サイボウズ製品との出会い
今回、kintone導入までたどり着けるかと思っていましたが、書き進めた結果、その手前までになってしまいました。
また、前回を含め、全体を通して「上手くいったこと」が多いですが、実際はそうではない事もかなりあります。が、それを書くと意図せず悪いものが広がる恐れがあるため、あえて割愛しています。
ご了承ください。
・新たな場所での挑戦
Excel地獄での戦いを終え、次に異動した場所の主な業務は「貸し会議室の管理」だった。
少し状況を補足すると
・宿泊施設もやっていたが閉鎖になり、今は貸し会議室のみ
・宿泊管理は専用システムで行っていたが、貸し会議室はA2用紙の表（1ヶ月1枚で12枚）に鉛筆書き
・予約受付は電話のみ
・予約確認は主に電話とFAX
・スタッフは1か月前に総入れ替え
という状況。
そして、与えられたミッションは
・1年以内にシステムを更新し、運用を始める（それにより運営を安定させる）
・新しいスタッフをまとめ、顧客サービスを向上させる
だった。
このとき、kintoneを知っていたら、もしくは既に使っていたら、もしかしたら活用できたかもしれない。
このときは既に「貸室管理に特化したシステム」を導入することが決まっていたので、その調査から始めることになった。
・課題山積
システム導入に向け、現状を確認すると課題山積だった。
予約は1年前の同日から受け付けるため、毎朝30分は予約対応の電話が鳴り続く。
システムは宿泊用で貸室管理はできず、請求書を発行するためだけにデータを入力している。
鉛筆書きの予約表は間違いが起きないように何人で何度も確認（それでもミスは起こる）
なにより、スタッフが1か月前に総入れ替えで、ようやく今のやり方ができる様になったところ。
これらの課題を解決するために、とにかく電話での対応を減らし、データを共有して管理することをポイントに、Web予約が可能なシステムを導入することを決めた。
そして、導入までのスケジュールを考えたのだが、規定に沿うとあと2週間でゼロから仕様書を完成させなければ間に合わないことがわかった。
そこからは、仕様書作り、業者説明会、入札、契約と駆け足で行い、スタッフの前向きな協力もあり、なんとか構築にこぎ着けた。
これで、Web予約や予約管理は導入するシステムで対応できる見込みが立ち、予約確認の連絡など、周辺の対応をどうするかの検討に入った。
・システム、サービスの組み合わせ
導入予定の予約システムに機能追加のカスタマイズをすることで、FAX等も対応できる様にすることはできるようだったが、莫大な追加費用と構築時間がかかるため、この対応は諦めた。
そこで、導入するシステムはできるかぎりカスタマイズせず、「複数のシステム・サービスを組み合わせて利用する」という方針に切り替えた。
このとき導入したのは
・顧客利用データ管理と共有：Evernote Business
・FAXのやり取りの電子化（メール対応）：eFax＋Fax付き複合機
・メールの共有：メールワイズ
の3つ。
これに、貸室予約システムを加えた4つのシステム・サービスを組み合わせた運用を構築した。
結果、電話やFAXは全てメールに切り替わりメールワイズによるやり取りに集約され、予約データは貸室システム、その他のデータはEvernoteと、それぞれが連動することで、ほぼ全てを電子化することができた。
今思えば、この「システム・サービスの組み合わせ」は、その後利用するkintoneとそのプラグインやオプションサービスのエコシステムの組み合わせを考えるのに役だった。
そして、「メールワイズ」で初めてサイボウズ製品を利用することになり、サイボウズから来るメルマガでkintoneを知ることになるが、このときはまだ2013年。
kintoneはまだ新く、自分にとっては「なにができるのか良く分からない」サービスだった。
ただ、このとき以来、気になっていたのは確かで、次の異動先でようやくkintonteを導入に踏み切る事になる。