参加者452人、満足度96％！「SmartHR全社キックオフ」企画プロセス大公開

こんにちは、SmartHRで組織人事をしている六原（rokumegu）です。
入社以来、年2回の全社キックオフ（全社総会）に運営として関わっています。

最近「キックオフや社内イベントについて話が聞きたい」という連絡をいただく機会が増え、そのなかでも「リモートになってから企画が大変」「社員がイベントに乗り気じゃない」「一体感を作るのが難しい」といった声を多く聞きます。とてもわかる。。。！

そこで今回は、SmartHRで2021年7月に実施したキックオフ（全編オンライン）を例にしながら、準備から当日企画までの「SmartHRのキックオフのつくりかた」をまるっとご紹介したいと思います 💡

企画をはじめるまえに

皆さんの会社では、全社イベントをどこから考えはじめますか？
SmartHRでは、具体的なコンテンツを考える前に
・その時の会社の課題
・社員が何を感じてくれたら成功なのか
・どんなテーマで、何を優先してつくっていくのか
といった問いを掘り下げながら、テーマを決める時間をとっています。

今回実際に運営メンバーで集まって決めたテーマはこんな感じ。

運営テーマ：入社年次・グループ・職種のカベを超えてワイワイ🎉🎉
課題
・人数増加とリモート勤務で、話したことがないメンバーが増えてきた
・普段関わらないメンバー同士が交流するきっかけがない
テーマイメージ
・グループ問わず、みんなで同じ体験をしたと思えるコンテンツ
・配信を見るだけではなく、「積極的に参加したな」と思ってもらう
今回プラスで考えておきたい
・夜の部に参加しにくい人（例：家庭の事情など）にも楽しめるなにか
今の時点で決まってること/ 制約はある？
・全編オンライン
・昼の部は必須参加、夜の部は任意参加

その時の会社の課題感・それに沿うテーマを最初に考えておくことで、具体的な内容や構成を考えるとき・迷ったときの指標になるので、おすすめです。

事前準備のポイント

ここではテーマを決めた後、準備をする上で「やってよかった」ポイントを紹介します。

TODO出し・役割分担・スケジュール設定は細かく
キックオフ運営のような「社内のそれっぽい（例：人事・総務・広報など）メンバーが主業務にプラスして取り組んでいる業務」の場合、「これ、だれがやるんだっけ？」のタスクが発生しがちです。
SmartHRも例にもれず、複数部署から運営メンバー（12名程度）が集まっていたため、TODOの洗い出しと役割分担は厳密に行いました。

▲ 実際に使った管理票の一部。TODOをガントチャートに落としこみ、スケジュールも合わせて管理しています

特に「ノベルティをつくって送りたい」「よい配信環境を準備したい」など外部を巻き込むニーズがある場合は、余裕のあるスケジュール設計を強くおすすめします。

当日までにイベントの雰囲気をつくる
たとえ社内のイベントであっても、当日に限らず 事前の工夫（告知や＋αの盛り上げ）で雰囲気をつくっておくことがイベント自体の成功につながると考えています。
SmartHRではSKJ（週一の全社会議）での周知にプラスして、事前にSlackでkickoffチャンネルをつくり、開催1週間ほど前から案内・当日コンテンツへのお便り募集などを行いました。

▲ 実際の告知のようす。リマインドも兼ねて何回かに分けて告知しています

また今回も「お楽しみbox」（前回のお楽しみboxの記事はこちら）を作成し、社員宅に配送しました。キックオフの前にお届け物をすることで、ドキドキ感を高めてもらえたかと思います。（今回のboxテーマはお中元でした 🍧）

会社のオンライン飲み会セットが、ガチ pic.twitter.com/h2FJX2KFpx

— Shoji Miyata (@miyata_shoji) July 2, 2021

▲ boxの中身を吟味しすぎて、そうめんに割と詳しくなりはじめる運営メンバー

パワーアップしたboxの詳細はコミュニケーションデザイングループのnamさんが記事を書いてくれる予定なので、お楽しみに😉 

運営メンバー以外の社員をまきこむ
「お楽しみbox」のこだわりの1つに「お客様企業の商品を入れる」があるのですが、今回もカスタマーサクセスやマーケティングのメンバーにお客様を紹介してもらい、直接依頼をかけさせていただきました（感謝〜！）。
また、当日の企画の中でも社員からコメントをもらったり、出演をお願いしたりしました。運営メンバーだけでは出てこないアイデアが生まれる＆手伝ってくれた社員のキックオフへの期待値も高まるので、相乗効果があってよいなと思っています。

当日の体験を設計する

イベントがオンライン配信に移行したことで、参加者に「当日どう参加してもらうか」をより解像度をあげて考えるようになりました。

盛り上がる場やタイムスケジュールのしかけ
 SmartHRでは、配信のZoomに加え「皆で盛り上がれる場」として、Slackで当日専用の実況チャンネルを用意しています。

▲ Slackの風速がはやすぎるため、前回キックオフからスレッド機能を使わずコンテンツごとにチャンネルを分けはじめました

また、参加者がキックオフに集中できるタイムスケジュールを組むことも大切です。
今回のキックオフは、通常業務に気をとられないような時間設計（午前を通常業務・午後をキックオフに）、長時間PCの前に座ることになるので、オフラインのときよりこまめな休憩を挟む、懇親会の開始時間を早くするなど、当日の体験を具体的にイメージしながらスケジュールを組みました。

