外国人が転職するときに必要な書類【退職証明書】～在留外国人＆外国人支援者向け～ニュースレター＃10
外国人が転職する際に必要不可欠な書類、
それは「退職証明書」です。
入国管理局で在留資格の変更や就労資格証明書の交付を申請する際に添付書類として必要になるからです。
なぜ入国管理局が退職証明書を要求するのか
それは入管法において、当該在留資格に係る活動を継続して3ヶ月以上行っていない場合、在留資格取り消しの対象になるからです。
（ただし、当該活動を行わないで在留していることにつき正当な理由がある場合を除きます）
入国管理局は入管法のルールを守っているのかどうか。
会社を退職してから転職先が決まるまでの期間を確認したいのです。
在留資格の取り消し対象になる3ヶ月以上経ってから転職先が見つかったような場合は、退職してからなぜそれだけの期間が開いたのか合理的な理由を文書で説明する必要があります。
「就職活動をしていた」
などの理由がある場合は、合理的な理由があると考えられますので、その間の生活費はどうしていたのか。
いつどこへ面接に行ったなどの就活の記録（証拠資料）を用意します。
退職証明書の記載内容
退職証明書は労働基準法第22条に従って作成します。
使用期間（会社に在籍した期間）
業務の種類（職務内容）
地位（役職）
賃金
退職の理由（解雇の場合はその理由）
上記の5点のうち、記載を除外してほしいと本人から要求があれば、その部分は記載を除外して退職証明書を発行しなければなりません。（解雇の場合の理由など、記載を除外してほしいと申し出があった場合はその旨を記載してはいけません）
しかし、外国人に発行する退職証明書については
・入社日・退職日・職務内容
の3点は必ず記載するようにしましょう。
入国管理局が確認したいのはこの部分だからです。
大切な部分が抜けていると、結局、再発行することになり余計に手間がかかってしまいます。
そのほかに大切な部分は、外国人の氏名や生年月日は在留カードと同じ表記にしましょう。
社内では管理上、読みやすくカタカナで表記していることなどもあるかもしれませんが、同一人物なのか確認に手間がかかってしまいます。
退職証明書のひながたを公開しておきますので、必要な方は会社に提出して必要事項を記載してもらいましょう。
ちなみに、外国人社員が退職したとき基本的には日本人の退職と同様の手続きが必要となります。
例えば、ハローワークに提出する「雇用保険被保険者資格喪失届」などが該当します。
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