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参加者満足度96.1％！9社が集結した「バックオフィスカンファレンス2020」をちょっとだけ公開します！

高橋佑依＠ROBOT PAYMENT広報


こんちにちは！ROBOT PAYMENT広報担当の高橋です！

本日は、少し期間が空いてしまいましたが、7月29日に開催いたしましたROBOT PAYMENT主催「バックオフィスカンファレンス2020」について、当日お話しされていた内容を少し公開しちゃおうかなと思います！

4月の緊急事態宣言の発令をうけ、各企業でテレワーク移行が進みましたが、「紙とハンコ」などを理由に、バックオフィスにおいて出社を余儀なくされるケースが少なくありませんでした。
こうした状況を受け、バックオフィスの改革に悩む企業に向けての情報を発信を目的にしたのが本カンファレンスになります！

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バックオフィスの「ペーパーレス化」「クラウド管理」の実現をサポートする企業8社にご参加いただきイベントを開催した結果・・・

参加者へのアンケートで、なんと満足度 96.1%！👏

高評価をいただきました！ありがとうございます！

【カンファレンス参加者からいただいた感想（一部抜粋）】
■講演内容を社内に展開し、新しい経理の形に置いて行かれないようにしていきたい （サービス業・経理）
■弊社のボトルネックである受注処理のスリム化の糸口が見えてきた （情報通信業・経営管理）
■多くの企業が「紙・印鑑」といったものに悩まされていることが確認でき、諦めずに改革を進めなくてはいけない！と考えさせられました（サービス業・人事労務）
■バックオフィス業務のクラウド化に向け、上司に伝える際に有効なフレーズがたくさんちりばめられていたので、早速明日のMTGで活用します（国際機関）

そこで、本カンファレンスで実施した2つの基調講演について、少しだけ載させていただければと思います。


【第一部 基調講演】
『「業務プロセス改善」に王道なし 〜サイボウズはどうやって、テレワークで受注業務を回したか〜』


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サイボウズ株式会社の営業本部・副本部長 森岡 貴和 氏より、業務効率化を進めていたサイボウズが緊急事態宣言をいかに乗り切ったのか、そしてサイボウズ流の業務効率化はどのようなものか講演いただきました。


～緊急事態宣言でも無事に業務を回せた理由は？～

2月28日にバックオフィスメンバーも含めた全員が在宅勤務を開始したサイボウズ。しかし3月の繁忙期も従来と変わらず対応できたとのこと。

その背景には、2018年12月から運用している受注フローの存在がありました。テレワーク用のフローではなく、当時抱えていた以下の課題に対しての一つ一つの対策を打っていった結果として、在宅勤務の対応が実現されたというわけです！

（細かい内容は少し割愛・・・ ＜実は、最後に講演資料案内します！＞）


～業務プロセス改善の三大方針！～

上記の経験も踏まえて、業務プロセス改善の三大方針として以下の3つをあげ、それぞれ細かく因数分解していただきました。

➀生産性をあげる
➁人材確保を容易にする
➂事業継続性を高める

例えば、➁人材確保を容易にするでは、さらに3つに分解します。

➁人材確保を容易にする
－【IN】「採用しやすく、教育しやすい状態に」にすること
－【OUT】「現メンバーが辞めないように」にすること
－【必要数削減】「人が不要な業務」にすること


その上で、【OUT】の抑制対策では、参考にしたというモチベーション創造メソッドという考え方を紹介いただきました。

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その中で具体的に業務において行ったことは、難易度ごと業務を分け、そして役割分担の明確化でした。その目的は２つあります。

難易度(低)→難易度(中)→難易度(高) の連携により初めてアウトプットが出せる環境を構築。役割を分けることで、それぞれの分野のスキルを高めやすく、集中しやすい環境　＝できる感を高める

難易度(低)→難易度(中)→難易度(高) という連携する業務フローにより、プロセス全体の統括の観点から各メンバー間のコミュニケーションが活発になった。相互に主体的・自発的な課題解決する姿勢につながる。＝やるべき感を高める


