こうして私は業務改善の鬼になった。私が毎日定時帰りをするようになった理由と方法。
みなさん初めまして！改めまして！てらもんです！
Twitterでは業務改善の救世主というとんでもない！？肩書をつけて、
日々働く人たちの業務スピードをアップさせるためのスキルやナレッジを
みなさんに発信させていただいてます。
発信させていただく中で、
●どうして業務改善に取り組もうと思ったの？
●社長賞とれたのはどんな事例？
●具体的にどんなことしてんの？
とご質問をいただきましたので、自己紹介と兼ねて業務改善に取り組むことになった経緯と具体的にやったことをご紹介させていただきます。
【始まりはチコちゃん】
私は現在、３歳の息子と１歳の娘がいます。
子供が生まれた当初は「父親として育児も仕事も頑張るぞ！！」と
意気込んでいたのですが、いざ仕事が忙しくなってしまうと会社にいる時間が
長くなり、なかなか育児に関わる時間が取れずにいました。
なんとかしなきゃなぁと思いながらもダラダラ過ごしていた日曜日の朝、
家族でNHKのチコちゃんに叱られるを見ていると、親が子供が成人するまでに
関わることができる実時間が
妻：７.６年 夫：３.４年
と出ていたのです！！
３.４年しかないの！！と驚いたのですが、もっと私を焦らせたのは
”子供が小学校、中学校と成長していくと学校や部活、習い事などの時間が増え、親と関わる時間は益々減ってしまう”という事実です。
幼少期は今しかない。幼少期にできなかったことは後で取り戻すことはできない。
今、自分を変えるしかない。
そこから一念発起して超業務改革を推進しました。
【仕事の棚卸しと改革方針】
業務改善を実行するにあたり、まず自分の仕事を棚卸しし、どうすればもっと時間に余裕を持たせることができるかを検討しました。その際作ったフローチャートがこちらです。
意識したことは
・無駄だと思う仕事、慣習だけでやっていた仕事は全てやめる
（一旦やめて何も言われなかったらそのまま、何か言われたら対応すべきか判断）
・自動化、アウトソーシングできるものは全てする
・新しく発生する仕事も自動化・アウトソーシング化を前提として実施し、
属人化させない
・残った知識業務は自分の能力を高めることでスピードアップさせる
【具体的活動① 自動化とアウトソーシング】
自動化とアウトソーシングするにあたり、業務を作業量・難易度・システム使用有無で分類し、それぞれどの割り当てが一番生産性を高めるものか検討をしました。
これを作ればあとは自動化・アウトソーシング化を進めるだけ。
新しく発生する業務も上記項目のいずれかに分類し対処していくので、生産性がどんどん向上する仕組みを作り上げることができました。
ワンポイントアドバイスとすれば、RPAや外部ツールを使う場合は”何ができるのかをちゃんと理解することから始める”ことです。
なんとなく業務改善できそうだからという理由でツールを導入したところで、何ができるのかがわからなければ何を改善できるのかの検討をつけることができません。業務改善したいのであれば、現存するツールで何ができるのかをしっかり理解しましょう。
【具体的活動② 自分の処理能力を高める】
自動化・アウトソーシング化が終わるとほぼ知識業しか残らなくなります。
そこからさらに業務改革を図るには自分の能力を高める以外に方法はありません。
私は
・PC業務（特にエクセル・パワーポイント）
・会議運営
・戦略策定
がメインの業務でしたので、それぞれの能力を高めるために結構なインプットをしました。
①PC業務の処理スピードアップ
エクセル：とにかく数式覚えまくる→現業で使うの繰り返し。
今はネットに膨大な数式の情報が転がっています。１工程でも削減して効率化につなげるために、検索→数式情報入手→活用をすることで応用できる幅を広げていきました。（※エクセル初心者の方はVlookUp、SumIfs、Countifを使いこなせれば合格点かと。実際にどんなエクセル作業しているのかは気が向いたら記載します）
あともう一つはVBA。全部わからなくてもいいので、基本思想は理解する。そうすればあとはコードがネットで転がっているのでそれを使いまわせばほとんど自動化できるようになります。
パワーポイント：機能を全部覚える。例えばスライドマスタの使い方。”No.〇〇ー20”のようなページ番号を一枚一枚スライドに貼り付けている人がいますが、これもスライドマスタで一発処理できます。（これもどこかで気が向けば・・・）
機能があるのに使いこなせないのは怠慢だ！！と思い込み、パワポの全てを知るまで研究しました。
②会議運営能力
こちらはファシリテーション研修に実費で参加。今までどんだけ無駄な会議してきたのだろうと心から思いました。なかなか意思決定できない、会議中に議論が空中分解する、議論が活発にならない。。。こんな状況で悩んでいた私を救ってくれたのがファシリテーション能力です。
今思うと、前述のような会議にしてしまうのは得てして私の準備不足が原因だったと反省してます。もし同じような悩みを抱えていらっしゃる方は、一度ファシリテーションの勉強をされてみることをお勧めします。
③戦略策定
これは一概に何とは言えないのですが、一例を挙げると
・ビジネスベーシック（ロジカルシンキング、クリティカルシンキング）
・マーケティング概論
・統計学
・財務諸表分析
です。
勉強しました！という話なのですが、一つアドバイスを加えると
”インプットを即時アウトプットしないと絶対身につかない”ので”アウトプットを見越して何をインプットすべきか目星を立てることが必要だ”ということです。
どの業務を改善するために、何の勉強をするのかを明確にして取り組んでみてください！（偉そうにすいません焦）
【業務改善を実行した結果】
上記内容は抜粋版ですが、徹底的な自動化・アウトソーシング化と能力の向上により毎日定時で帰ることができるようになりました。
良かったことはこれだけではありません。まず会社内での信用度が高くなったと実感しています。最初は「あいつあんなに仕事あるのに何で定時で帰れているんだ？」という疑問から始まり、周囲に実行したことを伝えていたら”ぜひ全社的に取り組もう！”ということで、業務革新リーダーに抜擢され、社長賞を受賞することができました。加えて日常業務も超スピードで対応するのでどんどん仕事が任されるようになり、現在複数のプロジェクトを任されるようになっています。（ここら辺、もうちょっと詳細書きたいのですが本業との兼ね合いでぼやけた表現になることをお許しください）
そして、家庭でもいいことは盛りだくさん。
子供達の「おかえりー！！」という元気な声と満面の笑みに迎えられて帰宅し、毎日家族と顔を合わせて食事ができ、一緒にお風呂に入りながら今日一日会ったことを話して、子供達に囲まれながら眠る。
こんな状況を嫁さんがみて「毎日早く帰ってきてくれてありがとう」と言われる。
業務改革に取り組んで本当に良かったと思います。
これからも、どんな職場になってもここで培った能力を活かして定時帰りを実現していく所存です。
そして皆さんにも、できる限り私の持ちうるナレッジを共有して、みんなでハッピーになっていけたらと思ってます！！
ご精読いただいてありがとうございます！
感想等コメント、もしくはTwitterで書いていただけると私の励みになります！
是非ともよろしくお願いします！
追記
定時帰りしたのち副業やっています。そちらnoteも興味があればみてください！
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