全社での取り組みに向けて

・地域情報アプリの再構築

やっているうちになんとなくできた「地域情報」アプリ。ただ、このままではその後のデータ活用などが上手くできないことがわかり、アプリを再構築することに。
ちょうどこの頃、新デザインへの移行もあり、新しい形で作り直した。
今まではあまり考えず直感的に作っていたフィールド構成だが、今回は改めて要素ひとつひとつを確認し、CSV出力までを見据えて、どのフィールドがよいか確認しながら作っていった。

今さらながらだが、ここでようやく各フィールドが持つ特徴や、似たようなフィールドの使い分けなどを意識して構築するようになった。
再構築を進めつつ、他のスタッフには情報の収集と入力を進めてもらった。

・全社での取り組みにむけて

ようやくkintoneの活用が見えたところで、改めて気になったこと。
それは、今まで幾度となく繰り返してきた「異動した後に続けてもらえる仕組み」という課題だった。

自分の組織には「提案制度」があり、今までも何度か提案していた。
ちょうど、本部でIT担当をしている職員が以前同僚だったこともあり、この間も幾度となくkintoneを初めとした取り組みを共有してきた。その中で、「組織全体の情報管理を見直そう！」となり、情報管理と全体で利用するグループウェアの導入を提案することにした。

現状の課題を踏まえ「ICTの活用と情報の共有と管理を目的としたGaroonの導入とその管理体制の確保」を提案することになった。kintoneにしなかったのは、Garoonの方が利用料が安かったことと、基本のアプリが用意されているためだ。それでも、多種あるグループウェア製品からGaroonを提案したのは、将来的なkintoneの導入と連携を見据えての事だった。

・提案の審査

数回の打合せを経て提案書を提出し、いよいよ役員プレゼンとなった。
プレゼンの時間は5分余り。そこで、現在のICT推進体制の弱さやリスク、情報管理の煩雑さなどを示し、Garoonにより解決することを伝えた。

プレゼン後の質疑応答では、最上席者に「管理が良くなるのはわかった。それがガバナンスの強化につながるのか」との質問があった。
当然「情報が集約され、今以上に適切に管理できるので、情報ガバナンス強化にもなる」と答え、プレゼンは終了した。

この頃、ちょうど社会福祉法人制度改革があり、役員会としては法人ガバナンスの強化をどのような体制で取り組むかを検討しているところだった。
結果的に提案は承認され、次年度の取り組みの一つになったが、それは「ICT推進体制」としてではなく「ガバナンス強化」の一環としてだった。

・提案後

提案審査も終わり、引き続きkintoneのアプリ構築を進めていた。
当初、「地域情報」アプリだけだったが、別に「団体情報」アプリを作り、ルックアップで連携できる様にした。

データベースとしての形ができていく中で、「スタンダードプランにしてメールワイズと連携したい」「Garoonとどんな連携ができるのか」「プラグインでどんなことができるのか」などを考える様になった。

kintoneはやればやるほど、他の業務・事業への活用が浮かび、次年度やりたいことが日に日に増えていった。

そんな日々が続く中で迎えた2017年3月。また異動の内示があった。

異動先は、本部の管理部門。
法改正対策担当として1年限定で設置されるポジションだった。