事例1. 生成AIツールを活用したデータ入力自動化ガイド
データ入力が面倒くさい！ー生成AIを使った自動化ガイド
皆さん、こんにちは。生成AIを活用した業務効率化マニアのRodanです。現在、世界中で様々なAIツールが目まぐるしく開発されていて、色々なニュースが飛び交ってますが、どれをどう使ったら、自分の今の仕事が効率化されるのか、実際のHow To事例が少ないように思うので、私が業務の中で使っている使い方やニュース等で知った使い方を備忘録がてら記載していきます。
私は、日本およびシンガポールにて、経営コンサルタントをしている仕事柄、様々な業種の方と接することが多いので、自分の仕事で使っているものや、お客様に使ってもらって評判が良かったものなどを中心にお届けしていきます。「これはどうしたらいい？」というようなご相談もあれば、お気軽にコメントやメッセージくださいね。
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1. おすすめのノーコードツール組み合わせ
（初級編）
まずは、手入力だと時間もかかり、間違いも起きやすい、名刺や資料の文字おこしについて。皆さんも、使っているであろうChatGTP以外にも色々な生成AIツール（Perplexi, Claude, Geminiなど）があり、私は、業務柄全てを課金して使っていますが、あまりにもマニアックになってしまうと、意味がありませんので、基本はChat GTPの無料および有料版でできるものを中心に解説しています。
基本パターン
PDF・画像(写真など）読み取り：ChatGPT（有料版）
データ整理：ChatGPT + Excel/スプレッドシート
データ保存：Google Drive/Dropbox
発展パターン
フォーム作成：Google Forms
自動連携：Zapier/Make（旧Integromat）
タスク管理：Notion/Trello
2. 具体的な活用シーン
請求書処理の場合
データ抽出
ChatGPTで請求書をアップロード
「この請求書から以下の情報を抽出してください：日付、請求額、項目名、取引先名」と指示
表形式でデータを出力してもらう
データ整理
出力されたデータをスプレッドシートにコピーかインポート
ChatGPTに「このデータを会計システム用のフォーマットに整えてください」と依頼
保存・共有
Google Driveで自動バックアップ
関係者とリアルタイム共有
名刺管理の場合
データ化
名刺の写真をChatGPTにアップロード
「この名刺情報を顧客管理用にExcelに整理してください」と指示
※一度、いつも使っているエクセルの形式を読み込ませて、「この後の行に同じように情報を整理していれてください」と指示すると、後で手動で修正する必要が無くなります
データベース化
SpreadsheetやNotionで顧客データベースを作成
ZapierでChatGPTの出力を自動連携
3. 効率化のコツ
プロンプトテンプレート集:以下のように指示するとスムーズに情報が整理されます
請求書処理用
以下の形式で請求書データを抽出してください：
会社名：
発行日：
請求額：
項目：
支払期限：
名刺処理用
以下の形式で名刺情報を整理してください：
氏名：
会社名：
部署・役職：
連絡先：
メール：
備考：
※精度を上げるコツ
画像は明るく、まっすぐに撮影
複数の書類は個別に処理
定型フォーマットは事前にChatGPTに説明
4. 自動化の手順例
基本的な流れ
フォルダ構造の整備
未処理
処理中
完了
エラー
処理ルールの設定
文字認識の確認ポイント
データ形式の統一基準
エラー時の対応手順
定期的なチェック
認識精度の確認
データの整合性チェック
保存状態の確認
5. コスト試算
必要なツール・費用の目安
ChatGPT Plus：$20/月
Zapier：$30/月～
クラウドストレージ：$10/月～
期待できる効果
作業時間：1/5～1/10に削減
人的ミス：ほぼゼロに。
