属人化を防ぎ、組織のパフォーマンスを向上させる方法 #1212
お元気ですかー？
今日は「属人化を防ぎ、組織のパフォーマンスを向上させる方法」というテーマでお話しします。
組織に属人化のリスクは常にあります。率先して仕事をしてくれるメンバーに甘えがちで、その人がいないと回らない仕事が増えてしまうケース、あなたの職場でも見かけたことがあるのではないでしょうか？
そんな状況に陥らないために、どうすればいいのか？
俗人化される状況を作り出し、頼りに頼られることに快感を覚える、迷惑な若手だった僕の考えをお話ししますw
コミュニケーションの透明化
まず、組織内で情報の透明性を高めることが、属人化を防ぐための第一歩です。特定のメンバーだけが重要な情報を握っていたり、重要なミッションに取り組んでいると、その人がいなくなった瞬間に業務が止まるリスクがあります。
例えば、ある営業メンバーが「特定のクライアントの窓口として長年活躍してきたが、そのメンバーが突然退職してしまった」という事例があったとします。このとき、クライアントの細かいニーズや、過去のトラブル解決の経緯を知る人が他にいなかったため、次の担当者がスムーズに引き継ぎできず、結果としてそのクライアントを失ってしまいました。
だからこそ、ツールを使って業務を見える化し、誰でもアクセスできる状態を整えることが大切です。セールスフォースってめんどくせぇな…って思っていましたが、遠慮がちに言ってもセールスフォースは最高です。
誰が何をしているのか、どんな提案をしてどんな回答をもらっているのか、どこで困っているのかを可視化することで、全員がフォローできる体制を作ることができ、誰に代わっても大きなダメージを追わない状況を作ることができます。
ちなみに、僕は自分が仕事できると思われるために顧客を囲い込むということをあえて行っていた過去があります。そういう迷惑系目立ちたがり営業もいますので気を付けましょうｗ
あの人がいないと進まない対策
次に、みなさんの組織でも、「あの人がいないと何も進まない」という状況がないでしょうか？ もしそう感じたことがあるなら、それは属人化が進んでいるサインかもしれません。
属人化が進んでしまうと、特定のメンバーが常に負担を感じ、その人がいなくなったときに業務が回らなくなります。そして、そのような状況では、顧客との長期的な信頼や関係性が損なわれ、結果的に組織全体のパフォーマンスが落ちてしまうのです。
フィードバック文化の確立
そんな、「あの人がいないと進まない」という状況への対策は、フィードバック文化を作ることです。フィードバックは組織の健全性を保つ重要な要素です。メンバーが仕事に関して感じている負担や悩みを定期的に話し合う場を作ることで、早めに問題に気づき、対応することができます。
これは僕の経験ですが、かつて、メンバーの一人が「自分ばかりが仕事を引き受けてしまっている」と感じていることがありました。フィードバックの場でその問題が共有され、他のメンバーと役割分担を見直すことで、仕事全体の進行がスムーズになっただけでなく、心身ともに健康に仕事をしてもらえるようになったと思います。
僕はそれ以来、毎日、ショートタイムのチーム会議を開き、メンバーのキャパシティーとコンディションの確認、問題点の共有を行っています。（オンラインって便利！！）
細かなコンディションの確認をすることで、役割の固定化を防ぎましょう。定期的に業務や役割を見直し、負担や業務のバランスをとるとともに、すべてのメンバーが複数の仕事をこなせるようにすることが属人化を防ぐカギだと思います。（もちろん、属人化を気にしないならあえて専門性を突き詰めていくこともあると思いますが）
例えば、あるメンバーが長期休暇を取ることになった場合、その業務を他のメンバーがカバーできる状態にしておけば、業務が止まることなく進められます。
何を隠そう、僕はこの標準化がすごく苦手！自分の仕事さえ旅行先にもっていってしまいます・・・特に人材サービス業界では、難しいと僕は考えていますが、その分、標準化できたり、仕組化ができれば大きな価値がありますし、メンバーのメリハリのある働き方や働き甲斐につながります。
最後に
属人化を防ぐためには、組織全体で協力し、情報の透明化、フィードバックの強化、役割の見直しを徹底することが大切です。これらのステップを実践することで、組織のパフォーマンスは向上するのではないかと僕は考えています。
まあ、僕は属人化の上で感謝されたり「お前にしかできない」と言われることを求めてしまうので、自分で言いながらちょっと寂しいんですけどね。
常に属人化しないことが正義なのかは明言できないので、バランスが大切なのかも…なんて思います。
では、また！
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