会議の進め方
このブログは、日々書いている職場内（就労移行・自立訓練の事業所2箇所）ブログの中からnoteで公開できるもののみ、シェアさせていただきます。noteの皆さまにとって少しでもご参考になれば嬉しいです。
（5/25職場内ブログ）
おはようございます。
緊急事態宣言は、どうやら再延長になりそうですね。
利用者の方や就職した人の余暇にどれくらい影響があるのでしょうか⁇
我慢しすぎることなく、うまく発散したり、新しい楽しみを見つけたりされてるんでしょうか⁇
個人的には、とても気になっています。
>皆さま
利用者の方や就職した人の様子を気にかけてほしいですし、我慢してストレス感じてる人は、違う楽しみが見つかるよう一緒に考えてもらいたいです。
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▼会議の進め方
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さて、今日は会議の進め方について。
主に、サビ管と正職員向けです。
ただ、ケース担当をする嘱託職員の皆さんは、面談などで活用できることもあるかと思いますので、自分に置き換えながら読んでもらえたらと思います。
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▼会議のオーナーと司会進行役
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会議には、オーナーが存在します。
オーナーはその会議を一番気にかける人で、開催の頻度、議題の検討、会議後のフォローやタスク処理の進捗把握など、オーナーというか会議の総責任者といった感じです。
正職員会議のオーナーは僕ですし、内部ミーティングや職員会議のオーナーはサビ管、ケース会議のオーナーはケース担当者であると思います。
また、オーナーは司会進行を兼務することが多いように思います。
先ほどの正職員会議や内部ミーティング、職員会議はオーナーが司会進行を兼務し、議題に沿って会が円滑に進むように努めます。
ケース会議については、ケース担当が司会進行をすることもあれば、サビ管が担うこともあるでしょうか。
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▼会議の一般的な流れ
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会議には、いくつか役割があります。
「情報共有」「ディスカッション」「意思決定」など、会議開催の目的は会によってさまざまかと思います。
正職員は意思決定の会議であり、職員会議は情報共有と意思決定の両方の意味があり、内部ミーティングはディスカッションって感じです。目的ごとに司会進行の進め方も違うので、この辺りは正職員の皆さんを中心に、ぜひ覚えておいてもらえたらと思います。
さて、会議の一般的な流れですが、僕個人的には以下の流れで進めるのが良いと思っています。
1.議題の検討
2.会議前に議題を共有（2〜3日前にできると理想）
3.会議当日の司会進行
4.前回の議事録で簡単な振り返り
5.議題に沿って司会進行
6.議題ごとに決定内容の復唱
7.議題ごとにタスク振り分け（参加者に対して）
8.次回会議の日程を確認
ここで一番ポイントとなるのは、6.と7.です。
例えば、内部ミーティングで考えてみると、課題は検討する利用者の方となりますので、話し合った利用者ごとに「決定事項」と「タスク」を参加者に共有するのが司会進行の役割となります。
これは、個別の利用者の方のケース会議においても同じで、例えば話し合いで手順書の改定が必要ってなったなら、「いつまでに」「誰がやるか」は決定事項として決めてしまい、手順書を作り替える人にタスクを渡し、きちんとタスク処理してもらう必要があります。
ここまで、当たり前のことを当たり前のように書いてますが、会議やミーティングによっては「決定事項」と「タスク」がきちんと決まらずに会議を終えてしまっているような気が最近していて、こうやって書いてみました。
>正職員の皆さん
各会議で上記のことをもう少し意識してほしいですし、自分の役割がオーナーや司会進行でなかったとしても、正職員は司会のフォローに努め、会の円滑な進行をサポートしてもらえるとありがたいです。
（例えば、次の議題に行く前に、「さっきの話し合いで決まったことってなんでしたか？」とか、「手順書の作り替えるって言ってましたが誰が担うことでよかったですかね？」などの発言するだけで十分なフォローになると思います。司会の人は、司会進行のことで頭いっぱいってこともありますしね。）
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▼時には、曖昧に決めた方がいいこともある
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これは、先ほどの話とは矛盾した視点です。
会議では、上記のような流れで進めていった方がいいと思いつつ、「決めすぎない」ことも重要な時もあります。
例えば、ケース会議で話し合ったことに対して、なかなか答えが見出せないことはあると思います。
または、いくつかの答えがあっても、合意形成できないこともあるかもしれません。
（話がまとまらず、参加者の価値観がそれぞれってこともあるでしょうから…。）
そんな時は、曖昧に決めてもいいと思います。
「仮で意思決定する」ってことも良いでしょうし、次の会議までにお互いで考えておくといった各自の宿題にしてしまうのもひとつなように思います。
これは、昨日書いた利用者面談で感じたこととも少し似ていて、会議に参加する人の納得感も必要な時はあるような思います。○○さんの支援と同じように、「待ちの姿勢」も大事です。
「意思決定」と「タスクの振り分け」は、会議の流れは参加者の意見内容、もしくは参加者の態度・雰囲気などでバランス良く進めた方がいいこともありそうだと思ってます。
そのためにも、時には曖昧に決めることもありってことを覚えておいてもらえたらと思います。
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今日は会議やミーティングについて、書いてみました。
JJは、職員会議やケースミーティングなど、話し合う場面が他部署より多いような気がしてます。
でも、それはそれで、コミュニケーション取れてるって意味もありますから、良いことでもあります。
ただ、会議を開催して時間ばかり過ぎてしまい、結果として何も成果がなかったのなら、会の内容を見直した方がいいのかもしれません。
また、これは、利用者の方との定期面談でも同じことが言えるので、ケース担当の人は自分なりに改めて振り返ってみてくださいね。
ちなみに、定期面談でのポイントは、「ご本人なりの納得感を大事にすること」「聞く8割、話す2割で利用者の方の話をして聞くに徹すること」の2つです。
その上で、会議の一般的な進め方を意識してみてくださいね。
それでは、本日もよろしくお願いいたします。