中小製造業の勤怠管理を効率化！勤怠管理システムの選び方
勤怠管理は、中小製造業の経営を支える重要な要素です。特に働き方改革が進む中、36協定の順守や効率的な労務管理が求められています。しかし、タイムカードやエクセルでの管理には限界があり、手作業によるミスや負担増加といった課題に悩む企業も多いのではないでしょうか？
そこで注目されるのが、勤怠管理システムです。このツールを活用することで、36協定違反のリスクを防ぎ、業務効率化を図りながら従業員の働きやすさを向上させることができます。
本記事では、勤怠管理システムの重要性や選定ポイント、導入の成功事例を具体的に解説します。これからシステムの導入を検討している方にとって、役立つ情報が満載です。ぜひ最後までお読みいただき、自社の勤怠管理改善に役立ててください！
36協定対応と勤怠管理の重要性
「36協定」と聞くと、大企業向けの話のように感じるかもしれませんが、中小製造業にとっても重要な取り組みです。従業員の健康を守り、働きやすい環境を整えることで、会社の信頼性や経営の安定を支える役割を果たします。
特に働き方改革が進む現在、適正な勤怠管理は単なる法令順守にとどまらず、業務効率化や生産性向上にもつながります。経営を守るためにも、勤怠管理の改善は避けて通れないテーマです。
しかし、勤怠管理を手作業やエクセルで行っていると、ミスや集計の手間が増え、36協定順守が難しくなる場合があります。こうした課題を解決するのが勤怠管理システムです。
正確なデータ管理でミスを削減し、負担を軽減。
時間外労働のアラート機能で36協定違反を未然に防止。
データの「見える化」で、現場と経営層の認識を一致させます。
勤怠管理システムは、労務管理を効率化し、会社全体の安定した運営を支える強力なツールです。
中小製造業における勤怠管理の課題
勤怠管理は、業務効率化や法令順守のために欠かせない取り組みですが、中小製造業では独特の課題を抱えていることが多いです。例えば、残業時間や労働時間が正確に把握できない、手作業による管理でミスが多い、といった問題が挙げられます。
特に、多様な勤務形態を抱える現場では、管理の煩雑さがトラブルを招く原因となることも。こうした課題がどのようなリスクを引き起こすのかを整理し、改善への手がかりを探ります。
よくある課題
中小製造業では、勤怠管理に以下のような課題を抱えていることが少なくありません。
・正確な管理ができない
残業時間や労働時間の記録が曖昧で、実際の状況が把握できていないケースが多く見られます。打刻漏れや記録ミスが起きると、適切な労働時間管理が難しくなり、トラブルに繋がる可能性があります。
・手作業やエクセル管理の限界
勤怠データを手入力で管理する場合、入力・計算ミスが発生しやすく、月末の集計作業に多くの時間が費やされます。これにより、管理者の負担が増え、本来の業務に集中できない状況を生み出します。
・属人化の問題
勤怠管理が特定の担当者に依存している場合、その担当者が不在になると対応が滞るというリスクがあります。また、管理手法が属人的で標準化されていないと、引き継ぎが困難になり、ミスや混乱が発生しやすくなります。
・シフト管理の複雑さ
正社員、パート、派遣など、多様な雇用形態を抱える中小製造業では、シフト管理が煩雑になりがちです。これにより、計算間違いや計上漏れが生じ、現場での混乱を招くことがあります。
・システム入力の手間
タイムカードから集計し、集計結果を給与計算、年末調整に利用し、給与は会計ソフトに入力する、といった業務の中で計算や転記入力が多く発生します。給与計算や年末調整の時期に業務負荷が増えることに繋がります。
36協定超過のリスクがある
勤怠管理の不備が続くと、36協定を超える労働時間が発生するリスクがあります。
・正確に把握できない現状
手入力やエクセルでの管理では、データの信頼性が低く、実際の残業時間や休日出勤が正しく反映されないことがあります。その結果、必要以上の労働時間が見過ごされることが起こります。
・手入力ミスが招く影響
ヒューマンエラーにより、残業代の計算や勤務時間の記録に不備が生じ、労働基準監督署からの指摘や是正勧告を受けるリスクが高まります。さらに、従業員の不満が高まり、職場の雰囲気や信頼関係に悪影響を及ぼす可能性もあります。
