「DX化推進社労士」の提案！身近なツールから始めるデジタル化
近年、「デジタル化」や「DX（デジタルトランスフォーメーション）」という言葉がどの業界でも聞かれるようになりました。社労士業界も例外ではなく、DX化に関する取り組みが注目されています。この業界では、DX化というと「システムに詳しい」や「最新のツールを紹介できる」といったイメージが先行してきましたが、私は、それだけでは不十分だと考えています。
デジタル化を進めるにあたり、私が大切にしているのは、「今すぐ使える身近なツールで始める」という考え方です。特別な準備や高価なシステムを導入しなくても、手元にあるツールを活用することで、無理なく取り組みをスタートできます。
１．システムに頼らない専門性と、システムを活かす力を持つ社労士の役割
社労士事務所内での業務のために、就業規則作成システムや給与計算システムを導入することは珍しくないと思います。これらのシステムの導入は業務を効率化してくれる、とても効果的な選択肢です。お客様とのデータの共有も簡単にできるようになり、社労士と顧客、双方にとって多くのメリットがあります。
ただ、もしシステムを使わなかったとしても、専門知識とスキルを駆使して規程作成や給与計算の仕組みを構築することはできます。たとえば、WordやExcel（またはGoogleドキュメントやスプレッドシート）を活用すれば、十分に就業規則を整備し、給与計算を行う仕組みを作り上げることが可能です。
Excelを使えば給与計算のテンプレートを作成したり、条件に基づく計算式を組み込むことで、法令に適合した計算が行えます。また、Googleフォームを利用すれば、従業員のヒアリングや情報収集の効率化も簡単です。これらはシステムがなくても実現できることであり、むしろ、システムを利用する上でも基本知識、基本スキルとして必要だと思います。
「システムがあるからできる」のではなく、「システムがなくても成果を出せる」ことが、専門家としての真価ではないでしょうか。そして、そうした基本的な力を持ちながら、必要に応じてシステム導入をサポートできる社労士こそが、これからの時代に求められる存在だと思います。
２．社労士事務所の取り組みから企業支援へ
ここまで社労士事務所が、自身の業務効率化を図るため、また、お客様の利便性のためにシステムを導入したり、仕組みを構築したりすることについてお話ししてきました。それと同じように、企業が自社の課題解決や効率化を目指してシステムを導入する場合にも、正しい選択と準備が必要になります。特に、企業が導入するシステムは、その運用が適切でなければ効果を発揮できません。
こうした状況において、社労士は自らの経験を活かし、企業へのシステム導入を支援する役割を果たします。法令順守や業務の効率化に直結するため、とても重要な業務です。中でも、勤怠管理システムは多くの企業にとって関心が高く、導入の際には慎重な対応が求められます。
３．企業への勤怠管理システムの導入を支援する前に
近年、勤怠管理システムの導入を検討する企業は増えてきていますが、その初期設定には労働基準法や関連する法律の理解が不可欠です。ここで社労士が果たす役割は大きく、企業の実態に即した設定を行うことが重要となります。
ただし、いきなり勤怠管理システムを導入し、その仕組みが十分に理解されないままでは、システムを活用しきれないケースもあります。また、企業の規模が少しずつ大きくなるほど、導入には多額のコストがかかる傾向にあるため、特に中小企業では財務面も考慮した慎重な判断が求められます。
このような場合、例えばですが、Googleフォームとスプレッドシートを活用した低コストな勤怠管理の仕組みを構築することができます。Googleフォームを利用して従業員が出退勤時間を打刻し、それをスプレッドシートで集計・分析する方法です。あくまで一例に過ぎませんが、この仕組みでも、厚生労働省が定める労務管理要件を満たすことが可能です。
まずはこのような基本的な仕組みを整えることで、紙管理や誤った管理から脱却し、生産性を向上させることができます。そして、運用の効率化やさらなる拡張性が必要になった段階で、高度なシステムを導入するのが理想的な流れではないでしょうか。
４．デジタル化で、企業と従業員にとってより良い未来の実現へ
DX化の推進は、単に業務効率化を目指すものではなく、働き方や業務フローを見直し、企業や従業員にとってより良い環境を整えることが目的です。だからこそ、私は「まず手元にあるツールでできることから始める」ことを提案し、それを支援する取り組みを広げていきたいと考えています。
また、その先には、より便利なシステムやツールの導入を視野に入れた提案やサポートも必要です。そのために必要な知識とスキルを持ち、システムの進化と共に成長し続けられる社労士でなければなりません。
無理のない形でデジタル化を始め、徐々にその幅を広げていく。そうした流れが、結果として企業にとっても働く人々にとっても負担の少ない形になるのではないでしょうか。
これからも、お客様の課題に寄り添いながら、業務改善やデジタル化を通じて、より良い未来を共に作っていきます。
最後までお読みいただき、ありがとうございました。
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