参加者から誉められる会議の進め方

　社内やお客様との会議を以下の要領で準備、実施すると誉められるかも知れません。

個人的な見解ですが、是非お試しあれ！

<全体のポイント>
■会議は1時間で終わるように準備し、当日のタイムスケジュール管理を行う。
■事前準備資料は、24時間前に送付する。
■議事録は、24時間後に送付する。

　今後の会議開催案内については以下の事項を必ず明記し、説明資料は事前に添付するよう心がける。

　会議の目的、趣旨が明確でないまま出席を要請されては会議出席の意味がない。会議の効率化を図る意味で、必ず実施する。

主催者の会議運営上の心がけも実施するようお願いする。

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１．日時：
yyyy/mm/dd  xx:xx-xx:xx
終了時間を明確に書く。

２．場所:
○○会議室
３．出席者：
・出席者の選定には十分注意する。
・出席者は会議の目的に沿った必要かつ十分なメンバーを選定する。
・出席要請を受けた場合には、会議の趣旨を十分に認識し、会議の議論に参加する。
・一言も発言しない会議は、今後出席不要であると判断してもよい。
・出席した場合には、会議での結論に従うと共に、出席できなかったメンバーへの
情報伝達を積極的に実施する。
・出席要請を受けた場合でも、会議の趣旨からはさらに上位の判断が必要であると考えた場合には、開催前に上位に相談し、出席の可否、決断への権限委譲など
必要な対応を明確化して、会議に臨む。
・決断する権限がない場合には、会議への出席の意味がないと考え、欠席を連絡し、時間の有効活用を心がける。

４．会議名：
○○○会議

５．会議の目的：
この会議で何をしたいのか。アウトプットは何か。
(例)ｘｘを決定する
(例)ｘｘへ向けてスケジュールを確定したので関係各位の承認を得る

６．資料
・必要資料は事前に添付し、会議開催に向けて事前に内容を確認しておくことを前提に会議を進める。
・会議の効率化のために必ず準備する。
・ただし、膨大な資料を添付することは避ける。
・議論に必要十分な資料を整理し、添付する。
・以前の継続会議であれば、資料の変更点を明確化する。

７．その他会議運営上の注意事項
・会議招集案内：1週間前には出席者に上記内容を伝達する。
・このために、必ず前週末に翌週の計画を整理し、会議開催案内を徹底すること。
・突発的な会議の開催はできるだけ避ける。
・特に、他部門、上位への案内は早めのスケジュール確保を心がけてください。
・会議運営の効率化：出席者各自の貴重な時間を確保することを念頭において、1時間を目安に、主催者は議事進行を心がる。
・進行を見て議論を打ち切り、再検討への決断、別の議題の議論など責任を持って時間管理を行う。
・主催者は必ず、会議終了時に出席者に対して、出席に対する御礼を述べると共に、会議での決定事項、課題、Follow事項を確認し、誰が、何時までに、何を、どのように対応するのかを確認する。
・会議議事録：必ず会議開催当日中に議事録を作成し、関係各位に内容の確認し、要Follow事項などを確認してください。
・他部門の召集の場合には緊急の場合を除き、就業時間外の開催は極力避ける。