これらの課題は、労務管理の信頼性や効率性を低下させるだけでなく、法令違反や従業員の不満を引き起こす原因となり得ます。勤怠管理を見直すことは、これらのリスクを未然に防ぐ第一歩です。
勤怠管理システム導入のメリット
手作業のミス削減や業務効率化を通じて、現場と経営の負担を軽減をサポートします。その具体的な機能とメリットを見ていきましょう。
課題を解決する主な機能
・手作業の負担を軽減する「打刻と自動集計機能」
様々な打刻方法で打刻し、打刻データを自動で集計し、残業時間や休日出勤時間を瞬時に計算します。これにより、手動での計算ミスがなくなり、担当者の負担を大幅に軽減できます。
例えば、給与計算に必要なデータをリアルタイムで出力できる機能も搭載されており、月末の集計作業が劇的に効率化します。
・36協定違反を未然に防ぐ「アラート機能」
法定労働時間を超えそうな場合や、休憩不足が発生した際に、アラートで通知します。この機能により、管理者はリアルタイムで状況を把握し、問題を事前に解決できます。36協定の超過を未然に防ぐことで、労務トラブルや行政指導のリスクも回避できます。
・休暇や残業を管理する「申請・承認機能」
就業規則に則って休暇や残業の申請、承認が行えます。有休残日数や36協定を守るために、従業員がスマホから残業の事前承認をして、管理者が承認するようにすることができます。
・勤怠データの「見える化」
リアルタイムで勤怠データを確認できるため、従業員一人ひとりの勤務状況を全社的に共有できます。これにより、経営層は労働時間の偏りや課題を把握し、適切な対策を講じることが可能になります。
中小製造業に適した特長
中小製造業のような小規模な現場でも導入しやすい設計が特徴です。
・導入しやすい料金体系
従業員数や企業規模に応じた柔軟な料金プランが用意されており、初期費用が抑えられるサービスも多くあります。月額課金制を採用するシステムが一般的で、コスト負担を最小限に抑えながら効果的な管理が可能です。
・現場で使いやすいシンプルな操作性
多くのシステムは、スマホやタブレットで簡単に打刻やデータ確認ができる操作性を備えています。また、管理者にとっても、ダッシュボードから一目で状況を把握できるインターフェースが用意されており、ITリテラシーが低い場合でも安心して利用できます。
勤怠管理システムは、作業効率を高めるだけでなく、経営層と現場スタッフの双方にとっての負担を軽減し、働きやすい職場作りを支えるツールとして欠かせません。
勤怠管理システムを選ぶ前に確認すべきポイント
勤怠管理システムを選ぶ際に最初に行うべきは、自社が抱える課題を整理することです。
例えば、次のようなポイントをリストアップしてみてください：
残業時間管理：法定労働時間内での業務が実現できているか。
シフト調整：多様な雇用形態に合わせた管理がスムーズに行えているか。
業務効率：勤怠データの集計や給与計算にどれだけの時間を要しているか。
自社の課題を明確にすることで、勤怠管理システムに求める機能や特長を絞り込むことができ、選定がスムーズになります。
選定時に確認すべき7つのポイント
課題を整理した後は、具体的にどのシステムが自社に適しているかを見極める段階です。以下の7つの視点で確認しましょう：
1. 勤務形態への柔軟性
中小製造業では、正社員やパート、派遣、さらに夜勤や休日出勤を含むシフト制など、多様な勤務形態があります。これらに対応できる柔軟性が重要です。勤怠管理システムには、異なる雇用形態ごとの労働時間や休暇管理を正確に行える機能が求められます。
2. 自動化機能
勤怠データの自動集計やエラー検出が可能なシステムを選びましょう。例えば、未打刻や重複打刻を自動的に通知して修正できる機能は、作業負担を大きく軽減します。また、給与計算や休暇管理をスムーズに行えるシステムなら、日々の業務効率が格段に向上します。
3. 他システムとの連携
給与計算ソフトや年末調整システムとのスムーズな連携が可能かを確認しましょう。CSVやAPI形式でのデータ出力に対応しているシステムであれば、他の業務システムとの連携が簡単に行えます。これにより、データの一元管理が実現します。
