kintone導入

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・また異動。新しい課題の確認。

貸し会議室周りのシステム運用が軌道に乗り、次は決済まわりを見直そう！と思っていた矢先、次の職場へ異動となった。

異動先は、とある「地域包括支援センター」。
担当エリアは人口約2万人。高齢化率は平均より高めの約30％。
駅からは離れたベッドタウンで住民同士の繋がりもあり、活動も活発なところだった。

ここでもまず取り組んだのは、「情報共有」。
専門職間の在席、外出、予定の共有と、溢れかえる電子メール対策だった。

それまで、専門職間での情報共有は、連絡ノート、口頭、メールを組み合わせ。
連絡ノートは個別記録と別に記入し、メールも頻繁にやりとりがあった。

・サイボウズLiveとメールワイズ

そこで、最初に［サイボウズLive］を導入し、スケジュールの共有と職員間メールのやりとりを止めた。
最初は戸惑いがあったが、連絡ノートは継続しつつ、職員間メールをやめることから始め、半年ほどかけてゆっくり定着させていった。
なかなか活用してくれなかった人もいたが、あえて無理強いはしなかった。

次に、外部メールを集約するために［メールワイズ」を導入した。
それまでは、代表のメールを全員で受信。それとは別に個人毎にメールアドレスもがあったが、特に専門職は「自分のお客さん」と個人メールでやりとりしていたため、対応経過を確認するには連絡ノートを遡るしかなかった。

そこで、メールワイズを導入するとともに、原則として外部とのやりとりは代表メールを使うこととした。
今まで個人でのやりとりで済んでいたことを共有することには、少なからず抵抗があった。ただ、メールワイズによる情報共有の有効性は前部署で経験していたので、やればわかってもらえる確信があったので、少し強めに進めていった。
これで、全ての電子メールがメールワイズに集約され、担当者毎、相手先毎に対応履歴が連続して確認できるようになった。溢れかえっていた個人メールも段階的に減っていき、大量のメール処理に取られる時間が少なくなった。

・ようやく［kintone］

空いた時間で地域に出ていくことを始めた。
あらためて、これまでの地域活動や活動場所、キーパーソンなどの情報は、どうなっているのか確認したところ、案の定Excel方眼紙のリストを年1回更新するというやり方だった。

そこで、ふと［kintone］を思い出した。

すでにあるリストをもとにkintoneに情報を集約し、常に追加・更新することで、いつでも最新の情報が共有できるはずと思った。

それからしばらく悩んだ。
過去にAccessで作ったデータベースはメンテナンスがされず、異動後数年経つと活用されなくなっていたので、kintoneでも同じことが起こるのは避けたかった。
特に、少ないとはいえ費用がかかる。サイボウズLiveの様に「無料だから試してダメなら止めよう」という訳にはいかなかった。

1〜2ヶ月考えたと思う。青い雲など、似たようなサービスも色々調べた。
2016年が間近に迫ってきたころ、最終的にkintonteへの興味・期待が勝り、試用申し込みをすることになった。

・試用期間〜ライトコースの申し込み

試用申し込みをして、初めて触ったkintone。
「なんじゃこりゃ。直感的に作れる…！」
適当に作ってるうちに、アンケートの集約アプリが完成した。
同時に、「これはいろいろ出来そうだ…」と、期待は膨らむ一方だった。

あっという間に使用期間が終わり、ライトコースを申し込んだ。
そして、当初より目論んでいた「地域情報のデータベース」アプリ作りを始めてみた。