見出し画像

GoogleGeminiの新機能を徹底解説！Gmailやスプレッドシートでの活用法と制約

SAMURAI Biz | 生成AI情報発信局

最近、GeminiがGoogleWorkSpaceに実装されたのをご存知でしょうか？
Gmail、スプレッドシート、ドキュメント、ドライブを利用する際、Geminiに指示していろんなことができるようになりました。

今回は、各ツールにおいてどのようにGeminiが活用できるのか、実際の使用例を交えて解説していきます！

Googleユーザーは必見の内容となっておりますので、お見逃しなく！

今回の担当

なお、こちらの記事の内容はYoutubeでも公開しておりますので、ぜひあわせて御覧ください！！

GeminiをGoogleWorkSpaceで使う方法

現状、GeminiをGoogleWorkSpaceで使う機能はベータ版でリリースされています。
個人の方が使うには「Google Workspace Labs」にサインアップすれば無料で使えるようです。

GeminiをGoogleWorkSpaceで使う場合の活用事例

1. 【活用事例①】Gmailの要約や返信文の作成

Gmail上での主な活用事例は「メールの要約」と「返信文の作成」です。たとえば、長いやり取りが続くメールスレッドを要約させることで、重要なポイントをすぐに把握できます。

また、要約に基づいて返信文を作成することも可能です。ただし、メールの「送信」はジェミニ自身では行えないため、作成された返信文をコピーして自分で送信する必要があります。

ただし、ジェミニはメール内容の読み取りに特化しているため、「メールの削除」や「スターの付与」など、直接的な操作はできないようです。

ただ、メールの文章の要約などをGmailの画面上でできるようになるだけでも、読み返す手間などが省けるのでかなりの業務効率化に繋がりますね！

2. 【活用事例②】スプレッドシートで関数の提案を依頼する

スプレッドシートにおいては、Geminiが関数の提案を行う機能が便利です。たとえば、売上データをもとに金額に応じたランク付け関数を作成する場合、ジェミニに関数をリクエストするだけで適切なものを提案してくれます。

生成された関数はコピーしてセルに貼り付ければ、即座に利用可能です。
関数はすべてを自分で覚えるは難しいので、こうしてスプレッドシート上で提案してもらえるのは非常にありがたいですよね！
検索の手間も省けるので、これはかなりの時短になるのでないでしょうか？

ただし、Geminiは関数を提案するのみであり、「セルへの直接入力」や「シートのコピー・削除・書式変更」といった操作はできないので、セルへの代入は自分で行う必要があります。


3. 【活用事例③】Googleドライブで要約や検索を依頼する

Googleドライブでは、Geminiを使ってフォルダ内のファイルの要約や検索が可能です。
たとえば、指定したフォルダ内に保存された書類について、要約情報を提供してもらうことで、内容をざっくり把握するのに役立ちます。
特に他人が作成したフォルダ内のファイルを確認するときって、どんなファイルが格納されているか見ないとわからないから、要約してくれると便利ですよね。

また、通常の検索機能とは異なり、Geminiは「営業部の資料を検索して」といった自然な言葉で検索することができます。ファイル名が曖昧な場合でもニュアンスで検索できるのが強みです。

ただし、フォルダの作成・移動・コピーや名前の変更など、ドライブのファイル操作には対応していないため、こちらも情報の参照に特化しています。

4. 【活用事例④】Googleドキュメントで要約と文章レビュー

Googleドキュメント上でのGeminiの機能には、「文書の要約」と「レビュー機能」があります。
長い提案資料や会議議事録など、他人が作成したドキュメントを要約させることで、必要な情報を効率よく抽出できます。これまでは、別のAIツールにコピー＆ペーストして要約してもらう手間がありましたが、ドキュメント上で直接実行できるようになった点が大きなポイントです。

また、Geminiにレビューを依頼することで、内容に対する改善提案をもらうことも可能です。

ただし、ここでも「ドキュメントの直接編集」は行えないため、Geminiの提案内容を手動で修正する必要があります。


5. まとめ

GoogleのGeminiは、Gmail、スプレッドシート、ドライブ、ドキュメントといった主要ツール上で、ユーザーの作業効率を高めるAIアシスタントとして非常に役立ちます。各ツールごとに要約、返信作成、関数提案、レビューといった補助機能を提供し、手間を大幅に省けるのが魅力です。ただし、現時点ではメール送信やドキュメントの直接編集などの操作は行えず、情報整理や提案に特化しているという制約があります。

今後、AIアシスタントとしてさらに機能が追加される可能性も高いため、今のうちにジェミニの使い方に慣れておくとよいでしょう。生成AIの進化に合わせて、ユーザー側もAIを使いこなすスキルを磨くことがますます重要になりそうです。

SAMURAI では、GASやChatGPTについて学べるレッスンを提供しています。
初心者でもわかりやすく、自動化に必要な知識を段階的に習得できるので、是非チェックしてみてください！

業務効率の向上と、より創造的な仕事への時間の確保につなげましょう！
今回の記事を参考に、皆さんも自社の業務に合わせた自動化にチャレンジしてみてくださいね！