役割分担をするとセクショナリズムが生まれて組織の壁ができるかもしれないが、業務をうまく連携させることと、お互いの役割の違いを理解しつつ、尊重しあう関係を作ることで、チームワークが武器になるんだと熱いお言葉をいただきました。
冒頭において、サイボウズは「働きがいのある会社」にランクインしている企業であるとの紹介があり、企業として「人材」にフォーカスしている会社なんだなという印象を受けましたが、そこにはしっかりとした戦略があることが垣間見えました瞬間でした、、！


また➂事業継続性を高めるためには、印象的な言葉が並びました。

テレワークは是か非かを論じている場合ではない。感染症・地震・水害など自然災害リスクが発生した際に、必要業務が継続できる体制維持が求められる時代。オフィスが必要な業務は、企業の競争力をそぐリスクという感覚がを持つべき。　一時的なテレワークを実施できない企業は 生き残れないという危機感や視点をもって、業務プロセスを改善していく。これがBCP対策の第一歩である。

文字にすると少し強い印象を受けましたが、生産力や競争力を踏まえ、かなり冷静に現状を捉えています。


～バックオフィスは重要！～

激動の時代はまだまだ続きそうだが、生き残っていかないといけない。そのなかで事業戦略・新製品・新サービスなどビジネスをデザインする仕事が重要になってくる。ただ、ビジネスを実行する部隊として、重要業務プロセスをデザインするバックオフィスが重要になってくる。というバックオフィスを支える人間にとって心強い言葉で締めくくられました。

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その後のトークセッションでは、

東日本大震災がきっかけで必要性を感じたBCP対策、サイボウズ自身の採点は70点まできたとのこと。ただまだ改善点は多くあり、最近課題になったのは、請求書の郵送について。

我々は代行会社を利用して郵送してもらっていたけど、サイボウズから送られてくる請求書によって取引先が出社を必要としていたことが分かり、ここに関しては、数か月後には対応がされるということでした。

サイボウズのような先進的な企業でも、1歩1歩前進させていることを赤裸々にお話しいただいたことで、BCP対策やバックオフィス改革は一朝一夕では実現しないと改めて感じる機会になりました、、、！


【第二部 基調講演・パネルディスカッション】
『2020年の電子帳簿保存法の見直しでこれからの経理業務はどう変わるのか？』


経理の在宅勤務の阻害要因にもなった「紙」の請求書。請求書や領収書には税法などの関係で基本的に7年の保管義務があります。その請求書をはじめとした国税関係帳簿書類の電子データ保存を認める法律が、電子帳簿保存法です。

最初に電子帳簿保存法の概要について簡単に説明しましたが、ディスカッションでは電子帳簿保存法についての現場のリアルな状況、そして実業務へのインパクトについて、展開する内容になりました。

登壇者は以下の3名です。

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電帳法に一部対応している企業でもあり、帳票・BIの事業を通じたデータ活用のテクノロジー企業のウイングアークからCFOの藤本氏。マネーフォワードから領収書の受取サービスの事業担当としてリアルな現場を知る今井氏。そして請求書の発行側のサービス「請求管理ロボ」を提供する弊社ROBOT PAYMENTから藤田が登壇いたしました。


～2020年10月の電子帳簿保存法改正で社会(世の中)はどう変わるのか？～

（このセッションは１人１人の発言をざっとまとめております。）

ROBOT PAYMENT 藤田)　書類の電子化を進めたいという機運がある一方で、バックオフィスのシステム導入は3年間で23％の企業しかやっていないというデータがある。機運があるけどシステム化が進んでいない。つまり現場で請求書の電子化やりたいと言っても意見がつぶされている可能性がある。世の中で機運が進んでくるので、企業自体が変わる意識が必要。
マネーフォワード 今井氏)　2018年の法改正で、スマホの撮影で電子化できるという時に電帳法の知名度が広がった。ただ、制度の期待値と実態のギャップが大きく、検討すると対応が難しかったりする。例えば、スマホのカメラで領収書の電子化できます。その期待は、写真をぱしゃっととって捨てれるだが、社内での処理が結構あるというのが現実。我々としては正しい情報を伝えていく事が必要。
ウイングワーク1st 藤本氏）　元々紙を前提にしていたところの改正だったのが、今回の改正は電子取引を推奨している改正と捉えている。今回は取引の電子化、それに応じる形で管理部門の働き方は変わってくる。さらに以前と環境が変わっているのは、システム導入のところ。以前だったらスクラッチだった部分が、今はクラウドサービスが普及していて、追い風にはなっている。