※ただし、写真がぼやけていたり、文字が鮮明でない場合は、適切な文字おこしができないので、最後の目視を推奨します検索時間：数秒程度
6. よくある質問と回答
Q1: 個人情報の取り扱いは大丈夫？
ChatGPT Enterpriseの利用を推奨
データの自動削除設定の活用
社内ガイドラインの整備
Q2: 認識精度は？
一般的な文書で95%以上
手書きは70-80%程度
エラーチェックの目視確認推奨
Q3: 導入にかかる期間は？
基本セットアップ：1-2日
運用テスト：1週間程度
本格運用：2週間後から
7. 改善のポイント
短期的な改善
プロンプトの最適化
エラーパターンの蓄積
処理手順の見直し
長期的な改善
自動化範囲の拡大
他システムとの連携
社内ルールの整備
8. トラブルシューティング
よくあるエラーと対処法
認識エラー
画質の改善
照明の調整
複数回の試行
データ形式エラー
テンプレートの見直し
出力形式の統一
中間チェックの追加
９. このやり方で解決できる業務一覧
実際の業務では、たとえば、以下のような業務は同じようにできます。それ以外でも、メモやパワポ資料などを写真でとったもので、ある程度、文字が綺麗に映っていれば、基本的に同じやり方でOK。
名刺管理業務
具体的な流れ:
スマホで名刺を撮影
ChatGPTで文字認識＆データ抽出
スプレッドシートに自動入力
「初回接点日」「商談状況」などの項目も追加可能
向いている理由:
定型フォーマットで認識精度が高い
大量の名刺を一括処理できる
人的ミスが起きやすい作業を自動化
紙の会議議事録のデジタル化
具体的な流れ:
手書きノートを撮影
ChatGPTで文字起こし＆要約
「日時」「参加者」「決定事項」などを自動分類
スプレッドシートやNotionに整理して保存
向いている理由:
手書きメモの整理が簡単に
要約機能で重要点を抽出
検索可能な形式に変換
製品マニュアルや技術資料のデータベース化
具体的な流れ:
PDFをアップロード
ChatGPTで構造化データに変換
「製品名」「仕様」「注意点」などを自動分類
スプレッドシートで一覧化
向いている理由:
大量の文書を効率的に整理
検索性が大幅に向上
更新履歴の管理が容易
領収書・請求書の経費処理
具体的な流れ:
領収書を撮影またはPDF化
ChatGPTで金額、日付、項目を自動抽出
経費精算用スプレッドシートに自動入力
向いている理由:
定型フォーマットで精度が高い
計算ミスを防止
経理部門の作業負荷を軽減
セミナー・イベント参加者リストの整理
具体的な流れ:
申込フォームや名簿をアップロード
ChatGPTで情報を構造化
「氏名」「所属」「連絡先」などを自動分類
CRMやスプレッドシートに一括登録
向いている理由:
大量データの一括処理が可能
入力ミスを防止
フォローアップ作業の効率化
10. 以下との連携も可能（次回、音声入力の併用について事例紹介しますね）
発展的な活用方法
音声入力との併用
スマートフォンアプリとの連携
ワークフロー自動化との統合
＜Rodan＠生成AI技術活用を追う人＞
仕事：政府系機関およびシンクタンクにてキャリアを積み、シンガポールと日本にコンサルティング会社を設立し、お客様の中期計画の戦略的推進、海外進出等を数多く支援。国内外のブロックチェーン系プロジェクト等も手掛ける
専門分野：海外進出戦略立案/実行支援、官民連携プロジェクト推進、最新テクノロジーを活用した事業開発支援
会社：Synapse Arrows Ltd Pte. (シンガポール法人）
Achieve Link 株式会社（日本法人）
＊お仕事のご依頼は、DMからお願いします。
【仕事依頼】
・講演/インタビュー/セミナー依頼
（海外進出、新規事業戦略立案、生成AIを使った業務効率化）
・官民連携で事業を発展させたい企業/スタートアップのアドバイザリー
（国内外の助成金・補助金等の適切な利用等含む）
・ブロックチェーン等を使ったプロジェクト
・その他、ＡＳＥＡＮ関連の法律・規制やビジネスモデル構築の相談等