【協力隊日記】報告書と活動計画表について

隊員は任期中に活動報告書や計画表、状況表、結果表の提出をすることになっています。今回はそれらについてまとめたいと思います。

まず派遣前訓練でJICA海外協力隊ハンドブックが配布されます。ここには協力隊活動、任国での生活に関わる事が全てまとまっています。データ版もあるので便利です！

任国には冊子でなくデータ版がオススメ

本題ですが、協力隊は派遣期間中に、JICA事務所へ報告書や指定添付書類を提出することになります。報告書はJICA図書館にて外部公開されています。訓練所のPCでも検索、閲覧ができるようになっています。

【報告書を作成する目的】
1. 現地での隊員活動の記録と自己管理　
2. 事業関係者間での情報の共有と活用
3. 国民に対する隊員活動の紹介

長期派遣の場合は、第1号〜５号まで赴任3ヶ月、6ヶ月、12ヶ月、18ヶ月、24ヶ月のタイミングで提出することになります。

報告書の記載内容は決められた項目に沿って、指定書式(Excel)にうちこみ、データで提出することになります。なので殆どの隊員は任国にノートパソコンを持っていきます。後述する報告会の資料作成なども必要になってくるのでPCがないとかなり不便かもしれません。しかし任国によっては隊員ドミトリーがあり、そこに隊員が自由に利用できる共有パソコンがあることもあるので、赴任前に確認した方がいいです。

また報告書に合わせて、添付書類として下記書類を提出することになります。

3ヶ月時⇨基礎情報シート
6ヶ月時⇨活動計画表
12,18ヶ月時⇨活動状況表
24ヶ月時⇨活動結果表

報告書の下部にJICAへの要望を書く欄もあります。提出後は再提出などの指示がなければ承認され、後日JICA事務所からのコメントが届きます。

報告書の記載内容はこちら⇩
協力隊に興味ある方や赴任前の方は是非歴代の先輩方の報告書を見てみるのも良いかもしれません。活動のことはもちろん、任国事情などのリアルな情報が分かります。

個人的に、報告書や計画表の提出に大きな意味を感じていて、毎回かなり力を入れ、全ての項目を文字数いっぱいに詰めて提出しています。

その理由は2つあり、1つ目は自分の活動を見直す機会になるからです。自分が感じたことや学んだこと、配属先との関係や活動内容など改めて文章にすると課題が明確になったり見通しが立ちます。また自分が過去に書いた文章を見直すことで初心に戻れたり活動や自分の変化にも気付くことができます。とても役立つツールだと感じています。

2つ目はいつか他の人の役に立てるものにしたいためです。私もこれまで色々な方の報告書を拝見させていただきました。報告書には隊員の葛藤や苦悩、失敗、成功事例なども書かれており、例え国や職種まで違えど隊員の心得や活動の進め方、任国での過ごし方などを参考にさせてもらっていました。なので私の後任への引き継ぎはもちろん、全く他の隊員の方がもしかしたらいつか見てくれるかもしれないと思うと、良いことも大変なことも赤裸々に、そして時間をかけてしっかり書き上げたいなと思っています。

私は今月でエジプトにきてちょうど半年になりました。
エジプトの場合は、赴任6ヶ月で提出する活動計画表について、配属先、JICA事務所(ボランティア調整員とナショナルスタッフ)、そして本人の3者で面談、合意が行われます。

JICA事務所スタッフが来る前に、配属先と活動計画について話し合ったものを仮提出して、それを元に面談をしました。なので計画書については確認程度で変更はありませんでした。また、6ヶ月はおおよその目安なので、私は5ヶ月目くらいで計画書を作成し面談日の調整をお願いしていました。
個人的に2年間の活動のうち、1/4が終わってから活動計画立てるのか〜という感覚なので、その後の変更も可能なのであれば早めに配属先とその手の話はした方がいいのかなとも思っていたからです。


面談の際に調整員の方が先日の活動を見て私がゲストでなくNGOの皆さんの一員として見えたと言っていただき、私にとってまず初めはそこを1番大切にしていたので本当に嬉しかったです。また活動の目的や内容がより明確になり、今後の見通しも立ちました。

何事もすぐやらないと気が済まない性格なので、面談が終わって帰宅してすぐに報告書と活動計画表を微修正して本提出しました。

ちなみに活動計画表は配属先との共有もあるため、日本語と英語もしくはアラビア語で2つ作成します。

一方でマダガスカル派遣の時は、6ヶ月目でのJICA事務所員の訪問、面談はなく、1年のタイミングで配属先とJICA事務所での中間報告がありました。
エジプトは中間報告はJICA事務所のみだそうです。
JICA事務所によって違うようです。

帰国前に実施する最終報告会は、配属先とJICA事務所の両方になります。基本的に隊員が活動内容や成果などをパワーポイントで資料をまとめてプレゼンテーションをします。先輩隊員の報告会に参加すると、雰囲気が分かるので参加するのもオススメです。活動の参考にもなります。エジプトではJICA事務所に行かなくても、オンラインで聞くこともできます。

通常の活動に加えて、サマーキャンプ、NGO設立記念パーティー、活動計画の面談、そして他隊員の訪問など怒涛の日々がようやく落ち着き肩の荷が下りた感覚です。体力は何とかなりますが、最近の色々なプレッシャーはかなりメンタルにきていましたが超えた〜！

今週は休日もなくて、心身疲れてるはずなのに不眠症のおかげでまともに睡眠も取れずヘトヘトでしたが、中間らへんでサッカーみんなで見て日本食たべての会があってそれを楽しみに頑張れたしその後も余韻で頑張れたのでありがたかったです。

自分のルーティンにどっぷりはまってる毎日も安定してていいですが、ふいに誰かと話すと自分で勝手に固めてる頑固な思考が緩んでホッとしてる自分がいたり、普段対エジプト人だと口にして言わなきゃ分からない、伝わらない環境の中で言いにくいことだって沢山あって…
だから言わなくても分かってもらえるって嬉しいんだなって感じました。

そしてついに明日から20日間の任国外旅行に行ってきます！任国外旅行の日程を決めたのはだいぶ前なので、上記のイレギュラーな予定は想定してなかったのですがたまたま偶然にもちょうど全てが綺麗に終わったタイミングなので気兼ねなく過ごせそうです。

気分転換しながら今後のことも色々考えたいなぁと思っています。

任国外旅行のこともボチボチ書いていきます。

最後まで読んで頂きありがとうございました！