DX推進とＺ世代

こんにちは。パソコンのつぶやきです。

先日ある会社から講師の依頼が参りました。
『パソコンの苦手な社員に基礎の基を教えて欲しい』

よくよくお話しをうかがってみると、以前は二人に一台支給で事務仕事は女性が行っていて男性社員はあまりパソコンを使っていなかった。ところが一人一台支給するので全員がパソコンを使い事務仕事もやるようにと上からの指示が来た。そんな話を聞くと５０代でパソコンなんか使わなくても仕事が出来た営業マンが今回の対象なんだなと連想しておりました。

そしてご要望は
・Ｗｏｒｄの基本　ビジネス文書の書き方
・Ｅｘｃｅｌの基本　出来れば計算式も
・ビジネスメールの体裁を整えて自分で発信できるようにして欲しい、

と。うーん、ご要望はてんこ盛りですね。５０代のパソコン使わずに過ぎてきた世代が果たしてクリア出来るのでしょうか？と思いながらお客様に向かいました。

そこでビックリ！！

５０代の方達が使えなかったのは予想通りですが、なんと２０代いわゆるＺ世代の若者もパソコンが使えなかったのです。

あ、シスアドのワタシはパソコンの企業研修にうかがう際はそれほど高度なことを求めるわけではありません。文字を入力して選択(ドラッグ）して右クリックコピー＆貼り付けくらいです。それくらい出来ればご指導差し上げればなんとかなるなと思っていたのですが、それが出来ないと言われたので、さてどうしましょうかね。

その会社の若者達が特殊なのかとも思いましたが、帰ってから大学生の若人に確認したところ「普段(パソコン）使いませんからねぇ」と。あー、レポートの提出もいまはみんなスマホでやるのか－、と原稿用紙で提出したワタシにはちょっと世代間ギャップでした。あんな小さい画面でよくやるよなぁ、と思っても私たちと違って彼らはそれに慣れ親しんでいるので問題はないのでしょう。

建設業界ではパッドを用いたアプリでお客様とのやりとりも勤怠管理もしているとのこと。ひょっとしたら今後はそんな時代が来るのかもしれませんが、いまのところ全ての企業がスマホアプリで仕事が行えるわけではありません。

メールもLINEがメインで挨拶もスタンプの世代に『お世話になります』なんて文言で始まるメールなんて彼らには理解できないでしょう。『なんで用件だけで済まさないんですか？』とごもっともなことを言われてしまいそうです。

今回の研修はWord・Excelは後回しにしてメールから入りました。接頭語として『(お客様の）会社名・役職・名前』次に『お世話になっております』本文を入力して最後は『署名』を入れる。そうすればご要望の体裁を整えることが出来ると思います。そして、その署名を作ることが初心者の文章作成にはちょうどいいくらいの題材かなと思います。

＜署名の作り方＞

1．Outlookを立ち上げて

2．新しいメールをクリック

3．挿入

4．署名⇒署名をクリック

5．「署名とひな形」という画面が出ます

6．新規作成（N)⇒新しい署名の画面で「この署名の名前を入力して下さい（T)」と出てくるのでご自身お名前もしくはニックネーム(任意)を入れて頂きます

7．署名の編集（T)の画面で文字入力します

「『ほし』と入れて変換してみて下さい。『☆★※』等色々出ますよ。それをいくつも並べて区切り線を作ってみてください。大文字の『LLILLLLLLL』と並べてみても面白いですよ」

パソコンが使える人も使えない人もワイワイやりながら署名を作っていきます。区切り線が長すぎる人もいれば短い人もいて人それぞれです。皆さんの画面を見ながらこういうワークを入れると受講者は眠たくならずにすむので講師としてはありがたいと思ったりします。

署名に入れる文字は

会社名・部署名・役職・名前・会社住所・ＴＥＬ・ＦＡＸ・ＵＲＬ

こんなところでしょうか？
メールアドレスを入れる方もお見えになりますが、この送っているメールは自分のアドレスを使っていますので署名に書く必要はないとワタシは考えます。そして、ＦＡＸも最近はあまり使われておりませんので書かなくても問題はないかなと思います。メールでやりとりしている内容をわざわざＦＡＸに切り替えて送ることもあまり考えられませんので。

一番下に区切り線を上と同じ長さで入れて署名の完成です。「ＯＫ」をクリックするとこれ以降の送信メールにはこの署名がつきます。

「ではOutlookの最初の画面に戻って新しいメールを立ち上げて下さい。ソコに署名は入っていますか？」

皆さんから「ハーイ」というお返事を頂きました。

「では、試しに宛先に自分のメールアドレスを入れて、接頭語に適当な宛先を付けて、本文もなにか書いて『送信』して下さい。そして届いたメールにちゃんと署名が入っているか確認して下さいね」

「おー」とか「ちゃんと入っている」なんて言葉が聞こえてきます。なんとかカタチになったみたいです。

我々昭和の世代の文章送信手段はFAXでした。「メールで送るなんて手抜きだ！」と上司から怒られたモノです。平成を過ぎて令和になり常識も変わって来ました。もうメールを使うことを手抜きだとおっしゃる上司もおりません。「迷惑メール」が増えて来てメールの使い勝手がこれ以上悪くなると次の連絡手段はLINEになるのでしょうか？そうするとLINEメッセージのやりとりは若人の方が慣れているので文章のルールも彼らが作っていくことになるのでしょうね。

時代は変わり続けます。ワタシも昭和の老害と言われないようにしなければ。

では、皆さまも快適なパソコンライフを。