配信環境をガチなものにする

オンライン開催で当日参加者に届けられるのはZoomに映る画面と音声のみになるので、配信環境もこだわりポイントでした。

▲ 運営メンバーのプロの仕事により、感染症予防に気を配りながらオフィス内に配信会場をセッティングすることができました。ありがとう〜！

実際なにをやったのか

📝  スケジュール
🌅 昼の部 at Zoom （12:00~17:30）※参加必須
　・SmartHRラジオ  ※任意
　・7月新入社員の自己紹介
　・CxOからの Keynote（事業、プロダクト、コーポレートガバナンス）
　・Keynote フリートーク ＆ QA 
　・株主セッション
　・昇格者発表 
🌃 夜の部 at Zoom （18:00~）※参加任意
　・カンパイ
　・第一回SmartHR恒例大クイズ大会 チーム戦
　・2次会会場（Remo）に移動して2次会

正社員・内定者・グループ会社や株主の方も合わせて、オンラインで452名が参加してくれました 🎉 🎉
全部は紹介しきれませんが、今回ならではのコンテンツをいくつかご紹介します。

SmartHRラジオ📻
前回アンケートで「家族がいるため、夜の部（飲み会）や相互コンテンツは参加しにくいけど、キックオフ感は感じたい」というコメントをもらい、そこから考えたのが「キックオフ直前のお昼タイムに、片手間でも聞けるラジオ」という案でした。

運営メンバーのmeraponに相談したところ、率先して企画案やジングルをつくり、社内で放送作家までスカウトしてきてくれました。

▲ 蓋絵までつくってくれました 😌 クオリティ...！

▲ 当日はオフィスに即席のラジオブースをつくり、SmartHRのCxOたちをゲストで迎えて、社員から集めた質問に答えるスタイルで配信（ラジオらしく、質問者とZoomをつないでその場で質問するコーナーもやってみました  ）

初の試みだったのですが、メインコンテンツまでの場をあたためられて、聞いていた社員からも好評でした。

株主セッション 📺 
今回のキックオフがシリーズD調達直後のタイミングだったことも重なり、SmartHRの株主の方々をお招きしてSmartHRへの投資の裏側を語ってもらいました。（出演へのご快諾ありがとうございました！）

▲ 「ぶっちゃけSmartHRの株主になってみてどう？」という質問にせきららに答えてくれる株主のみなさま

普段は絶対に聞けない内容に、入社年次や職種問わず、社員からのリアクションもとても良かったです。

第一回SmartHR恒例大クイズ大会 チーム戦 🎊 

夜の部では「入社年次・グループ・職種のカベを超えてワイワイ」のテーマのもと、職種やグループを全シャッフルしたチームで、SmartHRにまつわるクイズに挑戦してもらいました。
オンラインでのグループ対抗戦が運営上の課題だったのですが、導線を細かくつくることで解消しました。

▲ チームわけ時のZoomはブレイクアウトルームを使わず、事前にチームZoomのURLを個別に作成するなど、当日トラブルが起きにくい設計にしました

クイズは各自が個別のチームZoomに入った上で、Slackのチャンネルにクイズを1問ずつ流す運用で行いました。

▲ 実際のクイズ問題はこんなかんじ。

7月に実施した全社キックオフの余興として、SmartHRのSlackで使われた絵文字のランキングを動くグラフにしてみました📊
絵文字って会社のカルチャーがめっちゃでますね🥰https://t.co/QYLNptK4e7 pic.twitter.com/CLaeu8ePWE

— やましゅう👾コーポレートエンジニア (@yamashush) August 2, 2021

▲ 回答発表はメインのZoomに戻ってきて実施。emoji使用数の答え合わせでつくったランキング動画を見て「皆がemojiを応援する」という現象が起きました。動画楽しいので見てほしい〜！

担当者がクイズを練りに練った結果、全問正解は68チーム中なんと1チーム！入賞したチームには、こちらもSmartHR導入企業さまのギフトセットをプレゼントしました 🎁 

企画のおわり

キックオフが終わったあとはアンケートを取り、同時にKPTベースで運営側のふりかえりを行います。今回は満足度96.1％（5段階評価で4,5をつけてくれた人の割合）が過去イチで嬉しかったのですが、新たな宿題や改善点も見つかったので、次回に生かしていきたいと思います。

※ これは個人の考えですが、文化醸成を目的としたイベントで「満足度スコア（例：社員の総合満足度○％以上）」をメインゴールに置きすぎると尖ったアイディアは出にくくなるので、今回はあくまで「テーマを達成できるか？」を重視しました。

▲ ちなみに、キックオフの日のSlack投稿数はSmartHRはじまって以来の34957件（!）に到達しました。え、1日で….？

さいごに

今回はキックオフについて、運営側の目線から書いてみました。

運営して思うのが、「キックオフは非日常だけど、キックオフを成功させるために大事なのは、日常の施策の積み重ね」ということです。SmartHRのキックオフも日常の土台（毎週のSKJで皆がSlackでの実況に慣れている、シャッフルランチで職種を超えた交流をするのが自然になっている）ありきでつくれるイベントです。日々の施策でバリューや文化を浸透させながら、より深める場としてキックオフや全社総会を使えるといいな、と改めて感じました。

結びになりますが、ここで書ききれなかった小ネタは沢山あるので、気になる方はお気軽にご連絡ください ＆ SmartHRに興味を持ってくださった方がいれば、ぜひ一度採用ページを覗きに来ていただけると嬉しいです。

ではまた 😌