4. 操作性
勤怠管理システムは、現場のスタッフが日々使うツールです。そのため、誰でも直感的に操作できるシンプルなUI（ユーザーがシステムを操作する際の画面や操作方法）が必要です。スマホやタブレットでの打刻、ダッシュボードでの状況確認など、使いやすさがシステム選定のカギとなります。また、管理者が簡単に修正や集計を行えるインターフェースも重要です。
5. コスト
中小企業にとって、コストパフォーマンスは重要な判断基準です。従業員数に応じた柔軟な料金設定があるかを確認しましょう。月額課金制や従量課金制など、予算に合ったプランを選ぶことで、初期費用やランニングコストを抑えることが可能です。
6. 法令対応
最新の労働基準法や36協定の変更に迅速に対応できるかは、システム選定で外せないポイントです。例えば、時間外労働の制限や有給取得管理をシステムが自動でサポートすることで、法令違反のリスクを低減できます。
7. サポートとセキュリティ
導入支援やトラブル対応が充実しているかを確認しましょう。特に、クラウド型システムの場合、データの暗号化やアクセス制限が適切に行われていることも重要です。また、電話やチャットでのサポートが迅速に受けられるシステムであれば、運用開始後も安心です。
勤怠管理システムの選定は、自社の課題を整理し、必要な機能や特長を明確にすることが成功の鍵です。上記のポイントを基に検討することで、より効率的で使いやすいシステムを選ぶことができるでしょう。
勤怠管理システム導入の失敗例と成功事例
勤怠管理システムは、適切に選定・導入すれば大きな効果を発揮します。しかし、選び方を間違えると、期待していた効果が得られないどころか、余計なコストや運用の混乱を招くこともあります。ここでは、失敗例と成功例を通じて、導入の際に注意すべきポイントを整理していきます。
失敗例：選定を間違えたケース
勤怠管理システムの導入には大きな期待が寄せられますが、選定を誤ると逆効果になることもあります。以下は、よくある失敗例です。
1. 勤務形態に対応する機能が不足しているシステムを選んだ
ある中小製造業では、様々な他システムとの連携機能があって有名なシステムを導入しました。しかし、シフト管理や打刻調整機能が不十分で、一部分業務時間の計算業務が残ることになりました。営業担当は「開発体制が十分なのですぐに機能拡充します」と話していましたが、機能拡充されず。他のシステムに乗り換えることを検討する事態になりました。
2. コスト優先でサポートが不十分なシステムを選んだ
別の事例では、低価格が魅力のシステムを選んだものの、導入時のサポートが十分でなく、初期設定やデータ移行でトラブルが続出。さらに、運用中に問題が発生してもサポートが遅く、管理担当者が大きなストレスを抱える結果となりました。
成功例：中小製造業での導入事例
一方で、自社のニーズを的確に把握し、適切なシステムを選ぶことで大きな成果を上げた成功例もあります。
事例1：アナログ管理からクラウド化
課題：
勤怠データを手作業で集計しており、月末には毎回10時間以上の工数がかかっていました。加えて、計算ミスが頻発し、残業代の支払いでトラブルが発生することも。
解決：
クラウド型の勤怠管理システムを導入したことで、打刻データが自動的に集計され、工数が大幅に削減されました。また、リアルタイムでデータを確認できるため、ミスが完全になくなり、管理者の負担が軽減されました。
事例2：36協定違反リスクの防止
課題：
残業時間が正確に把握できず、気付かないうちに36協定を超える労働時間が発生。これにより、従業員の不満が高まり、監督署から指摘を受けるリスクがありました。
解決：
勤怠管理システムのアラート機能を活用することで、法定労働時間に近づくと通知が届くようになりました。これにより、管理者は問題が発生する前に迅速に対応できるようになり、協定違反のリスクを完全に排除することができました。
