要がありました

が

ArrayFormulaを使うと

C1セルに「=ARRAYFORMULA(A1:A + B1:B)」と書いておけばC10どころかどこまでもA列+B列を計算してくれます

ifなどの関数との組み合わせもできます
もちろん相性の悪い関数もありますが
データ量に合わせて式の量を調節しなくても済むので
かなり便利です

ArrayFormula関数についても
詳しい使い方は長くなるのでここでは書きませんが
知りたい方は普通にググれば出てきます
もし要望があれば別記事にまとめます

6．おわりに

記事中にも書きましたが
スプレッドシート自体アップデートを繰り返して使い勝手も良くなりました

たしかに以前はExcelと比べたら
はっきり言って使えなかったと思います
僕の記憶が正しければGASも無かったはずです
しかし今は
かなり改善されてExcelよりも便利な面もあるくらいです
無料というのが最大のメリットですので
興味を持って頂けた方は是非使ってみてください

最後に注意点を上げると
Word互換のドキュメント
PowerPoint互換のスライド
もあります
ドキュメントは使わないので分かりませんが
スライドはPowerPointと比べるとまだまだ使いにくさが目立ちます
僕の場合はこの2つは、ほぼほぼ使わないので支障はありません