チームのみんなが簡単に使えるツールを作りたい
業務に使う在庫管理表のフォーマットを変える
いつも繰り返しやっている作業を楽にやりたい。間違いのないようにしたいという思いからDXの勉強を始め、チームのみんなと話すうち、業務のベースとなる在庫管理表を一新したいと新しいフォーマットづくりに取り組んでいます。現在の在庫管理表の内容を分解、改善したいポイント・自動化したいポイントをパーツパーツで分解して考え、自分のやるべきことを整理。
目標は２つ
①フォーマット・ルールを整備
②自動化でできる簡単ポイントを作って業務にかかる時間を短縮する
とりあえず出来上がった在庫管理表
ベースとなるフォーマットにVBAを組み込んで、PowerAutomateDesktopで取得したデータを合体。ベースのシートでVBA作動させ、VLOOKUPでデータを転記する形にしました。
ベースとなる新在庫管理表
みんなが使っている在庫管理表を比較。
もともとはフォーマットがあったのですがみんながカスタムしているので部門分のフォーマットがあります。共通の要素の確認・不要項目の削除・あったら便利な項目追加を自分なりに整理。なんとなく頭にあったので、サクッとできるさと思っていたのですが、甘く見ていました。とりあえず何とか形に。
PowerAutomateDesktopって簡単に自動化できるツール！！
って思っていました。「簡単に」・・・ではなかった。
ネット検索や動画を見て一緒に同じように作っているはずなのに・・動かない。エラーばっかりで先に進まない。しまいには立ち上がらなくなる・・・
１度に全部とおもうからむずかしいんだな！作業ごとに細かく分けよう！と始めたら、自分のフローがどんどん増殖。いろいろ触るうちに何をつくっていたかわからなくなり、動いていたものを消してしまったり、同じようなテーマを何個も作ったり・・・
できればすべてPADで完了したかったのですが取り組むうちにPADの利点・難点もわかり、VBAとの組み合わせが一番いいと判断。
とにかく思うように動かない。動画の見本の動作はできても自分のことに置き換えるとたちまちストップ・・かなり苦戦しました。
何とか自動化ポイントできました
メール添付ファイルの自動保存
特定のルールに基づいて送られてくるメールの添付ファイルを自動保存・指定のフォルダにまとめる
→パワーピボットを使って１つのシートにまとめ、ベースのファイルに新シートを追加
社内システムのデータを自動で取得・ベースのシートに貼り付け
社内システムに入ってデータを取る。始めた当初は苦労したけど今では無意識にボタンを押していたのですが今回PADに取り組むにあたって複雑なシステムであることを実感。
チームのみんなに試してもらってフィードバックをもらう
今回は集まってもらうのではなく、事前にベースを送付、時間のありそうなタイミングで声掛けをして内容の確認・自動化ポイントを見てもらう形式にしました。
ベースのシートについて
🦊見づらい・セルの表題のとこ色分けされてないからどこに何があるかわかりにくいよ・・・・
（一応分けていたのですが、薄い青・緑にしていたので違いが分かりづらかった・・）
🐭私の使う項目ないな。今の在庫表にはないんだけどね、必要だったから最近変えたんだよ。追加してもらえると嬉しいな。
🦊私使わないとこありますけど残すだけなら問題ないですよ。決まったら各項目の使い方説明欲しいですね。
等々、ベースシートへのご意見多々。再度皆様から頂いたポイントこれから修正します。前回みんなに話して１か月もたたないうちにフォーマットが変わっていることに驚愕・・・。運用前に簡単なマニュアルと詳細の解説も必要だなと改めて実感。
自動化ポイントについて
実はここはうまくデモをできず・・・・さっきまでできていたのになんでー！な状況。私自身焦ってしまったため間違えて未完成ポイント開いちゃったり、保存フォルダ間違えたり。なんとか見てもらえたポイントと「ここはホントはどうしたかったか」を口頭説明でご理解いただくよう努めました。
🐧やっぱりさ、この短期間で項目全部揃えて使えるとこまでは難しいと思うよ。それよりも最低限のラインを揃えて、全部門データが合体できるようにするとかの形を作ってもらうほうが使いやすい気がする。
🐶自動化ってできたらいいけど、何かの拍子に動かなくなって、直し方わからなくてそのまま使わなくなる・・・ってならないかなと思うよ。メールのデータも送り主に内容徹底どこまでできるかなー。
🐼この項目自動取得してくれたらうれしいなー。結構面倒だもんね。
🐱最後の１つのシートにまとめるところは今のままでいいね。更新頻度が違うからね。全部自動化されると逆に使いづらくなる。
ここから立て直していきます
今回プレゼン不備もあり厳しい指摘もありましたが、「フォーマットを揃える」ことにはみなさま一定の評価をしていただいているようで、ねぎらいの言葉もいただきました。フィードバックいただいたポイントを修正・使いづらくなっている箇所の修正をして、再度皆さんに見てもらおうと思います。上司の「調子どう？」にはやく「ばっちりです！」と答えられるようになりたい！
