Garoonとkintone

・Garoonの導入

kintone hive や Cybozu Days での影響は強く、kintoneを始めたい気持ちはいっぱいだったが、先ずはGaroon導入をクリアする必要があった。

初期設定のため、初月に１０人。翌月から５０人。３ヶ月後には２００人規模での利用を始め、１年余り経過した翌年度末には５００人を超える利用を計画し、実行することになった。
これを他の業務をこなしながら、２人で手分けして２０を超える部署へ出向き、職員向け説明会を行わなければならず、最初の３ヶ月が終わるまではkintoneの導入どころでは無くなってしまった。

・ようやくkintone

Garoonの導入も一段落したところで、Excelでやっている顧客管理のリプレイスとして、kintone導入の準備を始めたが、ここで改めて課題になったのは「kintoneの汎用性の高さ」だった。

前部署の包括支援センターでは、その部署単体のシステム導入権限が自分にあったので、決定前の説明は不用で、導入後利用方法についての説明のみでよかった。
しかし、今回は導入後数年は利用する事が前提であったことや、請求書作成に必要なオプションサービスも含めてのものであり、複数の上長のOKをもらう必要があった。

検討の結果、この導入説明では「kintoneの汎用性」を一切伝えないことにした。
代わりに、顧客管理専門のシステムとの比較を示しつつ、柔軟性があり費用も安価であることや、月単位課金のため、テストしてダメならCSV出力してExcel運用に戻すことを条件にOKをもらった。

ここから、Garoonの残り半分の導入を進めつつ、kintoneでのシステム構築を並行することになったが、これらは相変わらず裏の仕事で「法人ガバナンスの強化」という主たる業務のスキマでの取り組みが続いた。

・久々のアプリ構築

無事決裁もおり、ようやくkintoneの利用が始まった。
今回は連携サービスの利用も想定し、スタンダードプラン。包括支援センターで最後に操作してから１年近くが経っていたこともあり、改めて一つ一つ確認することから始まった。

担当者からExcelデータのコピーをもらい、作業に入った。
この時、kintoneの説明をしたが、実はあまり理解されず、「試してみたいから」とだけ伝えていた。
マクロの組まれたExcelをようやく使えるようになった担当者としては、やり方が変わる不安の方が大きかったからだ。

もらったコピーを確認し、現状のExcelの項目を一つ一つアプリに置き換えていく。
この前にExcelの読込からのアプリ作成も検討したのだが、余計なセルや関数が多様されていたので断念し、住所等の連絡先など一部のデータを段階的に取り込むことにした。
顧客番号をキーにして取込を４〜５回繰り返し、ようやく使えそうな感じになった。

同時に、フリーのプラグインを入れ組み込んでいった。
プラグインの機能を確認し、アプリに組み込んで組み合わせていく作業は、RPGで武器や魔法、特技からパーティ編成を考えるようで懐かしく楽しいものだった。

アプリの見栄えもだいぶできてきたところで、帳票出力ができるよう、オプションサービスを導入する段階になった。
いくつかのサービスの中から、「プリントクリエイター」を利用することになり、既存の帳票を反映させる作業が始まった。