テレワーク時代のメール術

［要旨］

現在はテレワークで仕事をする方が増えている一方で、電子メールのやり取りで、きちんと内容を理解できず、電子メールのやりとりがかみ合わないと感じている方も多いようです。したがって、電子メールの内容をきちんと理解して、的確な回答をするという基本的なことを行うことで、仕事の効率が高まったり、顧客からの評価を高めることができると考えられます。

［本文］

先日、ＣＬＵＢＨＯＵＳＥで、マーケティングコンサルタントの平野友朗さんに、平野さんのご著書、「テレワーク時代のメール術―評価される人は１通のメールで仕事が終わる」の内容についてお伺いする機会がありました。平野さんによれば、ある損害保険会社の企業研修でのご経験として、顧客からの電子メールでの問い合わせに対し、顧客が知りたいことはどういうことかというとをきちんと理解できず、電子メールのやり取りがかみ合わないという例が多いと感じているそうです。

ちなみに、平野さんが代表理事を務める、一般社団法人日本ビジネスメール協会の調査によれば、不快なメールと感じるものの第１位（約４５％）は、「質問に答えていない」というものだそうです。ここまでの内容については、ほとんどの方がうなづけることだと思うのですが、やはり、相手の知りたいことに正確に答えるということは、あまり実践されていないと、私も感じます。

でも、このことは、裏を返せば、電子メールの内容をよく理解し、正確に回答することができれば、顧客からの評価は高まり、ライバルとの競争力に差をつけることができるということだと思います。また、会社の上司と部下、同僚同士でも、正確な電子メールのやり取りは、効率的なコミュニケーションができているということになります。そのような能力は、業績にも直結し、テレワークが進んでいる時代では、それはますます重要になっていると思います。

よく、コミュニケーションは大切ということは耳にするものの、では、具体的にどういうことをすればいいのかということまでは、あまり論じられていないと、私は感じています。したがって、平野さんがご著書でご指摘されておられる改善点を、ひとつひとつ解決して行けば、従業員の方たちのコミュニケーション能力が高くなり、顧客からも評価されていくと思います。現在は、経営環境が厳しいということは、誰も感じることですが、しっかりとしたコミュニケーションができるようにするというような基本的なことが、ますます重要になっていると、私は感じています。