2024年1月に始まった「電子帳簿保存法」
電子帳簿保存法は当初、1998年7月に施行されました。
その後、時代の流れに応じて複数回の改正が行われ、2022年にも改正されていて、電子取引における電子データ保存義務化については2023年12月31日まで宥恕期間が設けられました。
これまでは、電子メールやインターネットを介してやり取りした取引情報に係る電子データ（PDFファイルや画像データなど）で発行された書類を印刷して、紙で保管しても良かったのですが、2024年1月からの取引情報については、「電子取引における電子保存の義務化」として、必ず電子データのオリジナルデータのままで保管して、必要に応じて検索できるように索引簿を組み合わせて作成するか索引できるようにファイル名をルール化して保存することが義務になりました。
●電子帳簿保存法3つの対象書類
※以下の①は必須ですが、②、③は任意の対応です。
①「電子取引」（義務。全ての事業者が対応する必要がある）
電子取引の対象書類は、電子データでやりとりを行った取引書類が該当します。
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▼国税庁の「電子帳簿等保存制度特設サイト」より引用
どのようなデータの保存が必要なの？どのように保存する必要があるの？
紙でやりとりしていた場合に保存が必要な書類（注文書･契約書･送り状･領収書･見積書･請求書など）に相当するデータを保存する必要があります。
・あくまでデータでやりとりしたものが対象であり、紙でやりとりしたもの をデータ化しなければならない訳ではありません。
・受け取った場合だけでなく、送った場合にも保存する必要があります。
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②「電子帳簿等保存」（義務ではない）
国税関係の帳簿：仕訳帳、総勘定元帳、売掛帳、買掛帳、現金出納帳、固定資産台帳など
決算関係書類：貸借対照表、損益計算書、棚卸表など
取引関係書類：注文書、見積書、契約書、領収書など
会計ソフト等パソコンを使用して帳簿や取引書類を作成、保存
③「スキャナ保存」（義務ではない）
スキャナでスキャンして電子的に保存ができますが、紙のまま保存することも可能
例）
契約書、納品書、請求書、領収書、見積書、注文書、検収書
●証憑管理システムについて
各社から、証憑管理システムがリリースされていますが、国税庁の定めるルールに従って文書管理できていることを証明するJIIMA認証（じーまにんしょう）を取得しているツールを選択することをおすすめします。
弊社が取り扱うサービスからご紹介しますと以下のサービスがあります。
大きく分けて、証憑管理を単体で導入する方法と、会計ソフトと併用して証憑管理を利用する方法の、2つのご利用方法があります。
（１）証憑管理を単体で導入する方法
PCA Hub eDOC（ピー・シー・エー株式会社）
証憑管理を単体で導入可能。PCAソフトと併せて利用すると更に便利スマート大臣（応研株式会社）
証憑管理を単体で導入可能。大臣ソフトと併せて利用すると更に便利
（２）会計ソフトと併用して証憑管理を利用する方法
スマート証憑管理（弥生株式会社）
弥生ソフトと併用が必要（利用料は年間サポート料に含む）電子帳簿保存BOX（ソリマチ株式会社）
ソリマチソフトと併用が必要（利用料は年間サポート料に含む）証憑保管オプション（オービックビジネスコンサルタント）
奉行シリーズのソフトと併用が必要（別途オプション利用料が必要）
●お金をかけずに電帳法対応
取引件数が少なく、手作業でも十分に対応が可能な場合、証憑管理システムを導入しなくても、手作業で電子帳簿の保存に対応する方法もあります。
以下のいずれかの⽅法でも、電子帳簿保存法の検索機能を確保していることになります。
表計算ソフト等で「索引簿」を作成する⽅法
表計算ソフト等で索引簿を作成しておいて、必要に応じて、表計算ソフト等の検索機能を使って電子帳簿を検索する方法です。
重要なポイントとして、「規則的なファイル名」で電子帳簿ファイルを整理する必要があります。
データのファイル名に規則性をもって「日付・⾦額・取引先」を⼊⼒し、特定のフォルダに集約しておくことで、フォルダの検索機能が活⽤できるようにします。
（例）2021年1月31日 ㈱霞商店からの110,000円の請求書なら
「20210131_110000_㈱霞商店」
※ 税務調査の際に、税務職員からデータのダウンロードの求めがあった場合には、上記のデータについて提出します。
具体的な方法は以下の通りです。
①表計算ソフト等で索引簿を作成する方法
表計算ソフト等で索引簿を作成、表計算ソフト等の機能を使って検索する方法です。索引簿のサンプルは、国税庁ＨＰに掲載されています。
※参考資料（各種規程等のサンプル）ダウンロード 国税庁HP
②規則的なファイル名を付す方法
データのファイル名に規則性をもって「日付・金額・取引先」を入力し、特定のフォルダに集約しておくことで、フォルダの検索機能が活⽤できるようにする方法です。
上記の電子帳簿ファイルイメージの、ファイル拡張子「.pdf」（PDFファイル）、「.msg」、「.eml」（メール本文ファイル）は、拡張子を表示する方が確認しやすくなります。
※Windows11でファイルの拡張子を表示させる方法
PDFファイルの表示は、Acrobatをインストールしなくても、Webブラウザで表示が可能で、Windowsの場合、Edge、Macの場合は、Safariで表示することができます。
メールファイルの表示は、「.msg」は、Outlookで表示して、「.eml」は、各種メールソフトで開くことができます。
税務調査の際に、税務職員からデータのダウンロードの求めがあった場合には、上記のデータについて提出します。
電子帳簿保存は今後も継続して行く必要がありますので、皆さんの会社で無理のない電子帳簿保存をしましょう。
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