見出し画像

#8 Googleサイトで職員ポータルをつくる／ITド素人がGoogle無料アプリで業務管理システムを作る！

ちゃー

やっぱり一個にまとまってると楽よね

前回までに以下のものを作ってきました。

でも作っただけではウチの職員は使いません。
個別アカウントにリンクを送ったとて、ウチの職員は業務改善に協力する気などないので、お願いしても（自分の領域にない）他人の作ったよくわからんものに絶対手を出しません。

なので、これら作ってきたものを一箇所に集約し、職員だけがアクセスできるポータルサイトをGoogleサイトで作成しました。
（各システムの操作説明、ヘルプ付き）

わかりやすく手が届いて使えるところにあれば使うのでね。

【やったこと】

  • ページ配置と構成の考案

  • 便利ツールの考案と作成

  • アクセス制限の付与

【どういう感じでやったか】

ページ配置と構成の考案

まずはポータルサイトの構成を考えるところから始めました。
（これと同時に利用者用ポータルサイトも作成しています。詳細は次回で）

TOPページから全てのシステムにアクセスしたい。
これだけじゃ用が足りないからいくつかページを追加したい。と思ったので

  • システムへのリンクボタンと注意事項・操作マニュアルを格納した個別ページ

  • 利用者用の昼食注文シートを閲覧・編集できるページ

  • 利用者用PC一覧（スペック、使用可能ソフト、使用アカウント、使用者名、配置場所）ページ

  • エラーに関するヘルプページ

  • 自分専用の指導担当（支援記録、教育計画、演習課題など）ページ

↑のページを作りました。構成は以下。

ワイヤーフレームっぽいのは以下。

TOPページ
個別ページ

TOPページにリンクボタンは置かなかったのですが、自分用の仕事ページも作りました。
専用（指導担当）ページを作ったのは業務の透明化を図ったためです。

　どういう教育指導計画を立てているか？
　個々の利用者の教育状況はどうか？
　利用者全員の作品一覧（担当じゃない分も全部）
　SNSやブログなどのアップロード計画はどうなっているか？
　新しい教育コース（専門外）の教育フロー立案書
　各種広報用サイトへのリンク
　デザイン課題サイトへのリンク（別で作った）
　etc.

職業指導以外の仕事も大量にぶん投げられているので、進捗や中身がわかるよう職員全員の閲覧を許可しています。

もう一人の職業指導担当のは作ってません。頼まれてないし。

便利ツールの考案と作成

作ったシステムだけでなく、あったら便利そうなツールをいくつか作成してリンクボタンを置いたり埋め込んだりました。

  • 事業所の休業日がわかるカレンダー

  • 利用者用PCのスペック、ソフト、使用アカウントなどの一覧

  • 利用者の昼食注文一覧

  • 利用者の出勤日一覧

  • 福祉の方で必要らしい月末締めの利用者出勤簿

  • 本日の利用者打刻状況一覧

サイトへの埋め込みは表示範囲を指定して不要なものが見えないようにしています。

<iframe
 src="埋め込みたいシートリンクwidget=true&amp;headers=false&gid=0&range=表示したい範囲"
 style="width: 100%; height: 100%;">
</iframe>

アクセス制限の付与

個人アカウントでシステムにアクセスしたときに関数などを間違って消されないよう、あらかじめ各システムの各ページには、指定箇所を除いてロックをかけておきます。
（システム内部の編集ができるのは共用アカウントのみ）

職員のみアクセスできるよう、事前にきいておいた各職員の仕事で使うGoogleアカウントにアクセス権限を付与しました。

あとは職員個別にPCを一瞬借りて、Google chorome開いたらポータルが開くように設定しておしまい。
リンク送っても絶対ブクマしないで流されるんですよね。

今回はこんな感じ。
次は利用者がタイムカード打刻や昼食注文などをするためのポータルサイトを作った話をしたいと思います。

よければまた見てくださると嬉しいです。

今日はこのへんで。ありがとうございました。

いいなと思ったら応援しよう！