～電帳法は現場レベルでなにをしたらいいの？～

藤田)　紙を電子化するだけではなく、データの活用を意識したシステム導入をすべき。そして請求書などは双方間の書類になるので、受け取りだけではなく、自分たちが出す書類も電子化する。現場はとりあえず声を上げるしかない。それをお願いしたい。
今井氏)　電子化に取り組むことについて、今はボーナスチャンス。テレワーク環境の構築は経営課題になっており、最近はトップダウンで進んでいる。ただし経営層は、これをやると全部よくなると捉えがちなので、正しい情報を持った上で、ここの部分は確実に良くなるという理解が必要。
藤本氏）　先ほど、3年間でバックオフィスにシステム導入した企業が23％という数字が藤田さんから出た。業務が動いているとそれでよしみたいな、回っている業務をあえて変えるモチベーションがないのかもしれない。この状況に打開するには、法律改正を契機に、次を見せること。電子取引にすることは、つまりデータの流通が起こり、そのデータをどう生かすのかが非常に重要になる。こういうことをモチベーションにし未来を示すことが、導入部門にとっても会社にとってもプラスになるという働きかけが大事。


～経理バックオフィスはどう変わるの？～

藤田）　経理は労働生産人口の2％と言われており、100名の企業で約2名程。そしてほとんどがルーティンワーク・紙の処理で忙殺されている。また今回テレワークが出来なかった20・30代の経理の約3割が転職を考えているという当社の調査もある。ルーチンワークを覚えて、その後辞めるという流れはキャリアとしてもったいない。電帳法改正をきっかけにシステム化することで、経営への関わりが近くし、キャリアアップにも繋げやすい環境ができるのではないか。
今井氏）　当社ではテレワークで四半期決算を締めたりなど働き方の自由が生まれている。場所に縛られないことはいい。同じ仕事をしながら地方に引っ越したり、地方の優秀な人材を採用できたり、働き方の自由度や豊かさが、テレワーク対応や電子化の延長線上にある気がする。
藤本氏）　働く場所・時間の制限を受けないことで、介護や育児の方など色んな方の背景を吸収できるのはいいこと。また電子化・データ化により日々のオペレーションに割く時間が減り、デジタル化した取引から生み出されるデータを活用して経営のスピード向上につながる働き方ができる。


～パネルディスカッションのまとめ～

電子帳簿保存法については、正しい情報収集をしながら期待値ではなく現実を知ること。そして経理・バックオフィスが経営に近い位置で働くといった未来を常に示すことが重要である。

サービスを通し電帳法の現場をリアルに知るからこその懸念、また経営視点での効果に期待するからこその視点、三者三様の意見がとんだ見ごたえのある内容でした。


と、言いつつも、

やはり文章だけでは、臨場感や雰囲気が伝わらない・・・ので！！！


【最後に大切なお知らせ】

タイトルで「～を少し公開します！」と書きましたが、

実は、ほぼ全部公開してるんです！！

以下URLにて講演動画を期間限定で公開中です！もちろん無料！

本カンファレンスでは、2つの基調講演とは別に、参加企業9社のセミナーが行われました。

各社がどのように在宅勤務へ転換したのかという自社事例から、各社の理念に基づいた業務課題における解決策の提示など、企業戦略としても重要になっているBCP対策に生かせる情報が満載です！

各社が各領域でウィズコロナ・アフターコロナにおけるバックオフィスの在るべき姿を提示しています。是非、この機会にご覧ください！

※参加企業のうち、公開動画は第2部の基調講演（パネルディスカッション）と7社セミナーになります。第1部の基調講演は資料配布のみとなります。

よろしくお願いいたします！


Twitterもやっているので、ぜひ😊！


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