勤怠管理システムの導入には、成功例も失敗例もあります。失敗を避けるためには、自社の課題を正確に把握し、使いやすさやサポート体制を重視した選定が欠かせません。適切なシステムを選ぶことで、経営効率を向上させ、従業員にとって働きやすい環境を整えることが可能です。
導入プロセス：失敗しない勤怠管理システム導入の流れ
勤怠管理システムを効果的に導入するためには、事前の準備と適切なプロセスが重要です。ここでは、失敗を避けてスムーズに導入を進めるための5つのステップを紹介します。
1. 現状分析と要件定義
まずは、自社の現状を把握し、システムに求める要件を明確にすることが必要です。具体的には以下をリストアップします：
勤務形態の整理：正社員、パート、派遣、シフト制や夜勤などの特性を洗い出す。
連携システムの確認：給与計算や年末調整など、必要なシステムとの連携条件を定義。
この段階で自社の課題やニーズを明確にすることで、システム選定時に迷うことが少なくなります。
2. 市場調査と比較
次に、市場に出回っている勤怠管理システムを調査し、候補を絞り込みます。以下のポイントを押さえて選定を進めましょう：
無料トライアルを活用：実際の業務にどれだけフィットするかを確認。現場スタッフにも試用してもらい、使いやすさを評価する。
機能の比較：自社の要件にどれだけ対応できるかをチェック。必要な機能が揃っているか確認します。
このステップでは、複数の選択肢を比較し、自社に最適なシステムを見つけ出すことが目的です。
3. 価格交渉と選定
システムを選ぶ際には、機能とコストのバランスを見極めることが重要です。以下の点を考慮して最適なプランを選びましょう：
従業員数や利用頻度に応じた料金プランを選ぶ。
必要な機能だけに絞り込むことで、コストを最小限に抑える。
契約前に隠れた追加費用がないかを確認。
導入後のランニングコストも見据えた判断が重要です。
4. 導入支援の活用
勤怠管理システムの効果を最大化するには、導入時のサポートを活用することが欠かせません。具体的には：
初期設定：勤怠データのインポートやシステム設定を専門スタッフに依頼する。
トレーニング：管理者や現場スタッフ向けの操作説明会を実施してもらう。
サポートが充実しているシステムであれば、初めての導入でもスムーズに運用を開始できます。
5. 試験運用と本番導入
いきなり全社導入を行うのではなく、まずは一部の部署や小規模な範囲で試験運用を行います。
試験運用で課題を洗い出す：データの精度や使いやすさを確認し、改善点を特定。
全社導入へ移行：試験運用での成果を踏まえ、必要な調整を行った上で本格的に運用を開始。
このプロセスを踏むことで、導入時のトラブルを最小限に抑えることができます。
勤怠管理システムの導入には、計画的なステップが欠かせません。このプロセスをしっかり実行することで、スムーズな導入と効率的な運用を実現できます。
まとめ：中小製造業にとって勤怠管理の改善は未来への投資
勤怠管理の改善は、単なる法令順守を超えて、業務効率化や生産性向上に直結する重要な取り組みです。特に中小製造業では、少人数で多様な勤務形態を管理する必要があるため、効率的な管理体制が求められます。
勤怠管理システムを導入することで、36協定違反のリスクを防ぎ、業務負担を軽減するとともに、従業員の働きやすさも向上します。これにより、会社全体の信頼性と持続可能性を高めることが可能です。
勤怠管理を改善したいと考えた今こそ、次の一歩を踏み出すタイミングです。以下のアクションを参考にしてみてください：
無料トライアルを活用する
気になるシステムがあれば、まずは無料トライアルを試してみましょう。現場での使い勝手を確認する良い機会です。情報収集を進める
比較サイトや専門家の意見を参考に、自社に合ったシステムを見つけるための情報を集めましょう。専門家に相談する
勤怠管理システムの導入に不安がある場合は、システムベンダーやコンサルタントに相談するのも効果的です。
勤怠管理システムの導入は、大きな変化のように感じるかもしれません。しかし、一歩ずつ取り組むことで、確実に改善を実現できます。現状の課題を整理し、最適なシステムを見つけ、少しずつ導入を進めることで、必ず成果を感じられるはずです。
業務改善とITについてご相談があればお問い合わせください。