Notionのタスク管理をOpsGuideで快適に！ ~Slackとの連携も密に~
こんにちは！次世代の業務フローで業務の世界観を変える、PORTAMENT代表の羽田野（ハタノ）です。
弊社では、業務フローベースであらゆる業務の自動化と管理統括を同時に叶える”OpsGuide”（オプスガイド）というシステムを作っております！
はじめに
弊社ではNotionを使ってタスク管理やドキュメント管理をしています。
Notionは非常に便利で、使いこなせると非常に優秀なツールなので、同じように使っている方は多いのではないのでしょうか？
両方とも非常に便利である一方、タスクの状況のアップデートを漏れたり、アップデートしたことを通知することが漏れたりと、コミュニケーションミスなどが発生してしまうことがどうしてもあります。
今回は、OpsGuide（オプスガイド）を用いて、NotionとSlackをより快適に使う流れを解説していきたいと思います！
フロー全体の概要
今回は、以下の4つのフローで、NotionとSlackでのタスク管理を効率化する機能を実現します！
Notionのタスクが起票されたら自動的にSlackに通知を行うフロー
Notionのタスクが完了ステータスになったら自動的にスレッドに完了通知を行うフロー
Slack上のやり取りから自動的にタスクを起票するフロー
定期的なタスクのリマインドをするフロー
事前準備
Notion側の準備
タスク管理のためのデータベースを準備しておいてください。そのデータベースには、ステータスおよび、Slackのタイムスタンプを保存するためのテキスト項目を作成しておいてください。
Slack側の準備
Slack側は、通知をするためのチャンネルを用意しておいてください。
各フローの詳細
それでは、各フローの詳細を記載していきたいと思います！
1. Notionのタスクが起票されたら自動的にSlackに通知を行うフロー
まずは、Notionのタスクが起票されたら自動的にSlackに通知するフローです。フローは次のようにアクションを配置しましょう。
Notionのデータベースレコードの作成を定期的に検知し、作成されたレコードごとにループをしてSlack通知をします。
通知したあとに後続のタスク完了の通知をするために、タイムスタンプをNotionタスクに記録しておきます。
ここまでできれば以下のように、タスク起票の通知がSlackに通知されるようになります。
こうなりますと、Slack上で全てやり取りできますので、Notionタスク上でのコメントに気づかなかったりすることもなくせますし、やり取りもSlackを追えばいいだけですので、検索性も非常に良くなります！
2. Notionのタスクが完了ステータスになったら自動的にスレッドに完了通知を行うフロー
次に、Notionタスクのステータスが完了になったことを検知して、自動的にスレッドの完了通知を行うフローを作成します。
下記のようにアクションを配置してください。
また、ここではNotionのステータスの完了以外にも、タスクの名称が更新されていたら、Slack上に通知されたタスクの名称も変更するようにしておきます。
こうすることで、Slack上での通知とNotionの実際のタスクの名称のズレをなくすことができます。
ここまでの設定ができていますと、Slack上にNotionのタスクを完了にした場合、通知が飛ぶようになります！
タスクが完了したということの通知漏れもなくなりますね！
3. Slack上のやり取りから自動的にタスクを起票するフロー
Notionでのタスクの起票や、完了通知などができるようになりましたが、実際にタスクが発生するケースとしては、いきなり起票する場合もあれば、Slackでのやり取りの中から起票したいとなるケースもあります。
そこで、今回はSlackのスタンプを付与したら、そのスレッドの内容を取得して、タスク化する機能を作りましょう。
実行フローは以下のとおりです。
生成AIを活用することで、Slackの色んな会話からタスクに変換することができます。また、それを直接Notionに起票することができますので、会話→タスク化までのやり取りがシームレスに行うことができます。
4. 定期的なタスクのリマインドをするフロー
最後に、タスクが完了できていないものについては、定期的に通知するようにしましょう。
Notionから定期的にタスクのステータスが完了でないものかつ、期日が今日のものを抽出して通知することで、期限切れのまま放置されているものがないかを確認させることができます。
最後に
今回は、OpsGuideを活用して、SlackとNotionを使ってのタスク管理をより効率的に行う方法をご紹介させていただきました。
是非、この他にも様々なフローを作成したり、これらをベースにより発展したフローを作成してみてください！
OpsGuideは、無償でトライアルいただけますので、是非ともフォーム（ https://www.opsguide.cloud/registration ）よりお申し込みください！