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課題解決の成果報告

rilakkuma46

皆さまお久しぶりです、rilakkuma46です。
１ヶ月ほど前に我が部署の共通課題を整理し、その解決方法を探りました。
その中から「書類に印鑑を押す作業が面倒」という課題について、デジタルツールを活用して課題解決をやってみました。ここまでの成果をまとめ、できなかったことの整理をします。

＜過去記事はこちら＞


課題：紙の書類での承認作業

承認が必要な業務の中で、データで作成した申請書を印刷・紙の書類を回覧して押印することにより承認をもらうものがあります。この課題解決に取り組みました。

■課題の整理

  • 印刷コスト・・・部内で年間4,800枚

  • 承認時の時間コスト・・・承認者が紙の申請書を見るためシステムでできる承認に比べて時間がかかる（年間2,000時間の承認待機時間）

  • 書類検索時の時間コスト

■改善案

申請書はデータで作成しているので、このデータを利用して処理します。

  • 申請者はFormsで申請（申請書をアップロード）

  • 承認者はTeamsの承認機能を利用して承認を判断

  • 申請者はメール通知により承認結果を確認

  • 管理者はSharePointリストから承認結果確認、申請書類を検索・閲覧

  • PowerAutomateで全体を制御

勤怠・人事・経費など申請書が多岐にわたるため、汎用的に使えるツールを作成します。個々の申請書毎のシステムを作ると電子印鑑で押印でき、私の目指すものが実現できそうなのですが、申請書の種類が多すぎて、個々にシステムや入り口が変わるのは余計に煩雑になると判断、この手法は見送りました。

できたもの：汎用承認ツール

１ヶ月ほどでできたものは下図のフローとなります。

■フローのポイント

  • （申請時）①承認者の名前入力　②承認者のメールアドレス入力　③申請書のアップロード　④送信　の４ステップで完了（印刷の手間と同じくらい）

  • （承認時）申請書を添付ファイルで確認でき、承認・否認を押すだけの簡単操作

  • （管理者）リストからファイルを検索でき、リンクをクリックすることでその書類を閲覧できる

■制作過程

PowerAutomateは初めて利用。ChatGPT先生は回答がわかりづらく、利用を断念（今読み返すとわかる部分もあるのですが、何の知識もない人が読むと何をおっしゃっているのか理解できず）。翔泳社『Microsoft Power Automate入門/松本典子：著』を購入し基礎的な知識を学びながら、Google先生で検索し倒す方法で作成しました。

Ver1：「添付ファイルなし・承認結果の閲覧機能なし」の承認フローが丸１日で完成。いったん形になったので一安心。このフローに肉付けしていく。

Ver2：「添付ファイルをSharePointに保存し、承認時にメール添付する」機能追加。保存はそこまでではないが、承認時に申請書をメール添付する部分にかなり苦戦。Google先生に教わったサイトを参考にして作成したが、いまでもなにをやっているのか理解できていない（json)。

Ver3：「SharePointリスト」機能追加。リストにリンクを貼り、クリックさせて申請書を閲覧できるようになる。

■フィードバック

部内で実物を見せてフィードバックをもらいました（もう少し機能追加してから見せたかった・・・）。

  • 申請・承認・検索の基本機能は問題なし

  • （課題１）承認者のメールアドレス入力間違えると止まる

  • （課題２）保存されている書類だけみても承認有無がわからない

  • （課題３）承認後の書類が修正できてしまう（改ざんの可能性）

  • （課題４）書類の種類毎にリストが変わると便利　　などなど

（心の中の声）「課題２は自分でもわかってます・・・。ここまではなんとかしたかったんだけど・・・。」
Google先生で検索すると、Ver2で苦戦したjsonでのデータのやりとりでいくつかの課題が解決できそうです。でもさっぱりわからないので、できそうなところから直していくことにします。

Ver4：課題１の改善、「申請時に承認者のメールアドレスの入力を間違ったら、申請者に通知を出す」機能追加。

現在ここまでのフローとなっており、テスト運用までには至っていません。

残課題への取組

先ほどの課題４は申請書のファイル名に決まりを作ればできそうなので、次はここから改善をしていく予定です。
本丸の課題２について申請書をPDF変換してタイムスタンプを付ける方法を検討しており、課題３の解決も同時に行います。このためにjsonデータについて学ぶ必要があり、Ver2の理解できていない部分を解析するところから始めます。最近、この記事以外の業務でもjsonデータ利用について習得する必要があり、それとまとめて学ぶ予定です（11月中）。

ここまではまとまった時間がとれたため、短期間で集中的に課題へ取り組むことができました。ここからは通常業務の合間でコツコツと課題解決に取り組んでいき、年明け１月くらいにテスト運用が開始できたらと思っています。

さいごに

使い始めて１週間くらいのツールでも、生成AIを活用しながら、見様見真似である程度のところまで作れるのは発見でしたが、それが故に応用ができない歯がゆさも実感しました。個人的感想として、Copilotは答えてくれず、ChatGPTは意外にも文章で回答してくれて、これを読み解く力（＝ツールの知識）が必要でした。
また、課題解決には周りをいかに巻き込むかがポイントになることもわかりました。時間的制約がある中で、みんなで集まれなくても、１対１で聞いていく方が有益な回答が得られることが多かったです。

ここまでお読みいただき、ありがとうございました。

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